企業(yè)檔案管理，盤活“老字號”

朱海濤

“一塊招牌，就是一段傳奇。”今年5月發(fā)布的2018中國品牌價值百強榜單上，11家“中華老字號”入圍。“中華老字號”是優(yōu)秀民族品牌和傳統(tǒng)商業(yè)文化的集中代表，具有獨特的文化內涵，獨有的品牌價值，關注度高，信任度強。據(jù)統(tǒng)計，目前我國共有各類“老字號”企業(yè)5000多家，除全聚德、同仁堂等少數(shù)“老字號”企業(yè)發(fā)展成為享譽國內外的著名品牌外，其他大多數(shù)“老字號”企業(yè)都一定程度存在創(chuàng)新意識滯后、企業(yè)機制僵化、侵權案件頻發(fā)、傳承后繼乏人、支持和保護力度不夠等困難和問題。作為民族自有品牌，“老字號”的保護、傳承、創(chuàng)新和振興正在引發(fā)廣泛關注。

“老字號”的“老”檔案

能稱得上“老字號”的企業(yè)，一般具有下列特點：第一，名稱老、企業(yè)老。二者需同時具備才能稱作歷史悠久，且其商號人們已經(jīng)耳熟能詳。《老字號認定規(guī)范》規(guī)定，品牌創(chuàng)立于1956年（含）以前的企業(yè)才具備申請資格；第二，產品或服務有特點或優(yōu)點，別的企業(yè)無法取代，具有明顯的區(qū)別性特征；第三，在一定范圍內有較大的知名度，具有良好信譽，得到廣泛的社會認同和贊譽；第四，具有中華民族特色和鮮明的地域文化特征，能很好地代表地方文化，具有歷史價值和文化價值，同時具有傳承中華民族優(yōu)秀傳統(tǒng)的企業(yè)文化。

“老字號”飽含著深厚的營商文化、商業(yè)精神和人文情懷，無論是站在歷史文化傳承的角度，還是站在社會經(jīng)濟發(fā)展的角度，全社會都應關注、保護和發(fā)展“老字號”。但在經(jīng)濟全球化趨勢不斷增強、市場經(jīng)濟快速發(fā)展的環(huán)境下，“老字號”企業(yè)的生存和發(fā)展面臨著巨大的挑戰(zhàn)。“老字號”企業(yè)檔案記載了企業(yè)創(chuàng)辦歷程、傳奇故事及其影響至今經(jīng)營的創(chuàng)辦理念，在企業(yè)的振興與發(fā)展中具有無可替代的作用。因此，加強“老字號”企業(yè)檔案的收集、整理、保管等工作，對企業(yè)的文化傳承和可持續(xù)發(fā)展十分重要 。

在“老字號”的企業(yè)檔案中，記載了經(jīng)幾代人傳承下來的獨具特色的加工工藝和質量高超的“絕活兒”，令人嘆為觀止，駐足叫絕，如全聚德的掛爐烤鴨技藝、六必居醬菜制作技藝等，搶救和保存即將失傳或受到破壞的傳統(tǒng)技藝，認真研究這些企業(yè)檔案記載的經(jīng)營特色、特技絕活兒，讓“老字號”重新煥發(fā)出活力，進一步提升“老字號”的品牌價值，有助于增強“老字號”企業(yè)的知名度、信譽度和美譽度，提高“老字號”企業(yè)核心競爭力。

近年來，我國知識產權案件數(shù)量大幅上升，其中“老字號”因自身檔案不完整或缺失成為知識產權糾紛的高發(fā)群體。據(jù)相關統(tǒng)計數(shù)據(jù)顯示，“圍繞老字號建檔核心內容的品牌和知識產權檔案，其建檔完整率不容樂觀。品牌檔案完整的企業(yè)為32%，商標建檔完整的企業(yè)為23%，專利建檔完整的企業(yè)為65%”。同時，“老字號”企業(yè)所擁有的世代傳承的產品、技藝或服務，是非物質文化遺產的重要載體。對這些史料的收集、鑒定、整理、歸檔，有利于在關鍵時刻幫助企業(yè)申遺成功。反之，忽視企業(yè)自身歷史資料的保護則會讓一些老店痛失良機。在國家首批“中華老字號”評定的申報過程中，哈爾濱市的“北來順 ”“老仁義”等一批名副其實的“老字號”企業(yè)就因為歷史資料保護不力，檔案缺失，無法“驗明正身”，不符合條件而放棄申報。

