財務共享模式下的會計檔案管理工作研究

杜勤

在現代化的企業建設中，會計檔案管理是其中的重要組成部分，財務管理模式在這項工作中有著突出的應用。這一模式的運用，與傳統會計檔案管理有著本質的差別，可以說讓會計檔案管理工作變得更加優越與高效。本文以此為出發點，對財務共享模式在會計檔案管理工作中的應用展開論述，希望可以進一步強化該模式的應用效果，為今后企業會計工作的完善帶來一定幫助。

一個企業的實際發展狀況其實可以通過會計檔案管理真實的再現出來。因此，作為重要資料的會計檔案應該得到更加妥善的保管。近幾年的會計發展中，在現代化科學技術趨勢的影響下，企業的會計檔案管理已經摒棄了原有的紙質檔案保管方式，轉而使用更加完善的財務共享模式。這一共享模式的應用，為企業的會計工作節省了不少資源，在今后的發展中值得鼓勵與推廣。

1 財務共享模式對會計檔案管理的影響

在企業財務工作中，會計檔案管理是其中的重要組成部分之一。我國相關法規也對此作出了嚴格的規定，目的就是為了保證檔案管理的嚴謹性與真實性。因為會計檔案的作用是再現財務真實狀況的主要憑證，依據就是會計賬簿和相關的財務資料。企業在進行會計檔案管理的過程中，需要由專人進行操作，包括立卷、歸檔、保存等工作，這樣在今后的查閱中才能更加便捷。在這一過程中，要做好檔案的保護工作，否則一旦失竊，就會為企業造成嚴重的經濟損失。如果有些檔案已經沒有用處，那么就要及時銷毀，避免造成混亂。過去的檔案大多是紙張，管理起來有一定的困難，因此才會出現各種各樣的問題。而現如今的科學技術如此發達，為企業會計檔案帶來了新的管理模式，采用計算機與網絡技術，最終讓會計檔案實現了財務共享化的發展模式。

2 電子化會計檔案管理的應用

首先，財務共享模式依托的是一個共享平臺。在這個平臺中，費用管理、資金管理、影像管理、會計核算管理等都得到相應的整合，尤其是在規模較大的企業中，采用這一平臺進行會計檔案管理，可以更高效的接收到子公司上傳的數據。工作人員也可以隨時隨地在數據庫中查找需要的數據，并且進行分析與處理，為企業工作帶來全方位的信息支持。在電子會計檔案中，主要可以分為兩種類型，一種是數據類的檔案，一種是程序類的檔案。前者主要包含會計憑證、報表、銀行回執等資料。通過該系統對信息的采集與整理，上述這些數據就會根據自身屬性形成相應的文件，最終建立起完整的檔案信息數據庫，為企業財務后期工作提供重要的支持。

對電子檔案進行分析處理，需要以大數據、云計算等相關技術手段為支持，讓檔案信息能夠實現一體化發展，最終達到資源共享的目標。在具體的分析處理工作中，企業通過電子會計文件之間的關聯性結合在一起，令會計檔案的價值得到最大化的發揮。財務共享模式令會計檔案管理的這一過程發生了根本性的變化，在數據分析技術的幫助下，將數據之間更深層次的關聯性挖掘出來，將其匯總在一個數據庫中，以便用于存儲、查詢、分類等，也為后續的會計處理提供幫助。同時，與傳統會計檔案檢索不同的是，財務共享模式下的檔案檢索更加的簡單，由原有的數值統計運算轉化為人工智能的運算，即使是在大量檢索數據的前提下，也不會影響檢索速度以及檢索效果。

3 財務共事模式下完善會計檔案管理的舉措

標準化與數字化是財務共享模式下會計檔案管理的主要特征。為了能夠實現統一化管理，就需要進一步完善檔案的處理平臺，在這一平臺上，主要是通過網絡化的管理方式實現的，最終形成電子檔案管理系統。那么，如何完善會計檔案管理呢？筆者主要提出以下三點。

3.1 建立完善的會計檔案管理系統

我國各個企業的規模不同，對會計檔案管理的標準也有一定差距，再加上我國對會計檔案管理有著嚴格的要求，因此，深入推進數字化會計檔案管理是大勢所趨，也勢在必行。具體來說，一是要確保檔案的歸檔工作，及時進行備份，這樣一旦出現檔案丟失的情況，也能在第一時間補救。二是在使用會計檔案時，需要通過嚴格的手續制度，這也是確保檔案安全性的重要舉措。除此之外，會計檔案的風險控制也十分必要，真實性與安全性是會計檔案的兩大屬性，企業應該在會計檔案管理中，建立起專門的監督部門，以防止有渾水摸魚的現象發生。

3.2 加強會計檔案工作者的職業技能

作為具體的執行者，會計檔案管理者肩負重任。因此，會計檔案管理應該形成責任制，專人負責保管檔案，出現問題追究其責任，并且承擔相應的損失，以便讓相關人員在工作中樹立起警示意識。會計檔案管理者應該從自身的專業素養出發，不斷培養自身的專業技能，具備高度的責任意識，能夠認識到自己的工作直接影響到檔案管理的質量，始終將工作的重要性牢記于心。重要的是，要始終銘記檔案管理的保密原則，這樣才能將會計檔案管理工作做好。此外，企業也需要定期對管理者進行培訓，不斷提升自身的專業性，學習現代化的管理手段，以便能夠更好的在財務共享模式下開展會計檔案管理工作。

3.3 形成科學的會計檔案分類

科學的對會計檔案進行分類，可以為檔案管理工作帶來事半功倍的作用。這是進行會計檔案收集、分析以及后續利用的基本前提。在具體的工作中，妥善的對檔案進行分類，檔案的利用率得到明顯提高，工作效率也有了顯著的改善。分類時，應該從會計檔案自身的特點出發，遵循相應的規律，保持各個檔案之間緊密的關聯性，以便最終形成完整的會計檔案管理體系。

綜上所述，隨著現代化的建設，財務共享模式在企業檔案管理中的應用將會變得越來越廣泛，對企業的發展帶來深遠的影響。財務管理工作者要熟練掌握這一模式的相關行業標準，盡快適應新環境帶來的變化，這樣才能保證企業會計檔案管理工作更上一層樓，促進檔案管理效率的提升，企業的真正價值才能得到最大化的展現。