新時期辦公室檔案管理規(guī)范化探討

張麗榮

【摘要】隨著改革的不斷深化，政府職能的不斷轉(zhuǎn)型，促使辦公室職能發(fā)生了不斷的轉(zhuǎn)變。在這種新形勢下，辦公室的檔案管理工作逐漸發(fā)生了各種各樣的問題，亟待解決，本文將基于這些問題提出相應(yīng)的解決措施，以期提高辦公室檔案管理的規(guī)范性。

【關(guān)鍵詞】新時期；辦公室；檔案管理；規(guī)范化；探討

在單位運(yùn)行過程當(dāng)中，辦公室占據(jù)著非常重要的地位，不僅起著承上啟下的作用，還扮演著司令部的角色，指導(dǎo)著事業(yè)單位日常管理工作的正常開展。而檔案管理作為辦公室工作中的重要內(nèi)容，能夠完整記錄辦公室工作中的所有行為，并為單位的有效運(yùn)行提供更為可靠的參考材料。因此，規(guī)范辦公室的檔案管理工作是非常有必要的，這不僅是實(shí)現(xiàn)檔案科學(xué)管理的客觀要求，也是提升單位現(xiàn)代化管理水平的有效手段。并且，由于辦公室的檔案管理是一項(xiàng)工作內(nèi)容非常繁雜的工作，且工作量較大，促使檔案管理工作的壓力較大。而通過規(guī)范化的管理行為，不僅能夠節(jié)約辦公室檔案管理工作的時間與勞動力，還能降低檔案管理工作的成本投入。但是，新時期辦公室檔案管理工作中仍存在諸多需要解決的問題。

一、新時期辦公室檔案管理中存在的問題

（一）缺乏健全的管理制度。在改革不斷深化的新時期，對辦公室檔案管理工作提出了新的要求，促使事業(yè)單位必須不斷改善自身的管理制度，以此滿足檔案管理工作的需求。但是，當(dāng)前我國事業(yè)單位的檔案管理制度仍比較滯后，促使辦公室檔案管理工作的效率較為低下，辦公室職能無法得到充分的發(fā)揮。在傳統(tǒng)的辦公室檔案管理當(dāng)中，只是一味的對本單位的資料進(jìn)行整理、歸納和儲存，并沒有真正利用到檔案資料。同時，在管理制度執(zhí)行過程中，由于缺乏相應(yīng)的監(jiān)督機(jī)制，促使很多檔案管理人員沒有依據(jù)規(guī)定來進(jìn)行檔案管理，促使辦公室的檔案管理制度成為形式主義。

（二）缺乏專業(yè)的管理人員。由于檔案管理在辦公室工作中具有非常重要的地位，其不僅有利于單位的日常運(yùn)行，還能為單位的改革、培訓(xùn)和文化建設(shè)提供更為可靠的信息依據(jù)。因此，有必要對辦公室檔案工作予以規(guī)范化。但是，由于辦公室檔案管理工作并未受到領(lǐng)導(dǎo)的重視，促使工作人員在意識上較為松散，專業(yè)技能也不夠強(qiáng)，對新知識以及新技術(shù)的接受能力比較匱乏，促使辦公室檔案管理職能無法得到充分的發(fā)揮。

（三）缺乏先進(jìn)的管理設(shè)備。由于事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理工作的不重視，促使事業(yè)單位在檔案管理工作中的投入較少，新型的科技產(chǎn)品和信息技術(shù)引進(jìn)較慢，跟不上時代的潮流以及市場的要求。在這種辦公設(shè)備落后的情況下，很多單位的辦公室檔案管理工作仍使用傳統(tǒng)的人工管理模式，降低了辦公室檔案管理的效率，增加了工作人員的勞動量和工作時間，也給檔案工作規(guī)范化管理帶來大量的人為影響因素，增加了檔案管理混亂的基礎(chǔ)點(diǎn)。

二、新時期規(guī)范辦公室檔案管理工作的有效措施

（一）建立科學(xué)合理的檔案管理制度。制度作為規(guī)范的保障，也是辦公室檔案管理工作得以正常運(yùn)行的有力支撐。因此，事業(yè)單位應(yīng)該不斷提高制度的合理性與科學(xué)性，通過建立科學(xué)、合理的檔案管理制度來約束檔案管理工作人員的行為，以此形成規(guī)范化的工作流程，降低人為因素對規(guī)范化管理的不良影響。同時，事業(yè)單位還應(yīng)該隨著時代的變遷以及技術(shù)的發(fā)展對制度的內(nèi)容與形式予以創(chuàng)新，將各項(xiàng)管理措施落到實(shí)處，進(jìn)而保障檔案管理規(guī)范化，做到有據(jù)可循、有理可依。在完善檔案管理制度時，工作人員還需要加大對檔案資料的使用力度，充分挖掘檔案資源的數(shù)據(jù)價值和信息價值，為單位的文化培養(yǎng)與培訓(xùn)工作的開展提供更多真實(shí)、可靠的參考資料，進(jìn)而發(fā)揮出檔案工作的管理職能。

（二）不斷提升檔案管理人員的專業(yè)水平。辦公室檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)作為影響檔案工作水平的主要因素，其也決定檔案管理工作的規(guī)范與否。因此，事業(yè)單位應(yīng)該重視對檔案管理人員專業(yè)水平的提升，注重對檔案管理工作人員的培訓(xùn)工作，以期加強(qiáng)辦公室檔案管理工作人員的專業(yè)知識和技能的提升，進(jìn)而保障檔案管理工作人員的行為規(guī)范性。同時，為了讓工作人員能夠掌握現(xiàn)代化的操作技術(shù)，事業(yè)單位還應(yīng)該加強(qiáng)對工作人員的信息技能培訓(xùn)，以此提高工作人員的信息水平，促使檔案管理工作逐漸朝規(guī)范化的方向發(fā)展。

（三）積極建設(shè)信息化的檔案管理系統(tǒng)。信息化技術(shù)的不斷發(fā)展，在單位中的運(yùn)用范圍越來越廣，促使辦公室檔案管理工作必須依據(jù)信息化技術(shù)來提升工作效率和質(zhì)量?？梢?，規(guī)范辦公室檔案管理是時代發(fā)展的需要。因此，在新時期，事業(yè)單位應(yīng)將傳統(tǒng)的檔案管理模式與信息化技術(shù)結(jié)合起來，通過現(xiàn)代化的辦公室檔案管理系統(tǒng)來提升檔案管理工作的科學(xué)化、規(guī)范化和制度化。當(dāng)前，我國事業(yè)單位對檔案有兩種處理方式：一種是將紙質(zhì)檔案予以數(shù)字化，進(jìn)而形成數(shù)字信息檔案，以此延長檔案的保管期限，且減小紙質(zhì)檔案管理的空間需要。另外一種則是直接將紙質(zhì)檔案進(jìn)行加工，形成原件數(shù)字檔案，從而再現(xiàn)紙質(zhì)檔案。

四、結(jié)論

總之，要想實(shí)現(xiàn)辦公室檔案管理工作的規(guī)范化，首先就必須具備與時俱進(jìn)的管理意識，并建立起完善的檔案管理制度，且不斷提升辦公室檔案管理人員的綜合素質(zhì)，從而實(shí)現(xiàn)對辦公室檔案管理工作的規(guī)范，提升辦公室檔案管理水平，提高辦公室的工作效率。

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