淺談建立專業技術人員的業務檔案

馬威

摘要：當前，我國培養了大量的專業技術人才，這些專業人才必須按照守責為本、創優為要的要求規范自己的言行、激勵自己的工作，確保檔案工作的完整性、安全性和更高效的利用性。由于市場經濟的發展，信息技術與網絡技術的大數據時代下，我們更應該充分利用現代高科技技術手段與方式方法管理專業技術人員檔案。采用網絡化管理和服務方式，為專業技術人才與外界人才提供信息交流，加快人力資源的快速發展。

關鍵詞：專業技術人員；業務；檔案

檔案工作是一項具有管理性、服務性、科學性、文化性與政治性的工作。專業檔案技術人員不僅是文件資料的保管者，更是檔案信息資源的提供者。當前，我國培養了大量的專業技術人才，這些專業人才必須按照守責為本、創優為要的要求規范自己的言行、激勵自己的工作，確保檔案工作的完整性、安全性和更高效的利用性。如何建立和完善專業技術人員業務檔案，是我國檔案界亟待研究和解決的重大課題。

一、“專業技術人員業務檔案”的界定

專業技術人員業務檔案是人事檔案的延續與補充，凡不屬于文書檔案，確屬反映專業技術人員業務活動的材料，都應歸入專業技術人員業務檔案的范圍，具體主要包括：個人基本情況；學歷學位證書；培訓、進修結業證書；執業證書、專業技術資格證書、聘書；質量控制關鍵崗、重點崗任職批文；專業技術人員繼續教育證書與學分登記表；高層次人才證書以及各類學術組任職批文或證書；論文、論著、科研成果等。專業技術人員業務檔案管理工作是對以上檔案材料的收集、整理、保管和提供利用的整個流程。

二、專業技術人員業務檔案材料的鑒別

專業技術人員業務檔案材料鑒別的內容包括以下幾個方面：

（一）材料是不是該員的。要防止張冠李戴，把不是該員的材料裝進該員的檔案。

（二）材料是不是屬于專業技術人員業務檔案內容。把屬于專業技術人員業務檔案內容的材料和不屬于專業技術人員業務檔案內容的材料加以區別，擇其是者而歸檔。并將非專業技術人員業務檔案內容的材料另作處理。

（三）材料清理是不是符合有關政策規定。要注意兩點：一是以文件規定為準繩，堅決按照專業技術人員業務檔案規定的內容，該歸入檔案的要歸入，二是以審查結論為依據，對材料真偽、價值作出判斷取舍。

（四）材料是否精煉。歸入專業技術人員業務檔案的材料必須精煉，剔除重份，防止臃腫龐大，給保管和使用帶來困難。

（五）材料是不是完整。鑒別專業技術人員業務檔案是否完整，主要看材料體系的構成是否完整，每份材料的內容及其外部形式是否完整。看材料的內容是否完整，主要是看材料的頭尾是否齊全，構成材料的幾項要素是否具備，看材料的外部形式是否完整，是指歸檔的材料是否有缺頁、破損，霉爛變質和字跡模糊不清等現象。

（六）材料手續是否完備。主要看以下幾個方面：一是審查手續。看材料是否經過審查。二是批準手續。專業技術人員檔案材料是很多是反映審批過程的，如職務呈報表、職務申請表、優秀專業技術工作者呈報表等，這就要看是否有批準機關的意見和印章。如果沒有，就不能作為依據。三是簽署手續。主要是指對調查證明材料，由證明人所在單位對材料的來源、證明人的政治面貌及材料的可靠程度簽署意見。四是蓋章手續。這主要是防止把按照規定應該蓋章的材料而沒有蓋章歸入檔案。五是落款手續。包括該簽名的要簽名，該簽署單位或部門名稱的要簽上，該注明時間的要注明。凡缺少以上手續的要補辦。

三、專業技術人員業務檔案的組卷

（一）利用的方式。大體有三種：一是設立專業技術人員業務檔案閱覽室（鄰近檔案室，面積不要大），以便利用考察查閱。二是借出使用。這就要指上級機關因審批專業技術職務、出國以及商調、掌握人才信息必須借此檔案的。三是出具證明材料。對不能查閱和借出檔案材料的對象，采用此法。

（二）利用的范圍。應掌握以下原則：

1、查閱和借用單位必須是該人員的主管單位或上級機關黨組織及人事、紀檢、監察部門，除此之外一般不予提供利用。因特殊情況確實需要查閱有關情況的，一般可采取由檔案管理人員代為查閱，酌情以口頭或書面提供有關情況。

2、利用的理由必須充足。如組織上對該人員進行考核了解，審批該人員的專業技術職務、入黨、升學、出國和參加工作時間等。

（三）利用的手續

1、查閱手續。包括寫出查檔報告，查閱單位蓋章及其負責人簽字，人事檔案部門審核批準。

2、外借手續。包括借檔報告、借檔單位蓋章和負責人簽字，經人事檔案部門審核，報人事部門領導批準。借出前要進行認真登記，并由借檔人員簽字。歸檔時要及時在借檔登記簿上注銷。

3、出具證明的手續。利用單位要使用統一規定的介紹信，派人或發函索要有關專業技術人員檔案內容的證明材料，要加蓋公章。

利用專業技術人員業務檔案是一項十分嚴肅的工作，人事部門應嚴格按照有關部門規定的內容，結合利用者的要求，提供證明材料。查閱或接觸專業技術人員業務檔案的人員，必須是黨員干部。查檔時不能在檔案上劃圈批注，拆散，未經批準，不得復制，借閱時間一般不得超過兩個星期。

四、專業技術人員業務檔案的信息化

可以將反映一個機關、企事業單位、地區、系統全面的專業技術人員業務檔案數據匯集。編寫者可以根據人事檔案的特點和本單位實際選擇編制方法。如《干部任免情況異動表》、《專業技術人員職稱評聘情況匯編》等進行圖標式、表格式、文字式系統化進行匯編。匯編時確保檔案數字的真實準確。人事檔案工作者在收集、摘錄、加工一定要嚴格認真仔細。確保統計資料的全面性和系統性。

由于市場經濟的發展，信息技術與網絡技術的大數據時代下，我們更應該充分利用現代高科技技術手段與方式方法管理專業技術人員檔案。采用網絡化管理和服務方式，為專業技術人才與外界人才提供信息交流，加快人力資源的快速發展。