論如何實現國有企業檔案管理工作現代化

藺一梅

論如何實現國有企業檔案管理工作現代化

藺一梅

在市場經濟飛速發展的過程中，國有企業的檔案是企業發展的推動力，在企業中有著至關重要的作用。隨著社會信息化技術化的發展，國有企業的檔案管理工作也被推上了新的高度，在檔案管理工作中應引入先進的科學信息技術，使現代企業對檔案管理的水平得以提升，還應對管理人員進行專業培訓，使其素質得到提高。并且積極向市場經濟體系中的檔案管理新構架進行探索，做到與時俱進。這樣才能實現國有企業檔案管理工作的現代化，跟上企業檔案管理發展的總趨勢。

國有企業檔案管理 現代化 管理途徑

一、前言

國有企業檔案的意思是指在各活動中累積的所有檔案的總和，其中科學技術檔案是主體。做好企業檔案的管理工作能夠在很大程度上使企業管理得到優化，從而提高企業的經濟效益。在傳統的國有企業檔案管理模式中，主要內容即保存原始信息，以此來實現信息在必要時刻的憑證作用和考察作用。在自動管理技術和信息化技術發展的今天，企業已經開始通過資源管理的模式對所需信息進行控制，使企業的檔案管理工作更好的服務于企業的經濟效益。如何實現國有企業檔案管理工作現代化？成為企業發展過程中面臨的重要問題。

二、檔案管理概述及意義

檔案管理是國家的檔案事業的核心組成部分，包括檔案的收集管理、價值鑒定、統計利用等。各項工作相對來講穩定存在但不固定，有一定的緩沖空間。也可以分為基礎工作與利用工作。還有一種劃分的方法是多層次劃分。其中第一個曾次是檔案管理和檔案蘊含信息的開發，在這兩個子系統之下又有很多小的系統。例如，檔案管理中包括收集信息、分類整理、保管檔案、統計信息等工作。而在信息開發方面又有兩部分，分別是信息的加工和信息的輸出。在整個檔案的管理工作中都存在反饋機制，隨著檔案管理向著現代化的方向發展，檔案管理工作的結構有一些細微的改變。檔案管理的目的就是挖掘檔案信息來服務于社會實踐和企業效益。在檔案管理的工作中各個環節都要有一定的程序，使之組成一個統一的有機體，在實現檔案管理功能上發揮各自的作用。企業檔案是企業的信息資源，蘊含著各個方面的信息。在企業的管理體制創新的同時，傳統的檔案資源管理不能突顯企業檔案的在現代企業中的作用和地位，所以必須對檔案管理工作相加以深刻認識，把檔案管理和現代化信息結合起來，樹立全新的國有企業檔案管理工作概念。國有企業的檔案還是國有企業的一種信息載體和企業的經濟效益息息相關，它全方位真實可靠的記錄企業在廠房、機器設備、生產產品等方面的相關數據。還可以作為企業專利權、土地使用權等無形資產的憑證。

三、國有企業檔案管理存在的問題

（一）國有企業檔案管理人員專業素質有待提高

現在的企業檔案管理工作地位上升，但是相對于企業產品生產、運行經營等方面還存在較大差距。相比之下企業投資在檔案管理的人力物力很少，導致國有企業檔案管理工作的人員不足，無法按計劃開展檔案的管理工作，使檔案工作質量降低，效率不高。一些工齡較高的檔案管理人員存在計算機水平低下等現象，而一些新入職的檔案管理人員計算機水平過硬卻缺乏專業相關的知識，這樣導

致無法高效率的開展檔案管理工作。雖然現在部分企業已經培養出一支檔案管理干部隊伍，但是在新時期的檔案管理工作面前，這支隊伍的文化程度，專業素質都不夠高，不能滿足工作需求。進入信息化的21世紀之后，更要求檔案管理工作向著現代化方向邁進，國有企業的檔案管理工作人員應該熟悉檔案的內容，具備深層次發掘研究檔案信息的能力。所以，國有企業檔案管理人員的專業素質有待提高。

（二）檔案檢索的效率低下

在安全等問題的限制下，檔案不是像書籍一樣的具象概念，而是一個存在于企業內部的抽象概念。它不能像放在書架上的書一樣直接供人挑選，而是應該借助于檢索工具檢索所需檔案。所以，完善檢索工具是檔案管理工作的重中之重。目前許多企業的檔案管理部門花費很多時間和精力來完善檢索工具，但在檢索過程中仍然出現很多問題。例如檢索的語言出現障礙、檢索的途徑較為單一、檢索人員的專業素質不夠高等。

