淺談醫(yī)院科技檔案

王淑麗

【中圖分類號(hào)】R19732

【文獻(xiàn)標(biāo)志碼】A

【文章編號(hào)】1005-0019（2018）07-286-01

近年來，隨著國(guó)家醫(yī)療體制的改革，使醫(yī)療事業(yè)發(fā)展較快，促進(jìn)了醫(yī)療單位的基本建設(shè)，加強(qiáng)了新建和改建工程項(xiàng)目。在這些項(xiàng)目的管理中，工程檔案資料記錄醫(yī)院基建工程成為非常重要的一部分，它詳細(xì)化的把醫(yī)院在基建工程施工過程中發(fā)生的真實(shí)情況和設(shè)計(jì)方案以準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)、數(shù)字記錄展現(xiàn)出來，當(dāng)工程竣工后，進(jìn)行檢查、維護(hù)、擴(kuò)建、改造的時(shí)候，基建原始資料就會(huì)起到歷史性作用，從中可見基建檔案在醫(yī)院工程項(xiàng)目的中重要性。本文旨在與同行共同探討做好醫(yī)院基建檔

一、基建檔案在醫(yī)院管理中的重要性

（一）基建檔案是建設(shè)工程的有機(jī)組成部分

醫(yī)院基建檔案是醫(yī)院建設(shè)活動(dòng)中形成的真實(shí)記錄，一般來說，在建設(shè)工程施工之前，建設(shè)工程檔案就開始逐步形成，主要有：建設(shè)工程可研、立項(xiàng)、項(xiàng)目預(yù)算編制、項(xiàng)目概要設(shè)計(jì)、招投標(biāo)等文件材料的形成。這些文件材料缺一不可，否則會(huì)使建設(shè)工程無法成立和開展。

工程檔案是建設(shè)工程質(zhì)量的直接反映

建設(shè)工程質(zhì)量的好壞與基建檔案有直接關(guān)系，例如通常所說的隱蔽工程，對(duì)這一部分，在工程竣工后我們是看不到摸不著的，也難以檢測(cè)得到，我們只能根據(jù)掩蓋前的照片、錄像、圖紙以及各種現(xiàn)場(chǎng)記錄對(duì)這一部分工程內(nèi)容進(jìn)行評(píng)價(jià)，此時(shí)工程檔案的作用就無可替代了。

（三）基建檔案管理是建設(shè)工程質(zhì)量控制的關(guān)鍵環(huán)節(jié)

工程檔案是建設(shè)工程的重要組成部分，是工程質(zhì)量的直接反映。工程檔案管理是工程質(zhì)量控制的關(guān)鍵環(huán)節(jié)建設(shè).工程項(xiàng)目管理中的質(zhì)量控制主要表現(xiàn)為施工組織和施工現(xiàn)場(chǎng)的質(zhì)量控制，控制的內(nèi)容包括工藝質(zhì)量控制和產(chǎn)品質(zhì)量控制。影響質(zhì)量控制的因素.從技術(shù)人員持證上崗到建筑材料需檢測(cè)報(bào)告、出廠合格證、使用說明及施工方法和工藝流程的記錄還有施工日志等方面的資料都在建設(shè)工程檔案的收集編制范圍內(nèi)，所以工程質(zhì)量控制的五大因素都離不開工程檔案管理。

（四）基建檔案管理是促進(jìn)建設(shè)工程質(zhì)量的重要手段

基建檔案管理在行政上體現(xiàn)一種強(qiáng)制性，根據(jù)國(guó)家檔案局、國(guó)家發(fā)改委聯(lián)合發(fā)布《重大工程基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)前期檔案驗(yàn)收方法》規(guī)定，項(xiàng)目檔案驗(yàn)收是項(xiàng)目竣工驗(yàn)收的重要組成部分，未經(jīng)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收或項(xiàng)目檔案驗(yàn)收不合格的工程基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)前期，不得進(jìn)行竣工驗(yàn)收。這種強(qiáng)制性往往與建設(shè)行政職能高度融合，既可以作為行政許可的前置條件，也可以作為工程項(xiàng)目竣工審查程序的一個(gè)部分，還可以作為行政執(zhí)法檢查的一個(gè)內(nèi)容。加強(qiáng)工程檔案管理，是提高工程質(zhì)量的重要手段。

二、基建檔案管理工作中存在的問題

（一）基建檔案管理工作缺乏指導(dǎo)

基建工程具有工程周期長(zhǎng)、流程長(zhǎng)、階段多、涉及部門多等特點(diǎn)，使基建檔案具有多樣性、復(fù)雜性、成套性等特點(diǎn)，由于經(jīng)濟(jì)利益或趕工期等原因，大家只重視工程本身，輕視工程檔案。工程檔案的收集、整理與歸檔工作與工程建設(shè)不能協(xié)調(diào)開展，造成了基建檔案工作滯后，反而影響了工程各方面對(duì)檔案資料的利用工作，工程項(xiàng)目管理和技術(shù)文件資料處在分散、損壞、丟失等情況下，制約了單位檔案管理工作的持續(xù)發(fā)展。

