淺談檔案著錄管理中計算機的應用

徐丹丹

摘要：在這個信息化的時代，經濟知識發展迅速，傳統的檔案管理技術已經不能滿足當代社會發展的需要，檔案用文字、圖片、聲音、影像記錄國家、社會組織以及個人在政治、經濟、文化等領域的社會活動，記載社會的發展進程。當前社會的變化促進檔案管理的改革，檔案管理要加入先進的技術，計算機技術在檔案管理中占據重要的位置，起重要的作用，本篇文章主要闡述了檔案著錄管理中的應用技術。

關鍵詞：計算機技術；檔案管理；檔案著錄

檔案是國家的重要組成部分，檔案記載著我國在各個歷史階段的發展過程，為后人研究歷史提供了材料，信息完整準確的檔案可以真實的還原歷史，檔案是一種信息資源，我們要充分利用這種資源，把資源轉化成價值，促進社會的發展。在對檔案的管理中，積極建立檔案信息管理體系，對檔案進行統一的管理，而運用計算機技術管理檔案是當今時代的發展要求，計算機可以編制檔案目錄，也可以檢索檔案管理中特殊的信息，提高檔案的利用效率，本文從計算機角度出發，分析檔案著錄中的計算機應用。

一、計算機應用于檔案管理中的功能及必要性

檔案在進行整理資料、編寫信息、檢索檔案、統計整合資料，查找翻閱等需要運用計算機技術。

計算機應用于檔案管理中的功能：

1.讀工作，其次，利用數據庫內的數據編制案卷目錄和專題目錄，數據是自動編寫不依靠人工。

2.利用計算機檢索檔案。檔案著錄清楚的標明檔案形式特征以及內容特征，根據特征檢索出適合文件或者檔案。

3.利用計算機統計和借閱檔案。計算機要對檔案的入庫數量、出庫數量以及檔案在庫存的占有率進行統計，對于被調閱或是已經歸還的檔案也要進行登記。對檔案目錄進行識別，了解設計的邏輯程序，自動整理和挑選將需要的檔案內容，然后把內容輸入計算機，最后輸出或者打印需要的內容。

二、計算機應用與檔案管理中的必要性

信息化的發展進程加快，計算機技術應用的范圍逐漸向各個領域擴展，檔案事業為了更好的發展，在管理過程中也融入了計算機技術。隨著社會的發展進步，社會對檔案管理提出了更高的要求，檔案管理面臨著嚴峻挑戰，因此，檔案管理需要改革來促進自身的發展。檔案信息數量增長的速度越來越快，傳統的管理技術消耗大量時間和人力，甚至阻礙了社會的發展，但是，利用計算機技術可以提高檔案管理效率。計算機的儲存量比較大，可以儲存大量的檔案信息，計算機還可以對檔案進行整理和歸類，只要在計算機中輸入關鍵詞就可以檢索出想要的信息，節省了查找時間，檔案工作人員也可以在互聯網建立相關網站，人們通過計算機技術查找信息，提高檔案信息的利用效率。

三、計算機在檔案著錄管理中的應用

（一）計算機在檔案輸入中的應用。傳統的檔案是紙質檔案，記錄信急一般靠紙和筆，需要工作人員一筆一劃的記錄，消耗時間長，記錄的信息也有限，隨著計算機程序的發展，輸入的方法簡單靈活。但是，輸入到的材料需要進一步加工變成計算機可讀的模式，技術工作人員使用特殊的儀器對材料進行處理，同時也要檢查機讀目錄否有出錯，如果有錯誤可以在計算機系統內對材料進行檢查和修改。

（二）計算機在檔案目錄輸出時的應用。計算機在檔案目錄輸出時以幾種形式輸出目錄，第一種是以檔案代碼的次序為主的基本輸出，目錄中要包括幾個方面：基本提要、具體指南、詳盡的編年提要等。第二種是以主題標示符的形式，可以從不同文件或材料中摘編主題目錄，第三種是將不復存在的檔案打印在目錄上。第四種是將分散開的檔案系列進行重建。第五種是可以通過索引進行摘錄關鍵詞的編制，在摘錄關鍵詞的過程中需要注意的是，輸入的材料中的辨識符是可以使用的。利用計算機把檔案目錄打印在卡片或者紙條上，當打印在紙條上面的時候，可以把紙條裁剪裝訂成冊，當打印在卡片上面的時候，可以將卡片分類存放。計算機在檔案工作中不受地域限制，也可以為遠方的工作人員提供檢索，計算機在打印目錄或者打印索引的時候要經常修訂，刪除信息或者增加信息，增加材料時，計算機的材料輸入是按照原始的輸入形式和輸入方法工作的。直到計算機內部的輸入紙帶用完時，才會打印出修訂版本來取代較早的打印件。

（三）計算機在促進著錄標準化中的應用。檔案工作標準化的重要內容是檔案著錄的標準化，計算機的應用使得檔案檢索由傳統的手工檢索向著機器檢索的方式過渡，計算機管理檔案中的一項重大準備工程就是檔案著錄標引，其工作量較大、質量要求高并且技術性較強，在工作中需要投入大量的人力和物力，此外，檔案著錄標引的時間一般都超過了計算機系統管理軟件的研發時間，所以應該將早期的檔案數據輸入微機進行儲存，讓計算機內部的數據更加充分和準確，這樣就可以將檔案著錄標引盡快的輸出計算機進行系統的管理和保存。

（四）計算機在建立電子文檔中的應用。使用計算機建立電子文檔在不同階段有不同的差異，使用計算機可以進行文件的機讀，主要有兩種形式的讀法，第一種是將信息從一個存儲區讀到另一個存儲區，第二種是從磁帶中讀取信息。機讀文件主要有兩個特點，分別是復制和識別。使用計算機可以將電子文件直接生成紙質文件打印出來。

（五）計算機在檔案著錄中的數字簽名技術。數字簽名技術的含義就是對電子檔案形式的信息進行簽名處理，一個數字簽名信息只能在一個通信網絡中傳輸。通過數字簽名技術，有效的防止他人偽造信息，接受者只需要使用公鑰來檢查前后的信息是否相同。如果相同，則說明所傳輸的檔案信息具有真實性，沒有被修改。如果信息不相同，則說明檔案信息被修改過，不具有完整性。

（六）計算機在檔案著錄中的病毒防范技術。計算機容易受到病毒的危害，利用計算機病毒的防范技術可以減少病毒對計算機的危害，保護檔案著錄信息的安全性。對計算機系統進行保護工作，在發現產生計算機病毒時，應當及時的查殺病毒，并對其系統作保護措施，避免因產生病毒導致系統癱瘓。

（七）計算機在檔案著錄中的數據加密技術。防火墻技術在防御方面有很多的不足之處，比如難以對檔案著錄活動中進行有效的防御措施，需要采用數據加密技術有效的保障檔案著錄信息的安全，以彌補防火墻技術防御技術的被動性。

四、總結

計算機應用于檔案著錄的管理中一定程度上減輕了檔案管理人員的工作量，實現了自動化和現代化的要求，促進了電子檔案的發展速度，提高了檔案管理的效率，計算機的操作離不開管理人員和技術人員的先進技術和水平，要想真正實現檔案管理的現代化，就需要提高管理人員的綜合素質，讓其在工作的過程中促進檔案管理的技術改革。

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