企業檔案管理的信息化建設初探

周園

摘要：在信息科技發展的推動下，促進企業檔案管理實現信息化已是大勢所趨?；诖耍瑸榱藥椭嗟钠髽I更好地開展檔案管理信息化建設工作，本文以企業檔案管理的信息化建設的重要性為出發點，從建立健全信息化建設制度規范、注重檔案信息化建設的效益、提高員工的信息化管理能力三個角度對相關建設策略做出了初步探究，并通過舉例的方式進行了相應的闡釋和說明。

關鍵詞：企業管理；檔案管理；信息化建設

引言：檔案管理信息化建設要求其管理者必須具備足夠的信息挖掘能力，這可以使其通過利用不同的信息資源來達到對管理程序的主動開發，以使其滿足當前信息化時代對其工作的各項要求。此外，在進行信息化建設的過程中，企業還應當跟緊時代發展，使自身的檔案管理信息化水平始終保持先進性，并依照實際情況進行動態調整以滿足市場發展需要。

一、企業檔案管理的信息化建設所帶來的優勢

企業檔案管理的信息化建設將為其帶來以下優勢：1）檔案檢索更加方便，以往的檔案檢索工作費時費力且容易出現錯誤，而檔案管理信息化則能夠大大方便檢索工作的開展。其查找速度和準確性也將因此而實現高度提升；2）同時，由于很多企業檔案管理的工作強度都很大，這往往導致其工作時的效率發生下降。而利用信息化管理方式則可以實現管理方式的自動化、即時化和網絡化并能自動打印出檔案的收發數據單和記錄表格，不但可以有效降低勞動強度，也能夠充分提高檔案管理的工作效率[1]。

二、企業檔案管理的信息化建設的相關策略

（一）建立健全信息化建設制度規范

要想確保企業檔案管理信息化建設取得實質性成效，首先要做的就是要建立健全與之相關的制度規范，只有將制度規范的建立起來才能使檔案管理工作在其保障下實現科學化的運行。其需要做的工作如下：

1）當企業檔案管理實現信息化后，其在安全性和完整性方面也面臨著越來越大的挑戰。特別是信息化為不法分子盜取企業信息提供了一條捷徑。因此，在實施建設的過程中，企業檔案管理負責人就需要制定出一整套能夠將檔案管理中在文檔制定、歸檔、保密、鑒定、備份和查閱等一系列環節中可能發生問題的所有漏洞做到嚴防死守的規章制度。例如：企業應在檔案管理信息化建設開始時就設置一條僅用于企業內部員工工作的封閉式網絡，在該網與外網之間設置好防火墻進行隔離，而且企業的檔案管理工作也需要在其上來操作運行。這樣就能夠在很大程度上降低企業檔案被外部竊取的可能性。而為了防止出現內部人泄密的情況，企業在檔案管理上可以利用數據庫加密、設置用戶權限等方式方法保證檔案在管理過程中不在安全上出現問題；2）在實施信息化檔案管理工作的過程中，管理人員應當規范的依照《檔案法》和當地《檔案信息化建設管理辦法》等法律法規來開展工作，以此來確保在管理過程中不會因疏忽而導致檔案出現不完整的情況，從而使所開展的檔案信息化管理效果達成預期目標。

（二）注重檔案信息化建設的效益

同時，在開展企業檔案管理信息化建設的過程中，管理人員還必須要注重建設可能會對企業的經濟效益所造成種種有利或不利影響，盡量使其有利的一面得到充分發揮從而達到趨利避害的理想管理效果。其方式如下：

1）企業應以實用性為出發角度來開展檔案管理信息化建設工作，其需要明白該工作的目的是為了提升企業在檔案管理上的效率從而使自身獲得更高經濟效益，不應該單純為了實現信息化而盲目的開展工作，而是應當從企業的實際情況出發，找準檔案管理工作的開發切入點。例如：一家旅游企業在其業務檔案中只需要對曾經或在當前有過合作的旅游景點進行記錄即可，而沒有必要將下一步要開展的業務目標包括在內，這樣可以使檔案管理的內容量精簡到合適數量范圍之內，這不但能夠充分降低因意義不大工作所花費的時間成本和人力成本，還能促進檔案管理工作變得更有針對性和集中性；2）企業檔案管理的信息化建設工作并不是一蹴而就的，因此，企業應在開展檔案信息化建設時，應當留意關注同行業內在該項工作上的同步變化情況，從而在市場情況發生變化時預先采取措施進行應對。這樣不但可以使企業在檔案管理工作方式上走到市場前列，還能充分降低因管理方式調整而可能會產生的花費成本，以此來促進企業市場競爭力得到有效提高。

（三）提高員工的信息化管理能力

企業檔案管理信息化建設工作達到理想效果的基礎是員工要具備足夠的管理能力，但目前很多企業的檔案管理者還不能完全適應信息化的管理工作方式，導致其常常因跟不上形勢變化而最終拖累公司發展。應當做出如下改變：

1）企業應在檔案管理人才的聘用上做好控制，例如：企業不但要確保新招聘到的員工都能夠具備足夠的檔案信息化管理能力，同時其還應該抓緊對老員工的信息化管理培訓工作，不管該員工已經在企業中工作了多長時間，必須要采用職業培訓的方式使其掌握足夠的信息管理工作能力。培訓應采用考核制的方式開展，只有培訓完考試后獲得通過的員工才能使其進入到工作崗位，沒通過的可以讓其進行補考，若連續補考兩次還未通過者不論其工作年限和職務都應做開除處理，這可以在很大程度上提高企業檔案管理員工特別是老員工對檔案管理信息化建設的重視程度，以此來充分激發其產生學習動力，從而有效提升其在信息化管理上的工作能力；2）此外，由于企業檔案管理信息化建設工作是需要企業內檔案部、信息部、財務部和人事部等多個部門來相互配合開展的，因此，企業應做好各個部門對開展建設時的協調，促進其相互之間形成通力合作從而力保建設工作能夠高效、持續性的得到推進發展[2]。

總結：綜上所述，本文初步探究了企業開展檔案管理信息化建設工作的相關策略，得出結論，利用本文所列舉的策略可以幫助企業在檔案管理上取得：使企業在檔案管理工作方式上走到市場前列，充分降低因管理方式調整而可能會產生的費用成本從而促進企業市場競爭力得到有效提高的良好效果。希望本文的研究可以幫助更多的企業更好地開展檔案管理信息化建設工作，以此來為其能夠不斷獲得更高的經濟效益打下堅實基礎。

參考文獻：

[1]陶建花.企業檔案管理的信息化建設思考[J].新疆石油科技，2013，23（04）：78-80

[2]段春雁.論新形勢下企業檔案管理的信息化建設之我見[J].辦公室業務，2013（03）：151-152