“老字號”不僅是一道商貿景觀，更重要的是一種歷史文化現(xiàn)象。“老字號”企業(yè)在長期發(fā)展過程中形成并積累的檔案材料，蘊含著豐富的人文歷史，既是“老字號”企業(yè)實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展的重要憑證和依據(jù)，也是地方傳統(tǒng)文化的重要內容。加強對“老字號”企業(yè)檔案的收集管理，充分放大其社會功能，使“文化遺產”轉變?yōu)椤拔幕Y本”，對豐富地方文化內涵，弘揚地方文化品牌，促進企業(yè)發(fā)展，具有不可替代的作用。如以北京“老字號”為原型的電視連續(xù)劇《大宅門》和《天下第一樓》之所以膾炙人口，重要原因之一是其參考了同仁堂藥店和全聚德烤鴨店的有關檔案史料。

“老字號”企業(yè)檔案管理長期空缺

據(jù)統(tǒng)計，新中國成立初期，我國“老字號”企業(yè)約有1萬多家，涉及零售、餐飲、醫(yī)藥、食品、煙酒、絲綢、工藝美術和文物古玩等眾多行業(yè)，以及書店、照相、美發(fā)、洗染、浴池等社區(qū)服務領域。幾十年來，眾多“老字號”落敗消失，原因多種多樣：有的是經(jīng)濟體制、運行機制制約，與市場要求脫節(jié)；有的是固守農耕時代經(jīng)驗，難以抵擋現(xiàn)代技術、市場經(jīng)濟的沖擊；有的是知識產權保護不力，生生被“李鬼”擠垮……這些現(xiàn)象的發(fā)生，與“家史”不全，缺乏對傳統(tǒng)的傳承和創(chuàng)新、保護和發(fā)揚密切相關。

中國的“老字號”企業(yè)模式中最為常見的，也是最多見的模式是父業(yè)子承的家族式。這種模式以特有的血緣關系為核心，具有最地道的中國特色。而家族式企業(yè)的核心技術多半是保密性極強的“祖?zhèn)髅胤健?一 類，需要依靠血緣關系來加以維護。他們的核心技術都只傳長子長孫，不傳外人。由于這種帶有封建性質的企業(yè)經(jīng)營管理思想的影響，對涉及關鍵技術工藝流程和服務方式發(fā)展歷史的收集顯得更加困難，而這部分卻是這些百年老店檔案收集管理工作的核心。

此外，“老字號”企業(yè)雖然歷史悠久，但大多從民間的個體商販、小作坊發(fā)展起來，管理者只注重經(jīng)濟效益，不重視自身歷史資料和遺產的保護，忽視了檔案管理對于企業(yè)的重要性，對檔案工作的關注度不夠、投入不足，使工作處于與企業(yè)發(fā)展不相適應的境地。如一部分企業(yè)檔案保存十分零散，一些檔案就保存在圖書、報刊甚至政府文件匯編中，還有些與其他非檔案的資料混雜在一起；有的甚至沒有任何書面記載，僅有一些傳說、故事，或由繼承人追述或旁人追述形成的文字，收集起來相當困難，利用十分不便。

“老字號”企業(yè)檔案管理的路徑

“老字號”擁有世代傳承的獨特產品、精湛技藝和服務理念，承載著中華民族工匠精神和優(yōu)秀傳統(tǒng)文化，具有廣泛的群眾基礎和巨大的品牌價值、經(jīng)濟價值和文化價值。2006年，商務部推出“中華品牌萬里行”戰(zhàn)略，提倡全面推行自主創(chuàng)新和民族品牌。同年，商務部實施“振興老字號工程”，并認定我國第一批“中華老字號”品牌。2007年，又將“建立健全老字號檔案”作為八大措施之一鼓勵“中華老字號”品牌發(fā)揚光大。從檔案學的角度來看，全面認識“老字號”企業(yè)檔案的多元化價值，充分做好“老字號”檔案的收集、保管、利用等管理工作，挖掘和弘揚“老字號”品牌商業(yè)和文化價值，更好地為振興和繁榮“老字號”企業(yè)服務勢在必行，刻不容緩。

