試論加強圖書館檔案及文件資料管理的措施分析

李昌發(fā)

【摘要】圖書館檔案和文件資料管理是圖書館日常工作中的一個非常重要的組成部分，關系到圖書館的發(fā)展未來，圖書館要想發(fā)展就必須要加強其檔案管理。本文對加強圖書館檔案及文件資料管理的重要意義，工作內容及管理、利用進行了論述，以期為相關工作者提供參考。

【關鍵詞】圖書館 檔案 文件 資料 管理

一、目前圖書館檔案及文件資料管理存在的問題

1.基礎工作不到位，數(shù)字信息化建設滯后

基礎工作主要指檔案及文件資料的收集、整理和歸檔等。在這些前期準備工作中，存在有分類模糊、收集不完整、存檔期限界定等問題，很大程度上制約了圖書館檔案及文件資料管理工作的數(shù)字信息化建設，難以適應信息交流廣泛的發(fā)展需求。

z.信息資源利用率低

許多圖書館檔案資料仍然是紙質形式，檔案信息資源的有效利用率普遍走低。電子文件歸檔以其設備技術、即時共享、保存條件等方面優(yōu)越性得到檔案管理工作人員的認同。信息化的檔案資源簡潔、高效，關系到圖書館檔案及文件資料管理工作的開展。也預示了圖書館檔案及文件資料管理工作朝向紙質文件與電子文件雙軌制發(fā)展的趨勢。

3.缺乏制度約束

絕大多數(shù)圖書館檔案及文件資料管理工作基本上處于結構松散的狀態(tài)，缺乏主動性，長期得不到應有的重視與人力財力的投入，檔案歸檔、編碼、整理、信息利用、安全保護等都沒有統(tǒng)一明確的規(guī)范。甚至出現(xiàn)檔案資料殘缺不全、丟失的情況，造成無法挽回的損失。

4.服務層次不明晰

傳統(tǒng)的圖書館檔案管理服務一般是工作人員進行信息查閱，停留在原始人工的層面。面對圖書館檔案及文件資料管理工作的雙軌制發(fā)展趨勢，現(xiàn)代信息技術介人檔案管理服務工作能夠切實提高管理水平，規(guī)范化圖書館檔案管理，建立起檔案信息資源使用者之間的溝通平臺，才能有望明晰與提升圖書館檔案及文件資料管理的服務層次。

5.管理模式老化

單一化的管理模式，使得圖書館檔案管理建設滯后于服務工作，依靠人工方式難以實現(xiàn)資源的有效整合，無法實現(xiàn)檔案及文件資料管理的“二次建檔”。

6.管理人員的業(yè)務水平不高

部分檔案管理人員甚至主管領導對圖書館檔案及文件資料管理的專業(yè)知識了解不深，自身職業(yè)素養(yǎng)不夠，漠視檔案管理工作，檔案編碼分類雜亂無章，有些領導對負責檔案管理的部門隨意安置，乃至有無人看管檔案的情況出現(xiàn)。

7.安全意識薄弱

圖書館檔案及文件資料的保護工作，也是不容忽視的重要環(huán)節(jié)。一些檔案及文件資料涉及到國家文化安全、專業(yè)領域絕密信息，具體管理工作人員缺乏對檔案信息的安全保護意識，導致相關信息流播，造成不良影響。

二、加強圖書館檔案及文件資料管理的措施

1.提高對圖書館檔案及文件資料管理工作的重視力度

要加強圖書館檔案及文件資料管理工作，首先就要從思想上認識并重視檔案及文件資料管理的重要意義。如何才能讓檔案管理工作者加強圖書館檔案管理意識？首先，要從思想上認識到檔案管理工作對于整個圖書館事業(yè)發(fā)展的重要意義。在具體工作中，圖書館可組織某些小活動，其主題方向主要圍繞檔案及文件資料管理的意義開展。只有加強教育、宣傳，才能進一步凸顯檔案管理的重要性，讓管理者在工作中“小心謹慎”。其次，領導要重視圖書館檔案及文件資料管理。領導的重視程度對于檔案及文件管理工作具有重要的影響。因此，在工作中，領導應加大對檔案及文件資料管理工作的重視程度。首先在宣傳方面加大對檔案管理部門工作，從而調動起檔案管理部門的工作積極性；其次增加投入。領導應結合圖書館檔案管理實際情況，相應的設置專門機構、人員，或者根據(jù)實際情況相應的建設信息化檔案管理體系等。

2.健全圖書館檔案及文件資料管理人員的崗位責任制

安排有事業(yè)心強、熟悉檔案資料管理業(yè)務及有一定工作經(jīng)驗的人員來做此項工作。隨著管理者檔案及文件資料管理意識的增強，全館人員都會進一步重視檔案及文件資料管理工作，關注檔案及文件資料的收集和利用，檔案作用亦因此而得以發(fā)揮。反之，檔案及文件資料管理意識薄弱，不了解檔案及文件資料的用處，即使有檔案及文件資料也不知道使用，勢必影響檔案及文件資料作用的發(fā)揮。

3.做好圖書館檔案和文件資料的開發(fā)和利用

在對圖書館檔案資料進行管理的工作中，必須對其進行有效的利用，充分發(fā)揮其作用，主要采取以下幾點有效的措施：（1）加強圖書館領導的決策工作，并且加強協(xié)調和配合。一旦需要對檔案資料進行利用，必須保證檔案資料提供的及時性、完整性和準確性，保證工作開展能夠得到有效的參考和依據(jù)，保證圖書館活動的順利開展。這樣不僅可以不斷完善以及豐富檔案資料的完整性，還能夠根據(jù)檔案資料的需求，保證資源的充分性，以此對圖書館的正常運行工作進行有效的展開，并且對圖書館的日常工作效率進行促進和提高。（2）對圖書館的各種活動以及任務進行積極地配合，對需要的檔案資料進行及時并且積極地提供，保證檔案資料檢索以及傳輸工作的快捷，積極有效推動圖書館正常工作的展開。（3）保證圖書館檔案資料的完整性，能夠為圖書館的創(chuàng)優(yōu)工作提供有效的參考。

4.有條理地分類和歸檔文檔資料

要按文檔資料發(fā)放單位的層次、按圖書館各項工作的任務和性質分類、編號、立卷、歸檔。如：中央、省、市的文件層次不同，要分開。有關圖書館工作、群體管理工作、業(yè)務研究工作、職稱評定的文件及評估材料都要有條理地分類、歸檔。

結束語：隨著科學的發(fā)展及進程，圖書館文件及檔案資料的管理顯得越來越重要和突出，在圖書館日常運行工作中，我們應當從思想上了解并重視，檔案及文件資料管理工作對整個圖書館事業(yè)發(fā)展的重要意義；我們應按照國家檔案法的規(guī)定和要求，把更多的新內容充實歸檔，確保檔案質量和齊全；在具體工作中，我們應當建設完備的檔案管理制度，分門別類、細致謹慎的整理、收集檔案文件資料。而建設信息化的檔案管理體系，不僅能提高工作效率，還能保障檔案資料的完整性，對圖書館事業(yè)發(fā)展具有重要意義。

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