大數據時代背景下的檔案管理分析

姜昶鑫

大數據是一種基于互聯網信息科技的從多個渠道搜集而來的龐大數據組，它具有實時性。習近平總書記在中共中央政治局第二次集體學習時強調：“大數據發展日新月異，我們應該審時度勢、精心謀劃、超前布局、力爭主動，推動實施國家大數據戰略，加快完善數字基礎設施，將數字中國的建設更好地服務于我國經濟社會發展和人民生活改善。”將檔案管理融入大數據時代之中，對于檔案管理的發展有著重要意義，基于此，下面對大數據時代背景下的檔案管理進行了分析。

一、大數據對檔案管理產生的影響

（一）提升了檔案保存質量

在大數據時代之前，傳統的檔案管理是以紙質形式進行保管，這種保管方式相對于大數據時代的硬盤、云盤等保管形式來說風險比較大。傳統的紙質檔案在受到火災、水災等意外情況時會在一定程度上受到永久性的缺失或損壞。尤其是對于一些比較重要的檔案，比如不動產檔案，由于檔案中記載的不動產所有人的所有權限可能幾十年才會更換一次，因此在長時間的保存過程中很容易因為潮濕等情況造成字跡的模糊或紙質老化現象，影響到檔案的查閱。而大數據時代則改為了基于大數據平臺上的云盤、硬盤等儲蓄方式，這些方式有效提升了檔案的保存質量，延長了檔案保存時間。

（二）提高了檔案管理工作效率

傳統的檔案管理是依靠人力對檔案資料進行整理和歸納，一旦檔案資料在一定時間內未能進行歸納整理，造成大量的堆積，那么檔案管理工作將會變得非常耗時耗力，在一定程度上增加了檔案管理成本。而在大數據時代下，檔案是記載于數據平臺上的，通過信息技術的應用可以高效地處理相關的信息數據，且這樣整理出來的數據出錯率非常小，大大提高了檔案管理工作效率。

（三）降低了檔案管理成本

隨著社會經濟的不斷發展，房地產業在最近幾年的熱度一直未減，而關于不動產檔案管理數據量也在不斷地增加。由于檔案袋需要將相關信息資料進行長時間的保管，因此對于紙張質量的要求比較高，且大量的檔案占用了大量的存放空間，這加大了檔案管理成本。通過大數據可以對檔案以數據的形式進行保存和處理，在節省存放空間的同時可以減少檔案紙張的使用，降低了檔案管理成本。

二、大數據時代背景下檔案管理面臨的問題

（一）檔案管理標準化程度比較低

檔案管理是一項非常復雜和細致的工作。大數據時代雖然簡化了檔案管理工作，優化了檔案管理中的整理、保存、查詢等相關工作，但其中涉及到的管理問題并沒有得到徹底解決。目前，在各單位和機構中仍然普遍存在著檔案管理標準化程度較低的情況，比如不同的基層單位中存在著不同的檔案管理模式和風格，甚至是同一單位中的不同部門也未能有一個統一的檔案管理標準。這就造成了檔案管理部門在工作過程中出現了儲存不完整的檔案數據和管理水平低下等問題，各部門和單位無法協調一致，檔案還可能出現重復建設的現象，這應該是大數據時代檔案革新中需要注重的一點。

（二）檔案信息安全保護意識不足

在大數據時代背景下，檔案管理正在逐漸完成由紙質檔案向數據檔案的轉換。檔案管理可以在大數據信息技術的幫助下將信息集中化，這在一定程度上提高了檔案管理的工作效率，但與此同時出現的是檔案信息安全保護意識不足的問題。就目前情況來看，關于公民信息泄露的事件在媒體報導中時有出現，究其原因就是檔案信息安全保護意識不足，除開企業內部人員所為之外，檔案信息也可能會被黑客所獲得，由此出現的檔案信息外泄或信息違規修改等問題對社會安全造成了危害。

（三）檔案管理人員綜合素質較弱

目前，檔案管理工作由于是一個“閑差”常常不受到人們的青睞，大部分單位的檔案管理工作崗位仍然使用的是從前的管理人員，這些管理者年齡偏大，對于新事物的接受能力相對于年輕人來說比較弱。因此，對于大數據時代背景下的檔案管理來說，大部分檔案工作人員已經難以滿足相關要求。大部分檔案數據處理均需要有熟練的計算機操作能力，如果檔案管理人員技術不達標，反而會降低檔案管理效率，這就會出現雖然有許多便利功能，但無法在檔案管理中獲得充分有效利用的境況。

三、大數據時代背景下檔案管理的對策

（一）建立健全檔案管理工作制度

檔案管理工作制度必須要立足于實際情況來進行制定，體現出合理性和科學性。對于檔案管理來說，最需要的就是便于收錄、儲存和調閱查詢。因此工作制度必須要方便實用、簡便易行、可操作性強，從而充分發揮制度中的指導和規范作用。此外，該制度要能夠同時對領導和職工的行為形成約束，要約束領導切實地執行相關制度，嚴格做到賞罰分明，對檔案管理工作認真負責的人要予以獎勵，對于存在疏漏的工作予以懲罰，體現出制度的權威性。

（二）樹立檔案管理工作安全意識

大數據時代在為檔案管理帶來眾多便利的同時，也為檔案管理帶來數據安全性的問題。數據檔案的保存不同于紙質檔案，雖然各種災害可能無法毀壞到相關信息，但是如果沒有做好防火墻或相應的保存措施，仍然可能會使信息丟失或損壞。因此，必須要注意到安全性的保障工作，檔案管理人員一定要樹立安全意識，在日常工作中避免使用儲存的檔案的計算機做一些與檔案管理工作無關的事情，以防止檔案儲存的計算機受到病毒感染。另外相關政府部門也要針對這種情況，出臺相關的檔案管理規范和工作細則。

（三）加強檔案管理人員培養力度

無論是傳統的檔案管理或是數據檔案管理，都必須要依靠人來進行操作。數據檔案管理對檔案管理人員的個人能力提出了更高的要求，因此必須要加強對檔案管理人員的培養力度。針對原有的檔案管理老員工，首先要從思想上對他們進行觀念的革新，其次還需要聘請專家通過開展培訓會、講座等方式對檔案管理人員的技能水平進行提升。另外，在培養原有檔案管理人員時，要注重為檔案管理內部注入新鮮血液，吸引更多年輕人加入檔案管理行業，充實檔案管理領域人才。

四、結語

在大數據時代背景下，檔案管理工作同時面臨著挑戰和機遇，檔案管理工作要想乘著“大數據”這陣東風發展起來，就必須要充分利用現有的大數據和信息化技術，對傳統檔案管理工作進行不斷地調整、革新，樹立一個新的發展方向，充分發揮檔案管理工作的作用，為國家的發展作出貢獻。

（作者單位：北戴河區廣播電視臺）