對學校檔案管理問題的探討

李麗君

摘要：學校檔案管理工作進行的好壞，是衡量一個學校是否重視自身發展，是否能夠在發展中不斷總結經驗的指標，混亂的檔案管理證明了學校在發展中并不重視經驗的總結，而完善的檔案管理制度和高效的檔案管理工作不僅能夠為學校發展提供借鑒，還能夠使社會對學校有更加充分和明確的認識，因此，解決學校檔案管理工作中的問題是能夠改善學校檔案管理工作，進而促進學校發展的必要途徑。

關鍵詞：檔案管理；問題；探討

一、中職學校檔案管理工作存在的問題及成因

（一）領導重視不夠，思想認識不到位。

檔案管理是學校管理的基礎性工作，是制定決策的依據。很多同志認識不到檔案工作在學校建設中的重要性和必要性，存在“重教學、輕檔案”的思想認識，一部分同志對檔案管理的認識較為膚淺，總認為學校檔案管理沒必要要求得那么嚴格，甚至有人認為檔案工作可有可無。有的學校領導對檔案工作不重視，表現為對檔案工作不理不問，或對加強檔案管理的重要性認識不足。上述對檔案管理不夠重視的思想認識，導致了工作中檔案人員歸檔意識不強、收集檔案證據不足，造成了許多資料丟失或者找不到。

（二）檔案管理人員缺乏，素質較低。

檔案管理的專業人員缺乏、業務水平低下是中等專業學校普遍存在的問題。有的中職學校無專職檔案管理人員，有的是臨時配備的，因此，既有理論知識又有豐富實踐經驗的檔案技術人員實在是鳳毛麟角。另外，一些檔案管理人員不是檔案專業出身或者不經過培訓就上崗，不具備最基本的檔案管理業務素質，業務水平不高，缺乏系統培訓。以上問題的存在，明顯制約了檔案管理的專業性。

（三）檔案資料不夠完整，檔案管理方法陳舊落后。

思想上的不重視，人員素質的低下，導致檔案資料收集不夠完整。科室工作人員的檔案意識淡薄，除個別重要文件歸檔外，很多基礎性文件卻隨意處理。目前，中等職業學校檔案工作的管理方法陳舊落后，文件立卷歸檔后不能夠及時對其進行加工、調整與編目。這樣的管理模式，致使檔案管理人員無暇顧及對某些有價值的檔案資料進行開發利用，而且因管理方式落后，導致在查閱檔案時速度慢、準確率低。同時收集整理很多中等職業學校的檔案管理多是進行基本的材料收集、整理與保管，沒有形成主動對檔案資料進行分析、編研以便有效地提供利用服務的意識，操作上也都是傳統的、低效率的手工方式，極少運用計算機及網絡技術進行管理，工作上也只是“你查我調”，還處于一種被動的、消極的狀態，這些都不能充分發揮檔案的作用及利用價值。中等職業學校檔案不僅是一種歷史資料，更是一種信息資源，因此，如何更為有效地利用這種資源成為中等職業學校工作發展的關鍵。

二、加強中等職業學校檔案管理工作的對策

（一）提高認識，加強領導，強化檔案管理意識，建立和完善科學的檔案管理機制。

提高和增強學校全體員工對檔案工作重要性的認識，是搞好學校檔案工作的先決條件。這就要求我們要認真學習《檔案法》，深入進行檔案法律知識的學習和宣傳，使領導干部和全體師生員工都認識到學校檔案工作的重要意義，樹立和增強全民的檔案意識，堅決杜絕檔案工作“說起來重要、做起來次要、忙起來不要”的實用主義短期行為，樹立“檔案就是資源”的理念，扎扎實實地搞好學校檔案工作，建立起嚴密并切實可行的檔案管理制度，按《檔案法》要求，規范各類檔案的分類、歸檔要求和管理辦法，使檔案工作做到有章可循，有法可依。其次，要加強對檔案工作的領導。主要領導應親自過問檔案工作，解決檔案工作中存在的各種實際問題，促使學校檔案工作跟上當前新形勢下教育教學改革的步伐。再次，要按上級檔案管理部門的要求，建立綜合檔案管理機構，集中統一管理全校的文書、教育教學、設備、基建、會計、學籍、團隊等各種門類和載體的檔案。各職能部門均應確定一名兼職檔案工作人員，負責管理本處室的檔案資料，形成檔案工作齊抓共管的局面，以保證學校的各種資料齊全完整。

（二）加強人員配備，搞好檔案設施建設。

為了不使那些奠基性材料缺失，學校教學檔案要實行統一保存和科學管理。首先要配備一名思想好、責任心強、熟悉學校工作、懂得職教辦學規律、有較好的政治素質和較強的業務能力的同志來負責，健全工作人員崗位責任制、檔案室管理制度、查閱制度、資料保管保密制度，嚴格按規章辦事。其次，硬件建設是提高檔案工作水平的基礎，同時也是保證檔案管理質量的最佳手段。要專門設立檔案室，教學檔案按文書類、教學類、學籍類、聲像類分別設櫥，配備六防設施，確保檔案材料保管安全、利用方便、管理規范。

（三）加強檔案化建設，提高現代化管理水平。

檔案化建設是社會化發展不可缺少的組成部分，也是現代檔案工作的基礎，是檔案工作現代化的必由之路。首先是觀念現代化，即要正確確立中等專業學校檔案是重要的資源這一重要觀念。其次，在具體管理上要與時俱進，正確確立中等專業學校檔案管理的理念，制訂一整套科學嚴密的與現代化管理相適應的管理體系和運行機制。第三，檔案管理中實現技術現代化，即采用計算機、傳真機和檢索終端等現代化辦公設施，處理、傳遞檔案資料，對檔案進行數字化管理，提高檔案的服務質量。

（四）加強檔案整理和研究。

學校檔案工作應堅持“以我為主”的立卷歸檔原則，著重本單位形成的文件材料，上級針對本單位制發的文件材料，本單位公務活動形成的重要會議材料、協議書、勞動工資等方面的材料。文件材料齊全后，要根據不同門類、不同載體按年度、類別分別整理歸檔。建立健全學校檔案，實行檔案管理，有利于對學校的正確評估，有利于對教師和學生的全面考核，有利于查找和使用歷史資料，有利于學校進行科學管理，有利于提高教育教學質量。只要努力把學校檔案建好、管好、用好，就一定能把學校辦好，辦出成績，辦出特色，辦出水平。