做好凱邁物業公司的檔案管理

趙亮

一、凱邁物業公司檔案管理現狀及存在問題分析

1、檔案管理意思薄弱。不重視檔案管理工作，也不熟悉檔案工作的內涵。沒有意識到檔案資料是物業公司各種信息原始記錄，是凱邁物業公司在經濟交往、為業主服務過程中的原始憑證。沒認識不到檔案作為原始憑證在復雜的經濟服務活動中所起的特殊作用，缺乏利用檔案促進企業健康發展的概念。

2 檔案基礎工作薄弱。凱邁物業公司沒有專門的檔案機構，沒有明確的分管領導，缺乏專人管理。再加上檔案基礎建設及管理方面投入微乎甚少，使建檔工作未能與公司發展同步。檔案管理計劃和規章制度過于寬泛，企業各種原始資料未進行統一管理，致使檔案材料分散在各下屬部門，文件材料收集不齊全.保存不完整，一些公司原始檔案材料流失嚴重。缺乏專門的檔案庫房，檔案設施設備幾乎沒有，檔案資料大都與辦公用品等存放在一起。不利于檔案的安全保管和壽命延長。對已收集的檔案也不能按要求進行分類整理。

3 檔案人員為兼職。由于公司人員流動性大，檔案管理人員不斷更換，檔案工作人員大部分為兼職，加之沒有接受過檔案及有關法律法規專業的學習培訓，缺乏檔案管理的專業學習。根據走訪，很多物業管理企業基本沒有設專職檔案管理人員。由于檔案管理人員隊伍不夠穩定和業務素質不高，常常不能按照規范進行檔案的收集和整理，普遍存在有擋不歸，歸而不全的現象，使大部分重要的檔案處于分散管理，甚至無人管理的狀態，認為地造成了檔案資源的匱乏和遺失。

二、如何做好凱邁物業公司檔案管理的思考

1、加強領導，提高認識。加強領導，提高認識，是做好凱邁物業公司檔案工作的關鍵。（1）加大檔案法律法規的宣傳學習力度，提高各級領導法治意識和依法治檔的自覺性。（2）加強對檔案工作的領導。要將公司檔案工作納入公司發展規劃，列入領導議事日程，納入公司管理程序，加大經費投入，確保滿足管理工作需要的人力、物力、資源的配備。（3）結合本單位實際對員工進行教育，引導員工正確認識公司檔案的重要作用，加強員工對文件材料及時進行歸檔重要性的認識，養成對文件材料及時進行歸檔的自覺性，增強員工的檔案意識。凱邁物業公司應設有專人負責監督檔案工作的正常開展和實施，確保檔案工作順利開展。

2、建立健全檔案管理規套制度，搭建檔案管理規范化平臺。按照《中華人民共和國檔案法》、《河南省物業管理條例》等法律法規的規定，制定適用于本公司的檔案管理辦法，明確各部門人員對文件材料管理歸檔工作的責任，建立健全檔案管理制度，從組織領導、職責分工、整理要求、獎勵處罰等方面作出明確規定，對文件材料形成，收集、歸檔范圍、分類、整理、立卷歸檔等提出具體要求，使檔案管理工作有童可循，用規范的檔案管理行為來推動各單位檔案規范化管理。從而有效的控制檔案的形成、整理、歸檔的質量。

3、提高員工素質，提升檔案管理水平。檔案管理的關鍵在于人。檔案工作既是一項業務性工作，又是一項管理服務性的工作。這就要求檔案工作的專職人員，既要有扎實地業務功底，又要有較強的管理能力和服務意識。所以，要提供條件讓檔案管理人員定期參加檔案管理專業培訓以及企業內部各種技術培訓和講座，不斷提高檔案管理人員的業務技術，拓寬檔案管理人員的工作思路和知識面，使其成為知曉公司歷史、現狀，熟悉公司各項服務流程，掌握檔案管理專業知識的技能的復合型人才。

凱邁物業公司檔案管理工作任重道遠。做好檔案管理工作，就是在提供物業的保值增值服務，為企業的發展打下堅實的基礎。