略談新經濟時代下文書檔案工作

王志蓮

摘要：隨著改革的深入發展，文檔管理面臨著許多亟待解決的問題，諸如文件和檔案數量越來越多，給保管和提供利用帶來困難。管理方法手段的落后直接影響了文件和檔案質量等，只有實現文檔管理現代化，才能有效地加以解決。

關鍵詞：檔案；文書；探討

當計算機技術和網絡技術深入到各行各業時，文書檔案管理工作也深受其影響，這必然會促進新時期的文書檔案管理工作“與時俱進”，在規范文書檔案管理的同時，要求該項工作要不斷進行創新，以此來適應新時代對其的需要，為單位的發展作出應用的貢獻。

一、文書檔案管理工作中存在的問題

文書檔案管理工作與傳統的檔案管理工作有所區別。文書工作包括文件的收集、登記、整理以及歸檔等工作。而檔案工作是在文書的基礎上對所收集的資料進行保管、統計、檢索和提供利用等工作。文書檔案管理工作集兩者的任務和特點于一體。所以說它是一種較嚴謹的服務體系工作。文書檔案管理工作中主要存在著以下幾個問題：

（一）文書管理人員的積極性不高、專業性不強。

文書檔案管理工作比較枯燥，也不能給工作人員帶來較好的經濟效益，所以管理人員的工作積極性不高。大學畢業的學生不愿？氖麓訟罟ぷ鰨？所以只能安排一些素質較低的人員負責此工作，所以出現專業性不強的現象。

（二）文書整理工作與檔案管理工作不能有效地銜接。

文書工作重大收集、整理、歸檔。檔案管理工作重在檢索、統計和提供利用。可是在具體的操作過程中，這兩大體系各自為政，無法有效地銜接，導致工作承接過程中不能使兩者有機地統一，緊密地結合起來。

（三）檔案信息化的工作在執行過程中并不順利。

在信息化時代，文書檔案管理工作離不開信息技術，可是檔案信息化的工作在執行過程中并不順利，檔案管理工作人員的多種不利因素阻礙了信息技術在文書檔案管理工作中的進程，導致文書檔案管理工作無法取得明顯的改善。

二、新時期創新文書檔案管理工作的策略

為了使新時期創新文書檔案管理工作能夠有效地適應時代發展的需要，提高文書檔案管理工作的效率，筆者認為應該從以下幾個方面進行創新：

（一）加強文書檔案管理人員思想上的創新。

穿新鞋走老路，只能防礙工作的進展。所以在文書檔案管理工作上，務必要對管理人員進行“洗腦”，促使他們改變思想，拋棄傳統管理思想中的不良方面，接受新的管理思想。不能再單純從政治角度上去管理和處理文書檔案，而應從信息資料應用的角度去管理文書檔案，增強其實用性，使之與各行各業緊密聯系起來。

（二）更新文書檔案管理所用的系統。

在計算機技術以及信息化技術的支持下，新時期創新文書檔案管理的工作已完全脫離了傳統的手工操作系統，已全部借助于計算機操作系統。但是，因為相關部門對檔案管理工作的不重視，對文書檔案管理工作的操作系統更新不到位，無法跟上信息化時期對其的要求。例如，在文獻資料的檢索中，由于操作系統的版本太低，無法存儲大量的資料，所以查詢資料者只能檢索到目錄，而無法對全文進行檢索。單位要想長遠地發展下去，立于不敗之地，就需要完善檔案管理系統的信息化，采取相應的措施，對單位檔案管理的模式進行調整。在管理上加強力度，根據單位的實際情況制定相應的一些管理條例，改變原有的檔案管理工作的模式。

（三）規范文書檔案的信息化管理。

更新了文書檔案管理工作的操作系統之后，還應該規范文書檔案的信息化管理工作。在文書收集整理的過程中，要使之自動化和文字的規范化。例如在輸入文書的相關信息時，要采用統一的文字標準，使用規范化的文字和管理用語。另外還要加強對文書檔案的監控，使之具有安全性，確保文書檔案的安全性，從而對文案工作的創新起著非常重要的推動作用。

（四）創新工作機制。

文書檔案管理工作一定要與社會環境相適應，在操作過程中注重現實利益，所以要創新工作機制，不能再像以前那相處于封閉的狀態，而應該做好文書檔案工作的宣傳，以引起上級部門領導對此的重視，使各部門能夠有效地參與到文書檔案管理工作中來。在充分利用這些資源時，可以促進文書檔案管理工作的協調性，從而提高文書檔案管理工作的質量。

三、加強在職教育，提高文書檔案管理人員的整體素質

原來那些傳統的業務知識與工作方法，已不能適應新的形勢，所以，必須對文檔人員進行在職教育培訓，盡快培養一批既能掌握新技術，又能熟悉文檔專業知識的人才。

（一）進一步提高文檔管理人員對文檔工作的認識。增強管理意識。文檔管理是一項專業性很強的工作，它要求管理人員既要有高度的工作責任感、良好的職業道德、求真務實的工作態度、樂于奉獻的工作精神，又要有扎實的專業理論知識、科技知識，尤其是運用現代化科技手段和先進的管理方法管理文檔的基本技能。

（二）加強制度建設，建立長效培訓機制。首先，要建立健全在職教育的長效管理制度，如省檔案局及地市檔案局舉辦的各類專業培訓班；其次，要建立在職教育的約束和激勵機制。約束和激勵機制可以保全文檔管理工作人員產生緊迫感和危機感，積極主動地參加在職教育，努力更新知識，提高業務能力和水平。比如，將在職教育與文書檔案人員專業技術職稱評定掛鉤，對不參加檔案專業知識培訓的聘資格，激勵礦床澆花奧地利增強參加在職教育的主動性和積極性。

（三）明確在職教育的原則，選擇課程內容。相對于正規學校教育而言，在職教育具有更直接的目的性、現實性和時效性。在職教育應從實際出發，按崗位、分層次、多渠道、多形式地進行。堅持“學用結合、按需施教、注重實效”的方針，切實遵守學有所用、用有所長的原則。第一，學習文檔專業知識。

傳統的文書檔案管理工作已不能適應新時期對其發展的需要，其管理模式必然會受到沖擊，所以必須要與時俱進，在管理理念以及管理機制上加以改進，制定出一套符合我國國情的完善的文案管理方案。讓文案管理工作也能跟上時代發展的步伐，為我國檔案管理工作作出貢獻。