傳統(tǒng)的基建檔案管理模式面臨著重大的挑戰(zhàn)，相關(guān)規(guī)章制度不健全，不能采取規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)的管理方法和操作流程，基建檔案管理各環(huán)節(jié)不符合質(zhì)量要求，由于工程參建單位多，檔案工作標(biāo)準(zhǔn)得不到統(tǒng)一，如歸檔的基建檔案質(zhì)量不一，格式和內(nèi)容不相同，給檔案部門帶來一定的負(fù)擔(dān)。

（二）檔案知識(shí)缺乏

由于歷史原因，從事檔案工作的人員所學(xué)專業(yè)與所從事工作不一致，對(duì)檔案知識(shí)特別是對(duì)基建檔案知識(shí)了解甚少，學(xué)習(xí)檔案專業(yè)知識(shí)不夠。

（三）對(duì)基建檔案的認(rèn)識(shí)和重視不夠

基建檔案資料應(yīng)該力求完整、正確、真實(shí)、嚴(yán)謹(jǐn)，然而單位領(lǐng)導(dǎo)和檔案人員對(duì)基建檔案重要性的思想認(rèn)識(shí)不夠，基建檔案工作的學(xué)習(xí)宣傳力度不強(qiáng)，基建工程隊(duì)伍流動(dòng)性大，人員不穩(wěn)定，使檔案資料管理工作嚴(yán)重脫節(jié)，檔案資料流向不清，工程各參建部門缺乏相互溝通交流，檔案管理職責(zé)沒有落實(shí)到具體人員。由于基建工程和檔案的專業(yè)性，工程人員和檔案人員互相不了解專業(yè)和技術(shù)知識(shí)、工作程序，缺乏工程檔案管理的實(shí)踐能力，使基建檔案的收集、整理和歸檔不及時(shí)、不規(guī)范，存在一定的問題。

三、醫(yī)院基建檔案管理工作中存在的問題所采取的措施和建議

（一）建立健全基建檔案管理制度

基建檔案的科學(xué)管理是直接影響到工程項(xiàng)目的維修、改造和擴(kuò)建。所以應(yīng)制定相應(yīng)的基建檔案工作管理制度，要做好基建檔案前期的收集工作，力求后期檔案的完整、真實(shí)，使基建檔案資料具有真實(shí)性，從而確保檔案的歸檔率、完整率和準(zhǔn)確率。

（二） 配備專職檔案員，建立基建檔案管理體系網(wǎng)絡(luò)

醫(yī)院基建檔案的收集、整理、歸檔是一項(xiàng)專業(yè)性很強(qiáng)的工作，因?yàn)榻ㄔO(shè)周期長(zhǎng)、資料多、涉及面廣、種類繁多，所以一般文秘人員并不能夠勝任這一工作。例如要建設(shè)一個(gè)十層以上的業(yè)務(wù)科的項(xiàng)目，從政府立項(xiàng)到投人使用大約需要2-3的年時(shí)間，才能做到真正意義的竣工，而這個(gè)漫長(zhǎng)過程要形成大量的文件、圖紙、資料，這就要求要有一名檔案專業(yè)知識(shí)過硬、熟練掌握涉及基建與醫(yī)院專業(yè)知識(shí)相關(guān)聯(lián)的項(xiàng)目建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)并對(duì)基建工作流程相當(dāng)熟悉的專職檔案員負(fù)責(zé)跟蹤、收集所有的基建檔案。配備專職基建檔案員做好基建檔案的歸檔管理，為醫(yī)院基礎(chǔ)建設(shè)提供強(qiáng)有力的保障體系。

（三）加強(qiáng)培訓(xùn)，提高業(yè)務(wù)能力

隨著基建檔案管理向現(xiàn)代化、科學(xué)化、系統(tǒng)化方向邁進(jìn)，作為檔案管理人員必須注意學(xué)習(xí)新技術(shù)、努力提高自己的業(yè)務(wù)素質(zhì)和科學(xué)知識(shí)、不斷提高基建檔案的科學(xué)管理水平。現(xiàn)代醫(yī)院管理中基建檔案管理人員應(yīng)具備熟悉基建專業(yè)知識(shí)，掌握電子文檔管理和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，現(xiàn)代管理技能。以業(yè)務(wù)素質(zhì)的提高為重點(diǎn)，可以爭(zhēng)取各種機(jī)會(huì)參加有關(guān)基建政策，檔案知識(shí)的學(xué)習(xí)，拓寬知識(shí)面，優(yōu)化知識(shí)結(jié)構(gòu)。

總之，做好醫(yī)院基建檔案的管理工作是醫(yī)院管理工作的一項(xiàng)重要內(nèi)容，也是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)工程，作為醫(yī)院歷史的守護(hù)者，檔案室應(yīng)立足現(xiàn)實(shí)，及時(shí)、準(zhǔn)確、完整、系統(tǒng)地做好基建檔案的收集歸檔，科學(xué)地立卷，合理地保管，迅速地為利用者提供服務(wù)本著對(duì)醫(yī)院高度負(fù)責(zé)的精神，積極研究對(duì)策，耐心細(xì)致地做好醫(yī)院基建檔案的管理。