（三）電子檔案管理不甚發達，檔案權屬混亂

現在企業中的電子檔案越來越多，區別于傳統檔案的形式，這給國有企業檔案管理工作者帶來巨大挑戰。其中之一是電子檔案幾乎完全依賴于計算機的操作，而電子計算機系統有很強的易改性，可以方便快捷地刪改電子檔案，而且不露痕跡，這就使得電子檔案的安全系數降低。還有就是數據的標準不統一，這樣導致的后果是數據不能兼容，能在其他設備上共享，很大程度上影響了數據的開發利用。電子檔案的管理還存在許多問題例如，沒有健全的電子檔案管理制度規范，電子檔案整理不夠及時，保管存在一定難度，而且在開發檔案的過程中也有一定的局限性，最重要的是電子檔案的安全性難以得到保障。這就很可能導致檔案的權屬混亂。在企業改革制度之后，檔案的所有權享用問題是一個難題，一些學者認為企業改革后，電子檔案是企業中的一個整體，應該保存至檔案館。但另一些學者認為，企業的電子檔案屬于企業的一部分資產，應該在資產轉移的過程中交給新的企業。由于目前的檔案管理法律法規仍在完善階段，所以關于電子檔案所屬權的問題還有待進一步討論。

四、國有企業檔案管理實現現代化的途徑

（一）提高檔案管理人員的專業素質

提高素質的前提條件是更新檔案管理的概念，在傳統概念的基礎上注入新的理論，使國有企業的檔案管理工作不再禁錮在舊的管理形式上。使工作人員認識到事物都在進行新舊更迭，要跟上時代發展的步伐，把與時俱進的思想觀念樹立起來，這樣才能整體提升國有企業檔案管理的水平。［1］檔案的管理人員是檔案和檔案利用者之間的橋梁，檔案管理人員的素質會直接影響到檔案的利用。所以，穩步推動國有企業的檔案事業的發展關鍵就是把檔案管理人員的素質提高上來。在選拔人才的過程應嚴加把關，注意多招收兼備知識技能和專業文化的人才，企業應該加強對工作人員專業業務的培訓與考核，杜絕濫竽充數的情況，使得檔案管理的工作人員都成長為高素質高技術的專業人才，為檔案管理的現代化發展貢獻力量。當今社會處于飛速發展的時期，不斷出現新的行業，領域也在逐步拓寬，這就需要檔案管理人員邊工作邊學習，豐富知識儲備，拓寬視野，把自己的工作與檔案管理領域的研究現狀和發展情況結合起來，努力使自己成為涉獵廣泛、有足夠的網絡知識儲備、專業技術過硬的國有企業檔案管理工作人員，利用新技術和現代化的方式實現檔案管理新發展。

（二）完善目前國有企業檔案管理規章制度

檔案管理應該建立在強有力的規章制度約束之下，這樣才能使各項工作各個環節有序進行。應積極推進制度創新，在不違背相關制度的前提下，廢除不合乎實際情況的規定，調整一些不相宜的規定，還應制定電子檔案的管理標準，填補電子檔案管理缺陷。把新制度和舊制度有效地結合起來，形成一個更適于工作研究的完整體系。還應積極調整國有企業檔案管理的工作思路，使檔案管理的目標得以明確，探索檔案管理新思路，使檔案管理水平得到進一步提升。［2］

（三）促進國有企業檔案管理現代化發展

社會的信息化發展很大程度上帶動了企業的信息化發展，所謂企業的信息化、現代化，就是指應用先進的管理技術和理念對國有企業檔案管理做出改進，它為企業的檔案管理工作提出新的思路與方法。企業的管理階層應該抓住機遇，把檔案管理現代化納入管理工作的工作日程中，運用高科技的信息管理方式提升檔案管理水平，促使檔案管理現代化和企業發展現代化共同發展，還應該把計算機技術充分引入檔案管理，這是國有企業檔案管理實現現代化、信息化、網絡化的重要基礎。［3］

五、結語

綜上所述，應該從提高檔案管理人員的專業素質、完善目前國有企業檔案管理規章制度、促進國有企業檔案管理現代化發展等方面加強國有企業檔案管理工作現代化改革，及時發現檔案管理工作存在的弊端。從信息來源、員工工作情況、檔案管理系統等方面認真嚴格的排查問題的源頭，做到根治檔案管理工作的問題，使企業的檔案管理向著健康良好的方向發展。只有與時俱進，才能使之與當前的形勢緊密結合起來，打開企業檔案管理的嶄新局面。在合理管理利用檔案的同時使之發揮出更加巨大的潛在價值，為企業的經濟發展貢獻力量。

［1］鄧丹.關于提高檔案管理科學化水平的路徑選擇的探究［J］.經營管理者，2014（26）：298.

［2］李鐵英，徐華妹.提高檔案管理科學化水平的路徑選擇［J］.經營管理者，2015（4）：317.

［3］胡瓊.淺談提高檔案管理科學化水平的有效途徑［J］.中國科教創新導刊，2014（7）：252～253.

（作者單位：中國華能北方聯合電力達拉特發電廠）