新時代企事業(yè)檔案管理信息化

蔚愛芳

【摘 要】傳統(tǒng)的檔案管理方式已不能適應(yīng)現(xiàn)代社會的快速發(fā)展，我國的檔案管理正面臨巨大的轉(zhuǎn)變。計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的普及使得改進我國文件系統(tǒng)的工作成為可能，但也造成了一些問題。目前，在我國檔案管理工作中就存在很多問題，這使個人檔案信息存檔的創(chuàng)建嚴(yán)重復(fù)雜化。本文分析了我國檔案管理的現(xiàn)狀以及如何進一步開展檔案管理工作。

【關(guān)鍵詞】檔案管理；信息化建設(shè)；措施

在傳統(tǒng)的文件管理中，存在文件數(shù)多難以管理，文件搜索復(fù)雜以及文件信息使用率低等問題。隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展和時代的進步，傳統(tǒng)的文件管理模式不再能滿足快速變化的現(xiàn)代工作需求，因此新型的文件管理信息模式隨之出現(xiàn)。然而，當(dāng)今的檔案信息管理中仍存在諸多問題，新的管理模式尚未形成一套統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。因此，加快檔案管理信息化建設(shè)的步伐，培養(yǎng)適宜人才，已成為當(dāng)前檔案管理工作必須解決的緊迫任務(wù)。

一、檔案管理信息化的必要性

文件安全管理對公司的管理和建設(shè)起著決定性的作用，立檔單位和檔案館應(yīng)采取有效措施，以防止檔案資料和收集內(nèi)容受到自然災(zāi)害或人為干擾，并使其處于安全的管理狀態(tài)。檔案資料與公司的各部門，甚至個人都有著密切的聯(lián)系，隨著公司的建立，公司檔案的安全管理問題也隨之產(chǎn)生，同時在公司的發(fā)展中不斷進步發(fā)展；也有歷史的痕跡，是公司的存在額歷史見證，在這種特殊情況下，公司的第一材料在公司管理中有著不可替代的作用，也是公司發(fā)展過程中的一個重要環(huán)節(jié)，促進了公司管理的建設(shè)，使公司得到進一步發(fā)展。檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化有利于指導(dǎo)公司發(fā)展進程，能夠使公司管理工作有序的進行，同時也是公司管理的前提條件。

二、當(dāng)前我國事業(yè)單位檔案建設(shè)管理的現(xiàn)狀

（一）檔案管理人員水平較低

目前，我國檔案人員管理水平一般較低，綜合素質(zhì)不夠，專業(yè)管理的硬件和軟件條件不足。公共機構(gòu)檔案管理中的許多員工都沒有接受過檔案管理方面的專業(yè)教育，他們采用的檔案管理方法仍然與傳統(tǒng)的管理方法僵硬地聯(lián)系在一起，并且當(dāng)前的檔案管理也沒有專業(yè)性的現(xiàn)代化管理設(shè)備，阻礙了企業(yè)檔案管理的現(xiàn)代化發(fā)展，不利于企業(yè)經(jīng)濟效益的提高。

（二）檔案收集不全

由于企業(yè)也不可能對檔案做到完全收全，所以對于一些具有實際價值的檔案的使用率是很低的。我國政府機構(gòu)的工作人員和研究人員有許多研究成果尚未納入檔案的管理。而且，文件管理的階段相對較長，范圍也比較大，導(dǎo)致檔案缺失情況很嚴(yán)重，因此企業(yè)在管理過程中，難以充分利用起那些具有較高實用價值的檔案。

（三）檔案管理較為封閉難以進行共享

我國公共機構(gòu)檔案管理長期以來一直采用傳統(tǒng)的管理模式。檔案文件的信息通常被認(rèn)為是保密的，所以其文件信息總是與保密規(guī)則相關(guān)聯(lián)，這導(dǎo)致政府機構(gòu)檔案處于半封閉狀態(tài)，無法完全使用，其價值無法充分發(fā)揮。

（四）檔案信息化管理的安全意識較差

與其他信息資源不同，關(guān)于檔案的信息包含秘密文件，因此應(yīng)注意保護檔案信息的內(nèi)容。但是，這往往被各級檔案工作者忽視，對檔案信息化管理的安全意識差，給檔案信息的安全保護帶來了隱患。在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中，有關(guān)檔案信息更容易被不法分子竊取，而且一旦被盜，它很容易在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的大范圍內(nèi)傳播。這不僅會導(dǎo)致管理文件信息時丟失重要信息，還會導(dǎo)致嚴(yán)重的經(jīng)濟損失。因此，加強創(chuàng)建檔案管理網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的安全性尤為重要。

（五）檔案信息化管理硬件設(shè)施水平不高

建立檔案信息與各種硬件如計算機、數(shù)碼相機、打印機、光盤刻錄機、掃描儀和光盤是分不開的。獲取硬件設(shè)備需要大量資金，因此一些機構(gòu)更愿意保持傳統(tǒng)的文件管理模式，這是非常不可取的，這將不可避免地導(dǎo)致檔案信息的收集和傳輸效率低下，這也與時代的發(fā)展不相符。因此，企業(yè)必須為了滿足現(xiàn)代檔案管理的硬件要求投入資金，加速檔案信息化建設(shè)，以實現(xiàn)檔案管理信息化的高效便利。

