淺談人事檔案管理的重要性及優(yōu)化途徑

羅旭維

【摘要】人事檔案是各個單位人力資源管理的重要內(nèi)容之一，是用人單位掌握其單位內(nèi)部人員整體信息的重要途徑。通過這些人事檔案，用人單位可以了解到每個人的基本閱歷、工作情況、家庭親屬成員及其社會關(guān)系脈絡(luò)。可見，無論是對用人單位還是工作人員而言，人事檔案是是極其重要的。本文將從人事檔案管理工作的重要性出發(fā)，對當前常規(guī)的人事檔案管理工作提出一些優(yōu)化的建議和見解，努力提高當前的人事檔案管理工作的水平。

【關(guān)鍵詞】人事檔案；重要性；優(yōu)化

人事檔案，是記錄著單位工作人員的整體個人情況的文書材料，它詳細記載著單位內(nèi)每個員工的資歷、職稱、工作概況、獎懲情況等信息，是記錄員工基本信息的原始數(shù)據(jù)。對員工而言，通過人事檔案，他能向用人單位展現(xiàn)自己的優(yōu)勢經(jīng)歷；對用人單位而言，能通過人事檔案了解每一位員工，加強用人單位對員工的日常管理與升遷管理。此外，每個人的人事檔案匯聚起來，就成為了社會整體檔案的一部分，因此可以說，人事檔案管理工作對整個社會而言也是至關(guān)重要的。

一、人事檔案管理的重要性

（一）人事檔案記錄著一個人的人生軌跡，是其整體社會閱歷的體現(xiàn)

每個人從出生開始，就在逐步的形成屬于自己的檔案，他的整體閱歷都能在其人事檔案中得到很好的體現(xiàn)。通過人事檔案管理工作，可以讓每個人擁有更為真實、完備和詳盡的人事檔案。此外，良好的人事檔案管理工作也能幫助個人及單位隨時有效地利用檔案信息，發(fā)揮人事檔案應有的作用。

（二）人事檔案管理工作是單位人力資源管理工作的重要部分

對一個用人單位而言，人力資源管理工作是極其重要的，包含著多個方面，其中，人事檔案管理就是重要的一環(huán)。做好人事檔案管理工作，能夠從整體上提高單位人力資源管理工作的水平，使得檔案管理人員更加認真對待工作，整理好每個人的檔案，完善檔案信息。

（三）人事檔案數(shù)據(jù)的真實性與完備性體現(xiàn)著人事檔案管理部門的工作能力

人事檔案管理工作者的工作表現(xiàn)就是該單位內(nèi)的人事檔案是否真實和完備。為了使得各員工的人事檔案能夠最真實、最完備地記錄其個人信息，檔案管理工作部門必須加強其管理工作水平，貫徹落實人事檔案管理工作制度。

（四）人事檔案也是社會公共信息的重要組成部分

每個人都擁有屬于自己的人事檔案，而人又是組成社會集體的單位，因此每個人的人事檔案匯聚在一起就成為了社會共同的檔案，是社會公共信息的一部分。通過這些社會公共信息，國家勞動管理部門就能利用這些檔案信息把握國家當前整體的就業(yè)水平以及人力資源管理水平，并對其發(fā)展做出適當?shù)闹敢？梢姡耸聶n案管理工作對社會整體的發(fā)展也是至關(guān)重要的。

（五）人事檔案是用人單位選拔人才的參考依據(jù)之一

人事檔案由每個人的個人基本材料組成，詳細記錄著個人的性格、工作能力、業(yè)務狀況、獎懲記錄等情況，是用人單位全面考察人才、使用人才的的科學依據(jù)。并且由于人事檔案具有天然的真實性、完備性和原始性，是用人單位考察員工的重要材料。可以說，良好的人事檔案管理機制對整個社會的人才資源開發(fā)起著重要作用。

二、人事檔案管理工作的優(yōu)化途徑

（一）制定完備良好的人事檔案管理工作制度

無規(guī)矩不成方圓，優(yōu)化人事檔案管理工作，就必須要制定一個有效的、嚴謹?shù)墓ぷ髦贫取＝⑦@樣的一個制度之后，就能做到有度可依，依照制度辦事，將檔案管理工作做的更加細致、扎實。首先，要制定人事檔案管理的工作規(guī)范，學習國內(nèi)外的先進經(jīng)驗，將先進經(jīng)驗與本部門的實際情況結(jié)合起來，制定一個既具有先進性、有符合實際情況的工作規(guī)范。其次，要制定一個嚴格的獎懲制度，嚴格的獎懲制度能夠大大提高工作人員的工作積極性，優(yōu)化檔案管理的工作水平。最后，要實現(xiàn)工作制度上的權(quán)責明確，確保制度層層落實，每一位工作人員都有明確的分工，保障管理工作的細致、精確和效率。

（二）提升人事檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)

管理工作人員的業(yè)務能力與綜合素質(zhì)關(guān)系到檔案管理工作的水平高低。倘若工作人員水平較低、素質(zhì)較差，必然無法將工作做好。要提升管理人員的綜合素質(zhì)，首先，要合理的安排不同年齡層的工作人員，定期招收年輕的、有干勁的工作人員，提升部門內(nèi)部活力與工作效率；其次，定期開展相關(guān)的業(yè)務技能培訓與學習，以及讓有經(jīng)驗的老員工向新員傳授工作經(jīng)驗，整體提升工作人員的業(yè)務能力與綜合素質(zhì)；最后，為配合現(xiàn)代信息化技術(shù)的使用，必須要為管理工作人員開展有關(guān)的計算機技能培訓，使他們懂的操作有關(guān)的信息化管理平臺。

（三）對人事檔案管理的工作方法進行創(chuàng)新

管理方法關(guān)系著管理工作者的工作效率與工作質(zhì)量。例如，檔案管理部門可以將其工作人員分為若干組別，按照組別進行工作評估考核，在部門內(nèi)形成良好的團隊競爭意識，提高工作效率；此外，還可以定期將在管理工作中遇到的難點、疑點進行明確地解釋和提示，讓管理工作人員做到心中有數(shù)，對工作有一個預先的把握，提高工作積極性與效率。

（四）利用現(xiàn)代信息化技術(shù)，提高人事檔案管理工作的信息化水平

在現(xiàn)代的各項管理工作中，信息化技術(shù)手段日益普及，并且起著越來越重要的作用。通過利用現(xiàn)代信息化技術(shù)，人事檔案管理工作的成本將大大降低，工作效率將大大提升。首先，人事檔案管理部門必須重視信息化技術(shù)手段，提供經(jīng)費為部門購置相關(guān)的硬件設(shè)備，并且招收相關(guān)專業(yè)方面的善于檔案管理與信息化技術(shù)結(jié)合起來的專業(yè)人員。其次，信息化技術(shù)不僅面對將來的檔案資料，對于既有的人事檔案，也要將其錄入計算機系統(tǒng)，將其納人信息化技術(shù)管理之中，確保不會發(fā)生檔案資料的斷層。

三、結(jié)語

通過本文的論述可知，人事檔案管理工作無論是對個人、用人單位還是社會都具有極大的重要性。作為人事檔案管理工作者，必須不斷努力提高檔案管理人員的工作水平，不斷完善有關(guān)的管理制度和管理方法，促進入事檔案管理工作更好地發(fā)展。

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