怎樣做好信訪檔案的管理工作

陳會友

摘要：信訪檔案是我們信訪部門在處理人民群眾來信、接待群眾來訪等的實際工作中直接形成的具有重要參考、借鑒或者警示意義的并按照一定的歸檔制度集中保存下來的文字、聲像、圖表、電子數據等真實反映信訪工作全過程的歷史記錄。應該說，每一份信訪工作檔案就是一個鮮活的信訪工作案例，就是我們工作作風與工作經驗的典型記錄。所以，從某種程度說，新時期的信訪檔案管理工作見證了新時期黨群關系、干群關系的發展，因其具有警示與激勵作用，新時期的信訪檔案管理工作又直接關系到社會的和諧與穩定。那么，實際工作之中到底應該怎樣做好信訪檔案管理工作呢？

關鍵詞：信訪；檔案；管理工作

一、首先，提高思想認識水平，牢固樹立政治意識

與人事、社保、學校等檔案管理工作相比，信訪檔案管理工作極具特殊性，因為它將留存信訪事件發生的背景、經驗與教訓，所以它相當于事實的“監控攝像頭”。尊重事實，真實記錄事實，不夸飾，不走樣，這是信訪檔案收檔的基本要求，更是嚴格要求。這不僅是工作作風問題，更是我們信訪檔案員的政治性問題；因為它切實關系著社會的穩定以及黨和國家的政策執行與落實情況。所以說，只有站在講政治的高度并且以高度負責的態度以及嚴謹的工作作風來從事此項工作，我們的信訪檔案管理工作才稱得上有效或者高效。

二、其次，積極爭取相關部門的配合與上級領導的支持，著手建立真正適應行業發展的檔案管理體系

信訪工作與公檢法工作關系密切，雖然它并非公檢法等部門的直接執法工作，但是，它們之間有著許多相似之處。事實上，現實生活中也確實有很多信訪案件最后演變成刑事案件或者民事糾紛案件。那么，如果我們信訪檔案管理者能夠使相關接訪人員在信訪案件發生之處就借鑒公安辦案人員的調查問詢制度尤其是案列的記載，詳細而真實記載整個事件的過程，這樣所收集的檔案既形式統一，又能夠為公檢法部門將來的調閱與使用提供科學的依據。所以說，在部門領導的大力支持下積極協調相關部門，共同建立明確統一而又科學規范的檔案管理體系是非常必要的。

這樣的檔案管理體系應該包括所有部門檔案建檔的基本要求，又要凸顯信訪檔案管理的特色。所謂基本要求，是指能夠適應該行業所有檔案歸檔的基本操作標準。這樣的檔案，既適合不同部門的管理與共享，又能有效節約管理成本，尤其是經過不斷摸索、反復嘗試之后而形成普適性的可操作的經驗后，這樣的管理體系一定有助于行業管理工作的科學發展。

這樣的體系還應該努力凸顯不同部門檔案管理的特色。相對于普適性的管理與操作，該體系還應當盡可能地幫助不同部門努力突出各自的特色，比如信訪檔案所收錄的典型案例、成功案例，特別是那些對于穩定社會發展并且促進信訪工作開展的成功經驗。這樣的檔案是允許其保持自身的保密性的，也正是其自身特色的體現。比如，信訪案件中那種成功調節性的雙方當事人都非常滿意的典型案例，在收檔時就可以充分凸顯特色，而且應當固化下來，使之發展成自己行業的特色。

三、此外，認真遵循行業體系制度，科學歸檔，認真歸檔

（一）認真做好信訪材料收集工作。

信訪工作中信訪案件處理完畢后，應及時收集相關的文件資料，尤其是信訪案件初始階段的相關信息收集，比如來信來訪的登記，信訪人的申訴、舉報、控告材料的依類收集；上級部門、領導交辦的重要信訪事項的交辦單、批示件及督辦單；案件辦理過程中信訪人出具的有價值的相關合同、收據等原始材料、同信訪人的談話筆錄及案件處理時處理意見、復查意見、復核意見、息訴罷訪、結案報告、相關會議記錄、紀要、調查報告和相對應的國家政策及相關文件、佐證材料等相關材料等，都應該及時收集并依據制度體系收檔。

（二）科學做好信訪檔案的整理與歸檔工作。

根據信訪工作的實際情況，對辦結的信訪案件材料嚴格依據行業體系按照一案一卷的原則整理歸檔；正在辦理的信訪案件，敦促承辦人暫時保存，待辦完后再歸檔。依據時代發展的特點，這里所整理信訪案件資料與傳統的案件材料相比，內容更為復雜，任務更為艱巨。傳統的案件材料只是那些文字性的，保存形式也主要是紙質的，但信息時代里，信訪案件材料不僅包括各種文字材料，更包括相關的圖片、視頻，甚至是存在于網絡環境的各種網絡信息。對于存在于網絡上的信訪案件信息，很多時候也是重要的信訪案件信息，對于偵辦信訪案件意義重大。那么，整理這樣的信息是，就不僅需要有截屏的圖片，還要有圖片所存在的服務器的數據拷貝。再如，很多信訪案件在初始階段往往借力網絡，像網絡論壇、QQ公眾號、微信公眾號等來造勢，以取得轟動效應，最終給是有關部門施壓。這樣的信息，在傳統的信訪案件材料收集過程中沒有涉及過，現在出現了，可是我們一時還沒有做好應對工作。其實，對于這類案件信息，我們在行業系統平臺上，可以借鑒公安網監部門對此信息處理尤其是歸檔的方法來處理。總之，新的時期，新的條件下，信訪案件檔案材料收集、整理、歸類的難度更大，任務更艱巨。

（三）妥善保管、科學保管信訪檔案材料

無論是紙質檔案材料，還是電子數據材料，如果只是收集、整理、歸檔，那就不是真正意義上檔案管理工作；因為任何管理的終極目的都是為未來工作的開展提供經驗或者教訓，尤其是促進相關工作的科學開展。所以，對于任何性質的信訪檔案材料，我們都應該妥善保管并且科學保管。妥善保管，是說依法依規正確保管，確保信訪檔案管理充分發揮其管理功能。科學保管，是指管理科學、方法科學，最大程度地為信訪工作的科學發展保駕護航。

總之，信訪檔案管理內容繁多，任務艱巨，但是，事關社會的穩定與和諧。成功而科學的信訪檔案管理能夠為新時期的信訪工作提供科學的可執行的經驗，對于提供信訪工作本身的效能有著重大意義，對于全面建設社會主義和諧社會更是意義重大。