醫院基建檔案的現代化管理

唐志華

基建檔案現代化管理是醫院管理工作中的一項重要內容，基建檔案記錄了醫院工程項目過程中最原始的數據，對醫院的規劃發展和運營維護起到了關鍵的作用。本文分析了目前存在的一些問題，并提出了基建檔案現代化管理的相關策略。

隨著近年來醫院項目建設的大力發展，醫院基建檔案數量呈現爆發式增長，對醫院基建檔案的管理提出了新的挑戰。同時隨著現代化計算機網絡技術和大數據分析在醫院工程建設中的廣泛應用，給醫院基建檔案管理也帶來了前所未有的發展機遇。

一、醫院基建檔案管理存在的問題

（一）管理制度不夠完善，專業化不夠

醫院基建檔案管理具有一定的專業性，對于不同材料的分類歸檔需要一定的專業知識和培訓基礎，然而目前檔案管理專業化人才還比較稀缺，人員歸檔意識還不夠，缺乏有效的科學管理。同時基建檔案的管理制度也不夠完善，很多環節存在著歸檔漏洞和模棱兩可的解釋，技術性文件資料上的署名、圖紙、印章比較模糊，施工資料的缺失，這些都給醫院基建檔案的收集和整理帶來了一定的困難。

（二 ）崗位流動性人，系統性不好

醫院基建檔案管理崗位上的人員流動性較大，經常會出現由于人員崗位調動以及人員銜接不上，導致檔案材料流動混亂甚至出現丟失的情況，同時人員頻繁變動也使得檔案管理的責任變得模糊清楚。由于目前的基建檔案整理工作很大程度上是靠著新老員工之間的傳幫帶，因此人員的頻繁變動使得檔案資料得收集整理工作變得困難，不利于基建檔案的系統化建設。

（三）項目跨度周期長，牽涉面廣

一個基建工程從設計方案、立項招投標到最后的竣工驗收，往往需要長達數年的時間，跨度周期的變長，一方面使得各種材料數據呈爆炸式增長，另一方面材料的復雜程度也急劇增加。這兩個因素使得基建檔案管理部門在材料收集、分類整理、長時間存儲等方面遇到了較大的挑戰。基建工程的建設檔案包含了設計方案、招投標書、有關部門報批材料、施工合同、水電工程資料等，基建工程的完成通常需要醫院、施工方、政府管理部門等多方面的相互配合，這之間的相關合同和申報材料都使得醫院基建檔案的管理工作變得更加復雜。

（四）信息化程度不夠

目前，醫院基建檔案的收集和整理工作絕大多數還是依賴于人工，傳統的紙質版檔案數量較多，電子化程度還不夠高。當前的計算機使用多是用于檔案工作內部的編目和檢索環節等輔助管理，輔助檔案工作人員對檔案實體進行編目和檢索，而缺乏對具體檔案信息部分的快速整理。隨著現代化計算機的廣泛應用，不少醫院都開始使用計算機檔案管理系統軟件，但是由于軟件開發的技術限制，功能普遍比較單一，標準化程度較低，共享性較差。由于至今基建檔案管理沒有相應的行業和國家統一標準，各醫院的檔案管理的計算機和網絡化發展存在著較大的盲目性和差異性，難以形成較大范圍內的統一管理。

二、醫院基建檔案現代化管理的策略

隨著醫院項目建設中計算機的普及應用，信息化工作的深入開展，產生了大量的電子信息文檔，對傳統的紙質基建檔案管理產生了巨大的沖擊。因此需要在原有的理念、規則、方法的基礎上進行有效創新，使之適應現代醫院檔案管理工作的需要，在此基礎上提出了醫院基建檔案現代化創新管理策略。

（一）創新基建檔案管理模式

隨著科技手段的快速發展以及計算機信息網絡的廣泛應用，醫院基建檔案管理也要隨之進行創新，充分利用硬件設備和網絡技術，進一步完善優化醫院基建檔案信息網絡化系統，已成為醫院基建檔案管理工作適應新形勢、新時代、加快發展的關鍵因素。因此，為了更好地完成基建檔案管理的創新發展工作，檔案管理部門要依托計算機信息與網絡技術，堅持將計算機信息管理與傳統檔案管理知識相結合，相互取長補短。同時在遵循相關檔案管理標準的前提下，摸索出一套具備能夠滿足新時期的需求，提供靈活的檢索方式，快速全面的檔案數據查詢的基建檔案管理模式，實現醫院基建檔案管理由傳統向信息化、數字化的轉變，從而不斷提高醫院基建檔案現代化管理水平。近年來，醫院通過計算機網絡實現醫院各部門之間的信息資源共享，特別是檢測監管、運營維護和決策管理部門之間的信息共享，提高了基建檔案信息的準確性與實時性，降低了醫院管理成本，提高了工作效率，同時也提高了醫院基建檔案管理的整體水平。

（二）創新基建檔案管理機制

建立合理、高效的基建檔案管理機制是實現基建檔案現代化管理的根本保障。醫院結合本院的實際情況，對基建檔案信息化處理相關的流程作出明確的規定，對歸檔材料范圍、分類方法、出庫入庫查詢等作出詳細的規定，以保證基建檔案的安全性和連續性。由于管理體制和運行機制的不同，不同醫院通常隸屬不同的行政主管部門，這種分散領導的管理體制，使大多數醫院的基建檔案處于封閉式的檔案管理模式，造成了自成系統、各自為政的現狀，這種重復性建設直接導致了大量人力、物力的浪費，影響了基建檔案的標準化建設。因此，建立信息化平臺是解決當前問題的必要手段。利用計算機網絡信息化平臺，在各醫院和相關政府部門間建立資源共享的信息交流平臺，對醫院基建檔案管理的發展進行統一規劃，統一醫院基建檔案管理系統應用軟件標準，有利于整合不同醫院間的基建檔案資源，形成區域范圍內的基建檔案信息交流共享機制。

（三）創新基建檔案管理人才培養

基建檔案管理模式和機制的創新都離不開檔案管理人才的培養，合理的人才培養、科學的人才配備和機構的合理設置是推動醫院基建檔案管理現代化建設的關鍵因素。在過去相當長一段時間內醫院基建檔案工作不被重視，專業培訓較少，隊伍整體專業水平偏低，再加上上崗人員流動性大，人員結構配備不合理，限制了醫院基建檔案事業的發展。目前，越來越多的醫院開始重視基建檔案管理人才的培養，加大了上崗人員的專業培訓力度，設立了相應的考核機制，提高了檔案管理人員的專業素質，極大地推動了醫院基建檔案管理事業的發展。

醫院基建檔案現代化管理通過創新管理模式和管理機制，引進和培養檔案管理人才，利用網絡信息化平臺和大數據分析方法，充分發揮檔案管理人員的主觀能動性，對醫院基建檔案管理模式和機制進行有效的創新和改進，使基建檔案管理實現區域范圍內的標準化、信息化、系統化，快速、準確地提供檔案信息，充分發揮基建檔案的數據支撐和指導作用，為醫院的規劃建設和運營維護提供有效保障。因此，加快醫院基建檔案管理現代化建設具有重要的現實意義。