電子檔案與紙質檔案的整合管理

孫煥馨

摘要：隨著現代科學技術的應用，檔案信息的存儲方式也不斷地發生變化，存儲形式多種多樣。在紙質檔案與電子檔案并存時期，如何科學有效地管理好檔案工作，是檔案工作者值得深入思考的課題。文章主要就電子檔案與紙質檔案的整合管理作了相關的分析，以供參考。

關鍵詞：電子檔案；紙質檔案；整合管理

引言：在網絡技術和信息技術飛速發展的大環境下，電子檔案無可替代地成為檔案管理的重要形式，但電子檔案受電腦的控制，存在一定的缺陷，這時就需要紙質檔案來補充，將兩者有機結合，使之優勢互補，對檔案管理具有重要的現實意義。

一、電子檔案與紙質檔案的特點分析

（一）電子檔案的特點

電子檔案是指利用計算機技術形成的，以代碼形式存儲于特定介質上的檔案。它是電子計算機在檔案管理工作中應用的產物，也是檔案現代化的顯著標志。電子檔案以其現代化手段，在檔案信息存儲、輸出、處理等方面，具有紙質檔案無法比擬的優越性，主要表現在如下幾方面。

1.檔案信息存儲豐富性

電子檔案信息的存儲介質主要有磁盤、磁帶、光盤，尤其是光盤，由于信息存儲的高密度性，使檔案信息存儲量極為豐富，具有“海量存儲”之稱，大大高于紙質載體所存儲的信息，這樣既節省了大量保存紙質檔案所占用的空間，又簡化了各種檔案管理環節。

2.檔案信息生動形象性

隨著網絡技術的成熟，電子檔案與多媒體信息相結合，通過用視頻、音頻或用數字代碼形式存儲事物信息的原來形態，形象生動地再現歷史活動狀況，從而改變了紙質檔案記錄信息的單一性，使反映出的信息圖、文、聲、像并茂，對人類社會活動的概貌進行全息化 再現。

3.信息存儲與利用的迅速準確性

電子計算機具有高效率的信息處理功能，它通過數字或代碼，對信息的數字編碼進行存儲、傳遞、編輯加工處理，由計算機轉換成可視、可聽的信息，從而提高檔案信息開發工作中檔案信息存貯、處理、輸出的能力。

（二）紙質檔案的特點

紙質檔案就是以紙張為信息記錄載體的檔案。自從公元105年東漢蔡倫發明造紙以來，這種傳統的檔案介質一直作為主要的信息載體被使用，它具有以下特征。

1.檔案管理不失真是檔案管理工作中的基本要求

紙質檔案具有唯一性特點，這一特點能夠展現出檔案管理工作檔案記錄的原始性。因此，紙質檔案在多年來的發展成熟過程中，逐漸形成了自身科學有效的管理機制，充分保障了檔案資料的原始性和唯一性。紙質檔案是檔案資料記錄的原始內容，是不可涂改和不可復制的。

2.紙質檔案管理中的存儲和檢索較為明了，檔案管理人員管理和查找也比較簡單。紙質檔案管理中是將紙張作為檔案管理載體，不需要任何數字化和現代化的設備就能直接明了的展現出來。在長時間的檔案管理工作中，紙質檔案管理方式是大多數檔案工作者比較容易接受的。因為紙質檔案管理無論在什么情況下都能實現檔案的查找以及利用，受到客觀因素影響較小。

3.紙質檔案最大的特點就是存放時間長久

紙質檔案管理中不會出現檔案使用次數限制和檔案使用的期限限制的情況（排除保密檔案的解秘時間）。我國是造紙術的發明國，自從紙張出現就一直作為檔案資料保存的載體被廣泛使用。紙張的主要制作材料是纖維素，而纖維素具有高強度的耐久性，雖然纖維素制作的紙張在某些情況下會發生氧化或者電解，但是悉心管理排除化學作用的發生就可以順利延長紙質檔案保存的期限。而且我國保存數千年的古代字畫就是紙質檔案管理耐久性的最好證明。

二、電子檔案和與紙質檔案整合管理的必然性

電子檔案以網絡技術作為載體，儲存時間較長，能夠有效的保障檔案的完整性，但容易受到病毒侵襲，安全系數不高。紙質檔案以紙質文件作為載體，具有較高的安全系數，檔案具有較強的真實性，而且檔案在使用過程中更為清晰，但紙質檔案不易保存，使用過程中檢索困難。

三、電子檔案與紙質檔案整合管理的探索

（一）建立相對獨立又彼此聯系的兩套管理系統

由于電子檔案在收集時間和方式以及存儲、保護、利用等方面完全不同于傳統的紙質檔案，在紙質檔案與電子檔案并存期，應根據兩者各自的特點分別建立不同的管理系統，分別操作、分別保管、分別利用，并在兩個系統之間建立必要的通道，使之很容易地實現從一種文件找到相同內容的另一種文件，以便在有關業務處理上協調一致，方便利用。

（二）并存期間應根據自身特點實行雙套制

鑒于電子檔案與紙質檔案各自的特點，電子檔案和紙質檔案將長期并存，我們可采取既簡單又保險的辦法雙套制。即：在電子環境下將一些需要永久、長期保存和需要維護歸檔的電子檔案，及時從計算機上拷貝并輸出成紙質檔案作常規保存，繼續用傳統的文件形式來保持其原始性、證據性和權益性；或是把一些利用頻繁，需要傳輸、聯網的已開放的紙質檔案錄入，轉化為電子檔案，以滿足檔案信息資源共享的需要。當然，在將紙質檔案和電子檔案拷貝雙重歸納時，電子檔案要用可脫機保存的載體備份下來。以紙質檔案與磁盤（光盤、磁帶），制成雙重備份，分別歸檔管理。

（三）實行各種管理時都要制定一定的互通互聯方式

電子檔案與紙質檔案的管理內容是互通互聯的：一是，利用紙質檔案將電子檔案的內容固定，解決電子檔案的易變動、易修改問題，確保其法律效用；二是，紙質檔案轉換為電子檔案工時，進行完善的著錄標引，附上背景信息和原數據，可以互通互聯，通過彼此著錄信息能查找到各自存放位置，互為備份，互通互聯。

（四）建立一套科學合理的管理制度

電子文件的可復制性和刪改無痕跡性，電子檔案的保護工作由為重要。因此，要建立一整套電子檔案全程保護制度和傳遞記錄制度，以保障電子文件的及時收集，防止在分散狀態下發生信息丟失。同時，電子文件形成后因載體轉換或格式轉換而不斷地改變自身的存在形式，如果沒有相關信息證實電子文件的內容沒有發生變化，便難以確認它的原始性和完整性。因此，應該為每一份電子文件建立必要的記錄制度，從收集開始就進行記錄，記錄電子文件的管理和提供利用情況。

四、結語

總之，紙質檔案與電子檔案在現階段各有優勢，在經濟建設及服務中各自發揮著特殊的作用。因些，我們要做好電子檔案與紙質檔案的長期并存工作，逐步完善檔案管理手段，進一步促進檔案管理事業的長足發展。

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