探討如何有效開展高校教學秘書工作

鄧智瓊

摘要：教學是高校的中心工作，教學質量是高校的生命力，教學秘書的工作正服務于此。一切為教學服務是教學秘書的目標和準則。它承擔著橫向縱向的溝通、協調職能，如果高校好比一部機器，教務工作就好比當中的鏈條，串聯起各個教學崗位，并進行科學合理的安排。它的實踐性、經驗性較強，既要腳踏實地，又要不斷勤于思考；既要科學嚴謹，又要機動靈活、周全計劃，以保障教學工作規范有序地運行。看似繁雜瑣碎，實則責任重大。如何高效開展教學秘書工作值得在實踐中探討。

關鍵詞： 高校教學；教學秘書；教學管理；教學研究

教學秘書工作對于一個高校的教學工作起著非常重要的作用，扮演著非常重要的角色，教學秘書素質的高低、能力的大小、作用發揮程度、工作質量的好壞，將直接影響教學管理工作水平，所以說，教學秘書必須要不斷地提高自身的業務水平，根據時代的變化不斷地提高自己的各方面素質，積極創新，發揮助手參謀、組織協調、服務保障等作用，以適應高等教育事業發展的需要，保證高效教育的順利發展。

一、重視教學秘書隊伍整體素質的提高

在教學秘書人員培訓和知識更新方面，學校要加大投入，并在政策和經費上保證落實。制定切實可行的中、長期培訓計劃，多渠道、多形式加強教學秘書人員的培養。如：定期或不定期地組織他們學習高等教育學、教育心理學、教育管理學、高等教育行政管理學、高等教育法規、社會學、人際關系學、秘書學等專業學科知識，提高其專業素質和理論水平；經常組織教學秘書參加校內外教務管理研討會和經驗交流會，學習先進的管理經驗和科學的管理思想，改進管理方法，提高管理水平；定期不定期組織崗位培訓，尤其是對計算機的運用和操作技能以及對教務管理系統軟件的培訓學習，提高工作效率。除此之外，還應鼓勵教學秘書利用業余時間自學一些與自己的專業工作相關的學科知識，多學科、多角度、全方位地提高認知能力和管理水平。

二、增強各項業務能力

教學秘書的業務素質直接關系教學管理的質量，提高教學秘書的各項素質是重中之重。“干一行，愛一行，精一行”，教學秘書在教學管理過程中既要熟悉教學文件管理、教學管理的各項規章制度、工作程序，又要不斷學習，提高自身的業務水平。

（一）熟練掌握現代化辦公技能。需要熟練操作計算機，學習運用各種信息平臺，服務教學

（二）鍛煉熟練的語言文字表達能力。教學秘書作為教學信息傳遞的重要環節，包括傳達領導的指示、轉達師生的教學反饋等，要求信息傳遞得準確及時，語氣隨和，語言得體，表達清楚，言簡意賅。

（三）統籌兼顧，勤于思考，有條理性，思維敏捷，分清事務的輕重緩急，從而提高工作效率。

三、做好協調與溝通的作用

教學秘書的所作所為處處體現集體的形象，是教學單位的“窗口”。在工作中，教學秘書要與教務處、學生處、各個職能辦公室及各學院之間聯系，尤其是本學院的教師和學生。在這些關系中要學會有效地溝通。溝通是管理最為重要的組成部分。只有與人良好的溝通，才能得到他人的理解與支持，才能得到必要的信息，才能獲得他人的鼎力相助。協調是在溝通的基礎上進行的。教學秘書一方面要完成教務處、學院領導所布置各項工作，另一方面要學會借助有效的溝通手段協調與各部門的關系，以及學院與學院之間的關系，建立起相互了解、相互合作、相互促進的融洽關系。更為重要的是經常協調本學院教師與學生有關教學的事宜，在協調中，擺正自己的角色位置，做到到位不越位，參與不干預，出謀不決策，處處以集體利益為重，自覺維護學院領導與本學院的形象、聲譽。溝通、協調方方面面的關系，減少、消除不必要的沖突，使大家同心協力，步調一致地完成各項工作，如監考教師的協調；教師因病、因事等調課的協調；公共教室的借用；各校區間教學活動安排的協調；學生見習、實習時課程安排的協調；各類考試監考人員的安排，課表安排，教學任務下發…等等。

四、掌握現代化信息處理能力

隨著計算機等現代信息設備已廣泛地運用到實際工作當中，現代網絡特別是校園網絡的使用也使得教學管理工作日益擺脫過去的手工實操模式，逐漸趨向于數字化、智能化、網絡化。學校逐步實行信息化教務管理，以教務管理為中心，將課程管理、教學計劃管理、學籍管理、學生網上選課、網上評估、教室管理、成績管理、畢業資格審查等納入綜合教務管理系統，基本實現教學管理的現代化、信息化、網絡化。學校實行網上辦公，要求教學秘書必須熟練使用現代信息技術，掌握電腦的應用；能夠熟練進行文字編輯、圖像圖形處理、表格處理、數據庫處理等，可以用現代化的手段安排考場，現場辦公，既提高了工作效率，減輕勞動強度，又為師生提供了方便快捷的服務。

五、增強工作把握

增強工作把握是高校教學秘書提高工作效率的捷徑。高校教學秘書要想提高工作效率，最重要的是自己要熱愛本職工作，積極有所作為，增強對本職工作的熟悉和把握，從繁雜的工作中總結出規律性的認識，從而提高工作效率。教學秘書要不斷加強對自身工作業務的學習，熟悉本職工作，做到對工作胸有成竹。在熟練的基礎上，從中找出規律性的東西，提高對本職工作預見性、系統性和科學性的規律認識，從而大大提高工作效率。為此，高校教學秘書必須擁有扎實的專業基礎，系統學習管理學、教育學、心理學、檔案學、秘書學等基本知識。對學校教學管理的規章制度，熟記于心，隨時可用。對師生有關教務方面咨詢的事務，應答如流。平時注重積累經驗。準備一本筆記本，專門用來記錄在教務管理中有爭議的問題，工作方法及最佳解決方式。力求通過不斷地總結經驗教訓，找到教務管理規律，尋求工作中的捷徑，提高工作效率。

總之，高校的教學秘書是秘書隊伍中的一個特殊的群體，是教學管理的執行者，其工作具有鮮明的特點。要具備良好的綜合素質，并非一日之功，而是靠不斷地學習和實踐，日積月累地來慢慢完善。每個教學秘書，只要具有強烈的事業心和工作責任感，有恒心和毅力，在工作中不斷摸索，努力尋找工作規律和工作方法，不斷地總結經驗，一定能夠全面地提高自己的綜合素質。

參考文獻：

[1]張新有.《高職院校教務干事的工作探討》，《才智》，2010年23期

[2]王輝艷.《高職院校教務干事工作的定位和思考》，《才智》，2010年23期

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