●加強對“老字號”企業(yè)檔案的宣傳

“老字號”企業(yè)傳統(tǒng)的“家族式”管理模式在一定程度上束縛了企業(yè)管理者的思想，阻礙了“老字號”企業(yè)中關于核心技術和服務的檔案的收集，要打破這種尷尬的局面，必須轉變企業(yè)管理者的思想，讓他們認識到“老字號”企業(yè)檔案保存的重要性，將企業(yè)獨特的工藝及經(jīng)營特色記錄下來，形成企業(yè)檔案；另一方面，要廣泛開展“老字號”企業(yè)檔案文化的宣傳，如通過市、縣、鄉(xiāng)和村檔案館三級管理機制，以櫥窗、板報、網(wǎng)站、電子顯示屏等多種形式在鄉(xiāng)（鎮(zhèn)）、村（社區(qū)）等文化活動場所、集市等人員集中的地方進行相關內容的宣傳，擴大“老字號”企業(yè)檔案工作的影響范圍，通過深入發(fā)掘“老字號”檔案資源，展現(xiàn)很多具有歷史文化內涵的珍貴的“老字號”史料、實物等，使廣大市民了解“老字號”，全面深刻理解“老字號”企業(yè)背后深藏的歷史文化底蘊，營造全社會都重視和保護“老字號”企業(yè)檔案的良好氛圍。同時，加強“老字號”檔案的關注力度，吸引更多的消費者，加深消費者對“老字號”的認同和信賴，有利于增強“老字號”企業(yè)的營銷和市場競爭力。

●健全“老字號”檔案管理體系

“老字號”檔案跟一般檔案相比有其特殊性，它從保存形式上看有兩種，一是文字記載和實物留存；二是口頭流傳的歷史故事、傳說或由繼承者傳授、人們追憶形成的文字。因為很多“老字號”企業(yè)在時代變革時停業(yè)，有的存在時間較短，沒有形成檔案，只能通過口述檔案了解當時的經(jīng)營情況。對于那些留存下來的“老字號”檔案，各“老字號”企業(yè)和檔案館更應加強日常的維護和精心的管理，否則容易造成檔案的破損，那么其價值會受到不同程度的影響。各地應把“老字號”企業(yè)檔案管理納入各市（縣）區(qū)檔案工作目標專項管理，對“老字號”企業(yè)檔案工作建立相應的考核制度，加強對“老字號”企業(yè)檔案的重視和保護。“老字號”企業(yè)應明確一名企業(yè)負責人分管檔案工作，建立檔案管理機構，配備專、兼職檔案人員，形成檔案管理網(wǎng)絡，確保檔案工作順利開展。同時，要將檔案工作納入企業(yè)發(fā)展規(guī)劃和工作計劃，在人員、設備、經(jīng)費等方面給予保證，完善接收征集、整理歸檔、借閱利用、安全保管、鑒定銷毀等，使檔案工作的各環(huán)節(jié)有章可循，并將檔案工作納入企業(yè)管理年度目標責任制考核范圍，定期檢查檔案工作落實情況，把檔案工作落到實處。

●注重積累企業(yè)特色檔案

“老字號”檔案記載許多傳統(tǒng)技藝，不僅是歷史文化的再現(xiàn)，還是現(xiàn)代工業(yè)化難以復制的特色，在“老字號”檔案的整理、收集和現(xiàn)代化管理中，不斷發(fā)掘企業(yè)的歷史文化底蘊，獨特的工藝技術，豐富企業(yè)的價值理念和文化內涵，將會促進企業(yè)不斷發(fā)展，取得良好的社會經(jīng)濟效益。在這方面，要注重企業(yè)特色檔案的積累、維護和挖掘，使其完整化、系統(tǒng)化。如重點收集記錄企業(yè)創(chuàng)始人的相關材料和品牌創(chuàng)立、企業(yè)發(fā)展軌跡、具有民族特色和鮮明地域文化特征的各類技藝人員材料等。必要時還可以通過向社會征集、購買或查閱資料，走訪知情人形成口述檔案等方式，豐富企業(yè)的特色檔案。地方專業(yè)檔案部門則需要制定相應的企業(yè)檔案管理規(guī)范，為企業(yè)經(jīng)營者管理與利用檔案提供指導，甚至可將記錄地方社會變遷、具有地方特色的“老字號”檔案收集進館，豐富館藏資源，并加以公開展示與傳播。

