新形勢下如何實現大學生檔案管理的創新

由嘉

【摘要】大學生檔案作為大學生的重要信息載體，記載著他們在校期間的學習、生活和社會實踐活動等，也反映大學生的學習成績和思想品德等，更是企業聘用、戶口落戶、職稱申報等工作開展的重要依據。因此，人才服務局必須要做好大學畢業生檔案管理工作。文章分析了大學生檔案管理的重要性及現狀問題，并提出新形勢下有針對性的創新思路及有效建議。

【關鍵詞】大學生檔案管理；人才服務局；創新；管理水平

一、引言

人才服務局是存放大學畢業生檔案的地點，也是幫助這些大學生進行后續代理延伸業務的重要場所。同時也是我國特色的檔案管理機構，這個機構有著很多重要的檔案管理要點，檔案關乎著人才的存檔、添加材料、借閱材料、工資審批、落戶、職稱評定、檔案調轉等，更是關乎人才后續發展的重要因素。所以人才服務局伺沙子大學生檔案管理工作就顯得尤為重要。

二、大學生檔案管理的重要性

對于大學生來說，檔案是一種證明，是個人學歷、職業技能、經歷以及社會關系等信息的載體。從用人單位人力資源管理的角度分析，檔案是個人求職的必要信息，同時也是人才招聘的真實原始資料。大學生檔案管理工作，是人才服務局構建信息平臺的重要手段。只有借助檔案資源信息，用人單位才可以對大學生的基本情況有清晰地認識，提供可靠依據來引進人才。

三、新形勢下大學生檔案管理存在的主要問題

（一）對大學生檔案管理的重視力度不夠

目前，各省高等院校對大學生檔案管理的重視程度不夠，認為大學生畢業工作與檔案并沒有什么直接聯系；而學生也這樣認為，大多都沒有意識到檔案對自己的重要性，畢業后將檔案放在自己手里，沒有寄存到人才服務中心。盡管近年來在逐步的改進檔案管理工作，這些現象仍然存在，但是人才服務局正在加大改善力度，力求完善。

（二）大學生檔案的內容不完善

大學生的檔案內容主要包括高等學校畢業生登記表、通知書、人學登記表、學籍、成績單和身體狀況等，很多信息資料不完整，并且在市場經濟的環境下顯得有些過時，也無法滿足企事業單位對大學生綜合素質、心理狀況和道德品質等方面信息的實際需求。

（三）檔案管理技術落后

目前，高校大學生檔案為紙質檔案，并且采取的是手工抄寫方式。紙質檔案的弊端就是容易因保存環境差、保存時間長或使用頻繁等原因而出現損壞和遺失的問題，進而給大學生檔案管理加大了難度。

（四）檔案管理人員的綜合素質有待提高

從整體上看，人才服務局檔案管理隊伍的業務水平處于全國中上等水平。負責大學生檔案管理工作的管理人員有的專業性仍需提升，并且相對缺少系統性的崗前培訓和定期考核，導致檔案管理工作還處于檔案維護階段，無法有效為檔案信息資源管理加速完善。

四、大學生檔案管理創新應采取的對策

（一）人才服務部門從上到下必須更新檔案管理觀念

大學生檔案管理是人才服務局檔案管理的一個重要的組成部分，因此，上級部門的管理觀念需要不斷更新，在一定程度上提高對大學生檔案管理工作的認識。在傳統的檔案管理模式基礎上進行改變，使檔案管理從單純的收集、整理紙質資料轉變為計算機網絡化檔案管理，由此才能在信息化建設過程中發揮出大學生檔案應有的作用。上級部門對檔案管理的創新給予大力支持的同時，也需要檔案管理人員不斷學習和努力，積極的反思以往工作經驗，將大學生檔案管理水平保持在一個較高的水平，進而才能實現大學生檔案管理的創新。

（二）配備先進的硬件設施，提高檔案管理工作的質量

應以硬件設施為基礎，提高大學生檔案管理水平，這也是大學生檔案管理質量得以保證的必備條件。在人才服務局建設規劃的過程中，要納人進檔案設施建設這一環節。還要在已設置的大學生綜合檔案室基礎上配備一些必要設施，如：空調、去濕機和防火、防蟲以及防盜設施。除此之外，掃描儀、計算機、攝像機、打印機等辦公設備也是必不可少的，從而提高工作效率。

（三）大學生檔案管理服務實現網絡化

應借助于網絡技術及檔案信息平臺，為用戶提供檔案網絡查閱服務，提高檔案服務的便捷性。不僅如此，人才服務局還應對大學生檔案管理的用人模式進行創新。在人才服務局內部要結合市場發展規律及人才流動規律，并根據對人才考察的情況，在大學生檔案管理崗位上配置合適的人才，確保“物盡其用，人盡其才”。與此同時，為了使大學生檔案管理工作能更順利開展，還需建立一個健全的考核制度，科學評價相關人員的工作情況，發揮出應有的激勵作用，激發出檔案管理工作人員的工作積極性及熱情。

（四）提高檔案管理人員的素質，強化檔案管理的基礎工作

應該加強大學生檔案管理工作隊伍的建設，人才服務局要為檔案管理人員提供更多業務培訓的機會，保證這些參與檔案管理的人員都具有極高的專業素質和正確的職業觀，減少在工作時的失誤，使其在進行檔案的收集整理或者檢查工作時能順利進行。另外，還要嚴格按檔案管理標準進行工作，明確檔案管理人員的工作職責。只有這樣他們才能夠掌握更專業、更扎實的檔案管理知識，不斷提高自己的管理能力、業務能力，并采用高效、科學的方式來開展大學生檔案管理的基礎工作。

五、結束語

綜上所述，隨著市場經濟體制的完善，要想實現大學生檔案管理工作的高效化目標，就必須要重視對檔案管理的規范創新。從人才服務局檔案管理人員的需求入手，不斷更新檔案管理工作，并加強大學生檔案管理信息化建設及人才隊伍建設，提高管理水平，從而實現大學生檔案管理工作的根本性變革。

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