事業單位檔案管理工作優化途徑探究

吳金娥 陶勇

在事業單位管理工作中，檔案管理是不可或缺的關鍵構成部分，其對于事業單位的可持續發展具有重大作用。本文分析了當前事業單位檔案管理工作中存在的不足，進而對此優化途徑做出了深入探究。

針對事業單位管理工作的具體實施來講，檔案管理對其順利開展至關重要。因此，有關人員一定要對此項工作作出高度重視，真正認知到信息化時代進一步優化檔案管理工作的實際意義，進而根據不同角度人手，讓事業單位檔案管理工作的全面優化得以實現，以至使之最終效果可以得到大幅提升。

1 當前事業單位檔案管理工作中存在的不足

1.1 工作人員專業素質偏低

對于事業單位檔案管理工作人員來講，其專業素質普遍不高，而這也正是影響事業單位發展的關鍵因素之一。較多檔案管理人員一般都不是檔案專業出身，對于相關的理論知識并沒有一個全面認知，而且，一些檔案管理人員僅是兼職實施檔案管理，其實還在從事其他職位的工作，檔案館中并未安排專業人員實行管理，進而致使檔案管理容易出現混亂現象。此外，大多數檔案管理人員實際上并不具備計算機信息技術，目前仍在沿用傳統的紙質存檔形式，這不但容易產生人為錯誤，甚至還會致使檔案丟失。現階段，事業單位還未建立較為系統的檔案管理機制，工作人員對于檔案管理并沒有引起足夠重視，在具體工作中經常都是敷衍了事，以至在工作發生問題時無法在第一時間將此有效解決。

1.2 對于檔案管理工作的重視度不足

在事業單位工作的開展過程中，工作人員之所以缺乏認真的態度，實際上就是因為對于檔案管理工作沒有引起足夠重視。大多數工作人員認為檔案管理工作對于單位的發展并沒有直接聯系，并且還會認為此項工作根本不重要，在開展檔案管理工作的過程中并未對此進行有效控制，進而致使無人整理與歸納單位的相關檔案，當單位想要調用有關資料時，無法快速且準確的找出所需資料，而且還有可能發生資料缺失的現象。如若沒有將相應的檔案管理工作做好，那么必將會耽誤或者不能完成有關工作，從而讓事業單位的整體工作質量呈現出下降趨勢，以至對其長期穩定的發展造成較大影響。

1.3 檔案管理的現代化設施較為滯后

在現今時代的快速發展中，事業單位檔案管理工作應當改變始終停滯于傳統管理形式的這種發展現狀，并逐漸運用現代化的管理設施管理檔案，這樣才可以讓檔案管理工作變得相對更為規范。不過根據當前的實際情況來看，我國事業單位還未對檔案實施科學管理，基本上只有極其少數的單位可以運用網絡數據庫等比較先進的設施提升管理效率，而更多單位卻依舊在運用效率較低的傳統管理形式，進而使事業單位的發展受到了一定阻礙。

2 事業單位檔案管理工作的優化途徑

2.1 提升檔案管理人員的業務素質

第一，提升專業素質。針對檔案管理人員來講，其必須具有責任心，只有認真的心態才是確保工作順利開展的基本要求。同時，檔案管理人員還應當具有一定的專業素質，只有深入了解檔案管理學等一系列相關的專業理論知識，才可以更加熟練的開展檔案管理工作。第二，提升知識素質。檔案管理工作人員應當全面掌握管理檔案的基礎與專業知識。例如，檔案管理人員必須掌握圖書館學與管理學，這樣才能更好的整理與歸納檔案。因此，為了讓檔案管理人員的業務素質得到有效提升，事業單位則應當定期對其開展相關培訓，而且需構建較為完善的檔案管理機制。在當今社會的快速發展中，管理人員必須不斷將自身的業務素質加以提升，才可以在激烈的競爭中占據更大優勢，從而促使自身更加順利的完成相應的檔案管理工作。

2.2 提升事業單位對檔案管理的重視度

在事業單位中，普遍存在對檔案管理缺乏重視度的情況，而很對于檔案管理工作的進一步創新和改革也產生了很大影響，因此，必須采用科學且有效的方式讓事業單位對檔案管理予以高度重視。相關部門應當完善和檔案管理有關的各項法律法規，并將嚴格的檔案管理標準與相應的工作流程加以制定。針對事業單位的領導人員來講，其應當提升自己對檔案管理工作的認知，只要領導階層對檔案管理工作予以高度重視，那么整體的檔案管理水平便可以得到大幅提升，進而使事業單位形成從上到下的管理創新。此外，事業單位還應當根據有關部門指定的法律標準，并與自身單位的實質情況進行有機結合，制定出較為合理的檔案管理工作體系，在原本已有的法規基礎上將此細化，進而對與本單位發展相適應的創新管理形式做出深入探究。

2.3 及時更新檔案管理設施

檔案管理設施主要分為硬件與軟件設施兩類，其將會在很大程度上影響到檔案管理工作的進度，好的設施可以節省大量時間、精力以及工作成本，以此使工作進度得到有效提升。檔案管理的設施應當包含：檔案柜、電腦與復印機等，這些均是對檔案進行收集與記錄的必備硬件設施。另外，在檔案管理的辦公室還應當配置滅火器與保險箱等各種確保檔案材料與管理人員人身安全的軟件設施。在信息化時代背景下，檔案管理一定要和時代發展相適應，把以往的紙筆記錄的方式轉變成為自動化管理檔案，積極引入較為先進的管理系統，以此通過數字化平臺在一定程度上減少管理工作人員的負擔，這樣才可以促使其在同一時間內有效完成更多工作，從而讓檔案管理工作的實際效率得到更大提升。

通過事業單位有關部門人員的不斷努力，當前檔案管理工作已經出現了很大改變，較多區域的檔案管理獲得了有效改善，并且有關工作人員自身的工作態度與工作積極性方面也有顯著提升。針對檔案管理工作來講，其是事業單位平日管理中的關鍵構成部分，而且其他各項工作也和檔案收集整理具有密切聯系，因此，采取科學且合理的方式進一步優化檔案管理工作，必將能夠在一定程度上推進其他工作的順利實行，以至使事業單位的長期穩定發展得以真正實現。