論檔案管理的重要性及其加強手段

王海嘯

摘要：企業重視內部的檔案管理工作，有助于為各項工作的開展提供重要的數據依據以及保障。本文在分析檔案管理工作重要性的基礎上，提出了轉變檔案管理理念、挖掘檔案資料的價值、數字化整合檔案信息等策略，希望能夠為企業加強檔案管理力度，創新檔案管理的方式提供一些借鑒，以便實現檔案資料信息對于企業發展的重要意義，促進企業經濟效益的提升。

關鍵詞：管理職責；聯網共享；信息分層

隨著社會經濟的發展，企業在市場上要面臨越來越激烈的競爭，于是開始注意檔案對于企業經濟效益提升所能起到的重要作用。企業內部檔案資料常常記載著大量企業經濟活動的相關信息，可以為企業戰略目標的制定以及經濟活動的開展提供重要的原始數據參考意義，幾乎各行各業的經營活動中都會記錄大量檔案，而企業在制定未來發展目標以及投招標時也離不開檔案信息提供的參考。

一、淺析檔案管理工作的重要性

企業內部的檔案中往往都記載著歷年企業經濟事項的開展情況，以及在經濟事項中涉及到的重要資金收支、人事變動、糾紛信息等情況，是全面進行企業活動的信息載體。通常企業中的管理層及工作人員都可以通過檔案內部記載的信息，查看分析其中所蘊含的企業經濟活動進行的實際狀況，而且管理層主要會根據檔案中記錄的與企業發展狀況相關的資料信息，及時分析出企業歷年以及當下的經營水平變化情況，有助于企業管理層根據檔案內部信息考量內部資金的收支情況，從而規劃企業未來一段時間內的生產經營活動，實現對企業戰略目標的制訂。隨著市場經濟的不斷發展，各大企業在市場中面臨的競爭壓力也在逐年增加，面對不斷更迭的數據信息，企業管理層及內部工作人員應當更明確檔案管理的重要性，要盡早認識到整合企業內部檔案信息對企業實現資源優化配置的推動作用，從而利用檔案資料來規劃發展的戰略目標。同時，檔案資料中的歷史信息往往比當下的網頁信息更具有真實客觀性，而且反映出的重要信息對企業戰略目標的制訂具有實際性依據，其中記錄了大量全面而又詳盡的企業經濟事項，也不乏企業經營活動中的機密性信息，因此企業非常有必要加強對于檔案的管理工作，以便檔案資料的價值得以正確發揮。

二、淺析加強檔案管理的策略

（一）轉變檔案管理理念

企業內部檔案管理工作的順利推行，離不開企業內部工作人員的高度配合，這就需要企業管理層在內部樹立對檔案管理工作的正確認知，形成全體員工都能夠配合檔案管理工作的良好氛圍。例如：企業在開展檔案管理工作時，要重視檔案管理實際工作開展的質量，可以在企業各部門建立檔案管理的溝通平臺，并且要定期讓各部門中具有檔案管理經驗的員工互相協調與交流，以便幫助完善各部門的檔案管理工作，明確各部門在企業檔案管理工作中的職責。其次，各部門中具有檔案管理工作經驗的員工，還應按照企業對于檔案管理的要求盡快收集和整理各部門相關的檔案資料，并及時將檔案移交給需要相關資料的部門，在移交過程中做好相關記錄，方便日后復查時不會將已移交的檔案誤認為丟失，從而避免產生不必要的麻煩。其次，企業也可以將檔案管理作為工程項目開展以及考核指標的重要依據，嚴格要求檔案管理人員將項目招標以及合同簽訂、資金使用過程中的檔案及時收錄整理，并根據項目的信息種類進行歸檔，以確保檔案管理工作具有合理的人力保障，提升企業內部工作人員對于檔案的重視程度。

（二）挖掘檔案資料的價值

企業在收集重要檔案資料信息時，應當提前做好檔案收集的宣傳工作，促使企業內部工作人員將所要交的檔案自行進行歸類整理，方便檔案管理人員及檔案管理部門進行檔案的整合及入檔工作。其次，企業在開展檔案管理工作時，應該注意組織檔案管理人員對檔案內部資料的價值進行鑒定，將檔案分成機密性、重要性、參考性、輔助性等重要程度不等的層次，對于機密性及重要性的文件，則應當分析檔案資料的歷史價值以及全面性，從而考察檔案進行多次利用的保存價值有多少，從而在入檔保存前就可以分析出檔案資料中具有的價值及性能，以便挖掘出檔案資料中尚可以多次進行利用的潛在價值，從而為企業項目活動的開展提供重要的參考價值，提升檔案資料信息的附加效益，促進檔案管理工作的規范化。

（三）數字化整合檔案信息

在互聯網技術飛速發展的背景下，檔案的管理也加快了從紙質檔案到電子版檔案的進化速度。網絡信息技術能夠將企業內部的檔案資料進行有效整合，有助于節省檔案管理的人力及效率，因此企業也應當注重運用信息化手段實現檔案資料的管理。例如：企業可以建立現代化的檔案庫，將企業各部門的檔案庫與管理層的電腦實現聯網共享，并且還要建立只有內部工作人員輸入員工編號及共享密碼才能進行登錄的檔案查詢平臺，便于企業內部管理層以及員工查閱檔案信息，并且將檔案查詢平臺中的信息進行分層化，也就是管理層可以比內部員工看到更多的機密檔案信息，從而避免內部重要資料信息的外泄，還可以較好地實現各部門檔案管理的順暢交流。

三、結束語

總而言之，企業要深刻認識到加強檔案管理能夠為經濟效益的提升起到的推動作用。督促企業內部員工盡早認識到檔案管理工作的重要性，從而保管好項目進行中用到的各種資料信息，提高員工檔案管理工作的自覺性。運用數字化技術建立新型檔案查詢平臺，將各部門間的檔案資料實時共享，從而大大提升企業檔案資料的利用率，不斷優化企業檔案管理的工作流程。