試議數字信息檔案長期安全保存策略

劉敏

摘要：隨著現代化的發展，新技術手段的不斷涌現為檔案管理事業提供了嶄新的機遇，要想抓住這一發展的契機，就要更加重視起檔案的長期保存工作，采用現代化的管理手段進行數字檔案的信息化管理實際上也是未來發展的必然趨勢。通過本文針對這一問題進行了及時有效的探討，希望可以為相關工作者的工作提供一定幫助。

關鍵詞：數字檔案；安全保存；策略

眾所周知，檔案管理是企事業單位的重點工作內容之一，因為檔案管理可以為企事業單位在今后的發展提供必要的依據，作為參考性的意見將檔案進行長期的保管就顯得尤為重要了。但是就我國當前的檔案管理形式上來看，目前我國剛剛擺脫紙質檔案的管理方式，向數字化的管理方向發展，其中必然會存在不少的缺陷，這就需要對數字信息檔案的長期保管問題進行更加深入的研究，提出有效的保存策略，這樣才能實現我國檔案管理事業的穩定發展。

一、數字信息檔案在長期保管中產生的問題

（一）真實性受到影響。因為在傳統的檔案管理中主要采用紙質的形式進行保管，在此基礎上要想進行數字化的保管方式，就需要將其進行掃描與加工，但是在這一過程中問題也就會隨之產生，掃描的識別率并不能達到100%，所以這就會造成檔案失真的現象發生。例如參數的選擇不當，由工作失誤產生的影響以及在分類保管環節也會引起失真。在數據遷移的過程中上述的這些問題并不能完全得到避免，并且一旦出現問題，想要將數據信息恢復到原狀態恐怕是難上加難。

（二）存取方面產生的問題。數字信息化的檔案管理過程中主要是依靠一定的介質條件進行長期存儲的問題，以計算機為例，計算機語言通常在三個月就會產生更新的問題，在多年后如果想要對數據進行再次描述，并不能確保其百分之百得到恢復。并且數據要想讀取必須要具備相應的計算機設備，一旦計算機設備出現了故障，就會造成數據不能順利的保存甚至讀取。此外，不同軟件在運行的過程中所需要的環境也有所不同，數字信息檔案在不同的載體上進行存儲，并不能實現完全相互更替的效果，如果轉換不及時也沒有辦法進行讀取。

（三）檔案管理技術長期滯后。在社會發展的過程中，我國的網絡技術也在不斷發展著，但是這一發展速度明顯與社會的進步不協調，造成這方面問題的主要原因是新技術的完全應用需要長時間的適應過程，另一方面也是因為目前我國缺少這方面技術的創新支持，所以在新技術的應用方面還稍顯不足。目前，我國在數字信息檔案管理中應用到的主要技術有身份識別技術、信息隱藏技術以及進行電子簽名技術等，這些新技術的應用在檔案管理中還處于“冰山的一角”，并沒有完全的展示出來，另外如果不具備專業化的管理人員，新技術的應用還是具有一定難度的，因此這是當前難以解決的問題之一。

（四）檔案管理存在滯后性。檔案管理自身具備了一定的憑證價值，要想將這一價值完全得到實現，就要加強對檔案的有效管理，無論是傳統的紙質檔案還是現代化的數字信息檔案，都需要在嚴謹并且完善的檔案管理體制下才能得以實現。并且在現代化的檔案信息管理過程中，受到交互式環境的影響，檔案管理都是一個動態發展的過程，這一動態的發展卻與效率相互矛盾，不能實現本質上的統一，所以在當前愈發復雜的管理環境中，就更加需要采取一定的方式對數字信息檔案進行科學化的管理。

（五）安全性受到影響。安全是檔案管理過程中一個相當重要的問題，尤其是在更加復雜的社會環境中對信息檔案進行管理，很多內容都涉及到個人的隱私甚至企事業單位發展的機密性文件，采用數字信息化的管理方式需要運用計算機系統予以管理，但是計算機系統卻容易受到黑客的入侵，對檔案信息造成損害，可以說在自身安全以及自我保護方面還是相當薄弱的，檔案信息也極容易被篡改甚至刪除，根本起不到長期保管的目的，針對這一問題的出現，更加應該對數字信息檔案的長期保管予以一定的重視。

二、數字檔案長期保存的策略

（一）政策法規建設。我國應該制定專門的法律、法規，位數字檔案管理提供可靠的保障。一是加快制度建設。要根據我國的實際情況。借鑒國外在數字檔案管理的經驗基礎上，建立科學的、有利于數字檔案長期保存的法律制度；二是建立數字檔案安全評估制度。制定一系列的保證數字檔案資源長期保存的體系結構；三是建立數字檔案信息安全標準。檔案部門應加強網絡安全防范和信息系統安全技術的研究。研制出適合我國情況的數字檔案的安全管理標準和技術。

（二）數據備份與恢復策略。建立有效的數據備份和恢復機制。檔案信息系統產生數字資源的日備份，定期大備份，備份服務器的數據同步更新備份，成本不高，方便實用備份的時候要注意備份的完整性，一個完整的備份主要包括數據備份系統、備份數據處理系統和完善的災難恢復計劃，數字形態的檔案資源主要應該采用異地鏡像保存的方發，這樣可以防止自然災害所帶來的毀滅性的災難。

（三）數字遷移和數字仿真技術。目前數據遷移是數字信息資源長期保存的較優選擇。在遷移的過程中可以改變部分格式或者存儲載體。這樣可以便于用戶據此判斷出所需信息的真實可靠性以及這些數字資源與原始記錄之間的聯系。數據仿真新的系統環境下建立一個兼容原始數據、設備及其管理系統的運行環境，使得原來的數據、設備和系統能運行在現行的軟硬件系統上。是延遲技術淘汰的一種方法。

（四）計算機防火墻與防病毒技術。防火墻的安全策略主要有兩條：一種是禁止方式的防火墻，就是防火墻把所有不允許的通訊都給禁止掉，只能通過被允許的數據信號；另外一種是允許方式的防火墻。所有信號除了被禁止的都是可以通過的防病毒技術。除了安裝防火墻外還有以下幾種：一是安裝殺毒軟件，安裝正版的殺毒軟件，并且定時地更新和掃描；二是建立局域網。檔案系統不接入互聯網，并且盡量限制使用移動設備；三是預定電子郵件病毒警報服務。保證整個網絡信息系統運行機制的安全可控。

（五）物理安全策略。一是要嚴格遵守管理制度，防止外人非法進入計算機機房，避免各種偷竊和破壞活動；二是要嚴格控制服務器和管理軟件的訪問權限，利用用戶訪問認證，嚴格規定用戶和管理人員權限，防止有意和無意的非法操作所造成的系統安全問題；三是防止電磁泄露。確保服務器有個良好工作環境。

三、結語

數字信息檔案的長期安全保存，不僅需要選擇良好的存儲載體，而且需要采取多種技術手段，以保證其真實可靠性、長期可存取性與安全性。不但要進行全過程的技術管理，而且要加強對檔案管理人員的思想和作風教育。隨著現代科學技術的飛速發展，必將有更多新的、更加簡便可靠的保護技術手段出現。

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