●與時俱進利用大數(shù)據(jù)動態(tài)信息

當一個品牌發(fā)展成熟成為無形資產時，一些經(jīng)營者便會通過積極收集和分析市場、消費者的信息和動態(tài)數(shù)據(jù)來優(yōu)化經(jīng)營戰(zhàn)略。1913年在米蘭創(chuàng)立的意大利奢侈品牌PRADA就利用動態(tài)品牌檔案進行品牌設計、宣傳和營銷調整，當消費者試穿衣服時，衣服上的RFID碼就會被自動識別，每件衣服所在城市、所在旗艦店、被帶進試衣間的停留時間等相關數(shù)據(jù)都會上傳至總部存儲成為該品牌的檔案信息，繼而通過品牌適時數(shù)據(jù)的收集、存儲、分析來進行款式設計和運營調整。通過這種方式，其銷售量提升了30%左右。在大數(shù)據(jù)時代，數(shù)據(jù)成為檔案最具生命力和創(chuàng)造力的部分，“老字號”企業(yè)也要與時俱進，革新競爭方式，將市場與消費者的動態(tài)信息和數(shù)據(jù)列入“老字號”檔案的歸檔范圍，以物聯(lián)網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)等信息技術平臺為基礎，打造“老字號”檔案數(shù)據(jù)庫滿足其更高層次的需求，這樣有助于適時進行企業(yè)的評估與創(chuàng)新，優(yōu)化“老字號”品牌經(jīng)營和提高市場競爭力。

●利用好“老字號”檔案

“老天祥”“寶發(fā)園”“大光明”“大仁堂”……每一個老字號都有一段鮮活的歷史，都是不可復制的無形資產，承載深厚的文化價值。“老字號”檔案也記載著“老字號”上百年的經(jīng)營之道和其獨特的高超的技藝和秘方，具有重要的商業(yè)價值。研究和利用這些檔案，發(fā)揮其文化價值、商業(yè)價值，是實現(xiàn)“老字號”經(jīng)濟效益和發(fā)展的必要條件。在這方面要加強“老字號”檔案的公開，讓歷史學家、考古學家和社會學家等對它進行研究和考證，會使其具有新的價值意義。“老字號”檔案記載的字跡材料、名人故事、古傳秘方、名人筆跡、工藝圖案等內容，走向公開透明，不僅有助于宣傳自身理念與產品特色，彰顯“老字號”共同信奉的“貨真價實、童叟無欺”的誠信理念、“養(yǎng)生濟世”的愛國精神、“天下一絕”的品質意識和創(chuàng)新精神等，也將提高“老字號”品牌的優(yōu)勢和魅力及社會信譽度和信任感，增加公眾體驗“老字號”品牌的參與感、滿意度、忠誠度，塑造“老字號”企業(yè)的新形象。

●注重“老字號”檔案的保密性

“老字號”檔案是秘密性和社會性的綜合體，對于涉及“老字號”企業(yè)生存與發(fā)展的核心技術與工藝及商業(yè)機密材料，更要格外重視其形成和保管，使其得以完整地傳承，為“老字號”企業(yè)的發(fā)展積蓄文化和技術能量 。“老字號”企業(yè)應格外注重涉及商業(yè)秘密檔案的歸檔程序和保管條件的保密性，強化保密措施，劃分保密級別，制定管理人員保密協(xié)定。很多“老字號”品牌的傳承依靠傳承人掌握的工藝、技術、秘方，他們就是活的“老字號”檔案，可以說，“老字號”檔案的形成和管理都涉及個人智慧的參與；另一方面，“老字號”檔案也會因工作人員跳槽、崗位調離和管理人、繼承人更新?lián)Q代而存在一定的風險。因此，“老字號”經(jīng)營者須處理好個人與“老字號”品牌的利益關系，尋找二者合法利益的平衡點，充分尊重和保護個人智力成果，最大限度地降低“老字號”檔案泄密的風險。

總之，“老字號”企業(yè)是商業(yè)和經(jīng)濟發(fā)展的精髓，是悠久而深厚的歷史文化的結晶。“老字號”企業(yè)所傳承的傳統(tǒng)工藝、技術和服務品質，是后人應繼承和發(fā)揚的寶貴財富。記載“老字號”企業(yè)歷史和經(jīng)驗的檔案，是研究“老字號”價值的重要途徑，深入挖掘”老字號”企業(yè)檔案的價值，并進一步加強保護、開發(fā)和利用，也是企業(yè)改革與發(fā)展不可忽視的戰(zhàn)略方針和不可或缺的戰(zhàn)略資源，是實現(xiàn)品牌強國的重要舉措。