三、檔案管理信息化建設(shè)途徑

（一）更新觀念增強檔案管理現(xiàn)代化意識

管理理念的現(xiàn)代化是檔案管理現(xiàn)代化的靈魂。如果檔案工作者沒有現(xiàn)代化的知識，將阻礙檔案管理的現(xiàn)代化發(fā)展。如果沒有檔案管理的現(xiàn)代化觀念做指導(dǎo)，即使有一流的保護和管理文件的工具，也不能稱之為檔案管理的現(xiàn)代化。在檔案管理的過程中，企業(yè)必須牢固樹立的現(xiàn)代化理念，立足科技進步和科學(xué)管理，按照當(dāng)下時代的要求，有效地改變計劃經(jīng)濟時代對檔案管理的保守思想，將被動式的檔案管理服務(wù)轉(zhuǎn)化為主動式服務(wù)，將封閉式服務(wù)轉(zhuǎn)換為開放式服務(wù)，使檔案管理工作能夠更好的符合經(jīng)濟和社會發(fā)展的需要。

（二）增強檔案安全管理意識

如果企業(yè)希望檔案管理工作在社會的各個領(lǐng)域都能發(fā)揮其有效作用，就要提高文件管理的安全性，一方面要保證信息資源的可靠性、真實性，排除檔案管理工作各個環(huán)節(jié)中的虛假信息。另一方面，在網(wǎng)絡(luò)大環(huán)境中管理檔案時，企業(yè)必須隨時保證檔案所在的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境是安全的，防火墻可用于阻止計算機可能遇到的安全風(fēng)險。

（三）建設(shè)復(fù)合型的管理隊伍

建立檔案管理團隊是檔案管理領(lǐng)域信息成功的基礎(chǔ)，并確定檔案信息的開發(fā)速度和質(zhì)量。提高信息管理人員對信息的認(rèn)識，在信息時代，計算機上實現(xiàn)了自動登記、歸檔、輔助立卷、著錄、信息網(wǎng)絡(luò)傳遞、檢索和安全利用。這就要求檔案管理人員不僅需要了解整個過程中電子文件的特點，還需要熟悉電子檔案的規(guī)范管理，而且還要了解計算機網(wǎng)絡(luò)的安全性，以確保文件信息的安全性和完整性。為了在檔案管理的現(xiàn)代信息管理方面取得進展，有必要繼續(xù)對檔案管理人員進行培訓(xùn)。在新時代，檔案管理人員不僅要具備與電腦合作的技能，還要有積極的創(chuàng)造性思維。只有這樣他們才能完成檔案信息的收集和傳輸。檔案管理人員還應(yīng)立足本職工作，強化自我學(xué)習(xí)意識，積極參與信息化教育和培訓(xùn)，不斷更新自己的專業(yè)知識，提高自身的工作水平和業(yè)務(wù)素質(zhì)。為了盡快實現(xiàn)從傳統(tǒng)檔案管理模式向現(xiàn)代管理模式的轉(zhuǎn)變，檔案管理部門要系統(tǒng)培養(yǎng)檔案管理人員在信息技術(shù)領(lǐng)域的技能，培訓(xùn)內(nèi)容涵蓋信息工程、網(wǎng)絡(luò)和計算機等領(lǐng)域。

（四）加快硬件設(shè)施建設(shè)實現(xiàn)裝備和技術(shù)的現(xiàn)代化

企業(yè)要及時升級辦公設(shè)備如檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)所需要的電腦、掃描儀、互聯(lián)網(wǎng)設(shè)備和光盤刻錄機等，企業(yè)必須充分加大在檔案管理現(xiàn)代化中的科學(xué)技術(shù)、縮微技術(shù)的應(yīng)用，加快實用軟件的開發(fā)，使檔案數(shù)字信息處理速度加快。為此，各級政府應(yīng)加大財政貢獻，檔案部門要努力提高自己的績效水平，并爭取更大的資金支持，同時，檔案部門要充分利用具有大量的檔案資源的優(yōu)勢，充分利用各方面的潛力，著力加強檔案的提供和使用，及時開發(fā)豐富的檔案信息，滿足社會各方面的需求，把各檔案的隱藏價值轉(zhuǎn)化為實際的經(jīng)濟效益。在檔案部門加大對現(xiàn)代技術(shù)和工具的使用，將為檔案管理工作帶來新的活力，提高利用檔案工作的效率水平，創(chuàng)造更多顯著的經(jīng)濟效益和社會效益，為實現(xiàn)現(xiàn)代化的檔案管理工作提供可靠的保證。

四、結(jié)束語

隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展和經(jīng)濟的進步，檔案信息管理已成為經(jīng)濟可持續(xù)發(fā)展的保證。檔案信息的網(wǎng)絡(luò)收集和檔案信息的數(shù)字化為社會各個領(lǐng)域做出了不可或缺的貢獻。由此我們看到檔案現(xiàn)代化的信息管理是時間發(fā)展的必然結(jié)果。因此，企業(yè)要積極解決和消除檔案館信息管理建設(shè)中的不足，加快檔案管理信息標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化建設(shè)，以適應(yīng)社會發(fā)展的需要。

【參考文獻】

[1]于精杰.淺析人事檔案管理信息化建設(shè)[J].現(xiàn)代國企研究，2016（22）：207.

[2]婁瑞.淺談企事業(yè)檔案信息化建設(shè)的基本內(nèi)容與方法[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017（13）：48+50.