環境檔案管理實現電子化信息化的必要性

張洪波

在傳統的環境檔案管理工作當中，需要進行收集、整理、存儲的大多為紙質檔案，這些文件當中存儲的信息極具重要性，環境檔案管理正是繼此而生。將這些重要的信息內容電子化信息化，能夠提供管理工作的便捷性，讓紙質文檔當中的信息能夠及時進行備份，確保信息的安全性，具有多樣化的應用優勢，是環境檔案管理當前乃至未來的必由之路。

環境檔案當中的文書和業務記錄的收集、整理、保存是管理工作的基礎性內容，為了確保信息的安全有效性，緊跟時代發展的整體局勢，實現電子化及信息化是重要的也是必要的。對于檔案管理領域而言，信息化建設工作已經初見眉目，技術的合理運用及現存問題的及時處理，為未來發展奠定了基礎、開辟了道路。下文將比對傳統城市環境檔案管理工作及電子化信息化檔案管理工作之間的異同之處，對實現環境檔案管理電子化信息化的必要性進行重點分析論述。

1 傳統環境檔案管理工作

環境保護工作經歷了很多發展階段，在此過程中有很多的經驗和重點內容需要謹記，這些重要信息均存儲在環境檔案當中。環境保護工作當前的規劃以及未來的發展目標都需要參考這些環境治理工作當中的原始數據，根據這些資料當中顯示的信息進行具體的判斷。理清傳統環境檔案管理工作當中的問題，能夠對電子化信息化建設工作提供助益。

1.1 傳統的環境檔案管理方法

傳統的環境檔案基本上以紙質存檔為主，存儲在檔案室當中，其管理是一項較為復雜、具有系統性的綜合性工作，需要檔案管理人員付出較多的心血和時間，予以其充分的重視及保護。檔案管理工作需要將于環境相關的信息內容進行收集和分類，這些原始資料很多都是不可再生的，沒有備份的信息內容。根據我國給出的環保局檔案管理法當中的分類方式，紙質檔案主要分為財務檔案、文書檔案、音像檔案、照片檔案、實物檔案和環保科技業務檔案六種類別，其中環保科技檔案又分為環境管理、環境監測、環境污染和防治、環境監理、環境科學研究、環境工程與基本建設、儀器設備和環境標準、計量這幾種。可以說環境檔案管理工作當中涉及到的信息內容較多，在收集、分類和存儲當中需要消耗大量的時間和精力，當需要查找和使用檔案當中的信息時，同樣需要耗費一定的人力和物力，且保管期較長的檔案或經常需要翻閱的檔案經常會出現破損，需要進行后期的修復，環境檔案管理的安全性和有效性實際上沒有十足的保障。

1.2 傳統紙質檔案保存問題

傳統的環境檔案當中關注和記錄的主要內容主要為城市方面，根據分類大體上包括了紙質檔案當中涉及到的所有類別。這些多種多樣的紙質檔案在進行存儲的時候需要進行分類存放，需要占據一定的空間，且保管期較長的永久性文件等具有特殊性的檔案需要進行存儲環境方面的考量，管理實踐實際上較為復雜。一些手寫文件、紙張質量較為脆弱的文件，在經過長時間的存儲之后，往往會出現信息模糊、信息遺失等類型的問題，對于環境保護等相關工作而言不為是一種損失。

1.3 電子化信息化管理的重要性被忽視

檔案電子化信息化是當前檔案管理工作的主要發展方向，對于檔案管理工作人員而言，與此相關的技術手段和能力水平是必須掌握的內容。但是，想要將全國范圍內的環境檔案電子化信息化實際上是一項巨大的工程，很多工作人員在傳統的檔案管理模式當中已經形成了思維定式，需要進行學習的內容還有很多。而且，就當前環境檔案管理的現狀而言，電子化信息化管理還沒有得到充分的認識，很多工作人員以及組織部門不具備相應的軟硬件基礎，想要實現徹底的電子化與信息化還需進一步的努力。

2 環境檔案管理電子化信息化的必要性

環境檔案當中涉及到的信息內容對于環境保護類工作理論與實踐的發展而言都極具重要性，檔案當中的信息存儲量隨著時間的推進和工作的進展正在與日俱增，檔案管理的電子化與信息化是一項任務重、復雜性高的重大工程。應正確認識到檔案管理電子化信息化的管理便捷性，積極進行學習與探索，把握實現環境檔案管理電子化信息化的重要性及必要性。

2.1 電子化信息化檔案的特點及優勢

電子化信息化的檔案是指將原始的紙質檔案等實體性檔案進行電子化的整理和存儲，將其通過先進的設備及相關的技術手段進行電子化，將其存儲在虛擬的存儲空間當中，如果需要可以進行文件的輸出、備份和共享，通常采用網絡和計算機為載體進行電子檔案的存儲。這種類型的檔案相對而言不易出現破損或遺失，方便存儲和查找，能夠簡化環境檔案管理工作的內容，利用技術手段的優勢，減少傳統檔案管理當中的復雜性、不可控性以及困難性。

2.2 歸檔電子文件的方式

當前主要使用的環境檔案歸檔電子文件的方式，主要是信息復制、掃描等工具對現有的紙質檔案進行轉化，可以將文件以電子檔的形式存儲在計算機、磁盤等類型的存儲器當中，也可以將文件存儲在數據庫等類型的虛擬網絡平臺當中，這些方式都使傳統的環境檔案保護管理工作的方式及內容出現了變化。在實際操作過程當中，簡化了傳統的工作內容，增加了網絡安全維護、數據庫搭建與完善等方面的內容，屬于環境檔案管理工作所面臨的機遇與挑戰。

2.3 保證信息安全、長久儲存

電子化與信息化是當前檔案的主要存儲形式，這種存儲方式為文件整理、保護、共享等方面的工作提供了便利。環境檔案都帶有印章和簽署標志，在進行文件的歸檔時應盡量以原版的標志等記錄方式為準，對原有的紙質文件信息進行收集并永久性的存儲在虛擬空間當中。

傳統的環境檔案管理當中的困難性和復雜性在很多領域的檔案管理工作當中均存在，電子化信息化是處理檔案管理問題的重要手段和途徑，是目前人類掌握的技術手段當中對于檔案管理工作最有幫助性的內容。對于環境檔案管理工作者而言，應當正視電子化與信息化進程的重要性和必要性，努力進行提升，逐漸發掘檔案管理工作的活力及有效性，提高檔案管理工作的效率、效果。