走進蘭臺：從輔導(dǎo)員到檔案館員

雷勵

學(xué)生個人檔案

多年前，第一次接觸檔案，是我作為研究生輔導(dǎo)員，接收研究生新生的個人檔案。從3月份研究生錄取結(jié)果一出來，到9月份開學(xué)前，寫著我名字是收信人的掛號信、特快專遞，陸陸續(xù)續(xù)送到我的辦公室。我需要一一打開，認(rèn)真記錄。同時還要頻繁接聽研究生新生的電話：查詢檔案是否收到。由于人數(shù)較多，鐵皮文件柜子里放不下，就用繩子捆起來整齊地放在我辦公桌的旁邊。直到9月份新生全部入學(xué)后，才按照確定了班級的名單次序給每一個學(xué)生重新建立個人檔案，同時放入新生的考研錄取資料，一并歸檔到學(xué)校的學(xué)生處學(xué)生檔案室。因此常常每年有好幾個月的時間里，我就是那樣穿行于檔案旁邊、滿眼是一疊疊牛皮紙袋裝的檔案，開展我的研究生輔導(dǎo)員工作。

那時候的規(guī)定是，錄取結(jié)果出來后，新生需要將個人檔案郵寄到錄取的學(xué)院，然后，錄取學(xué)院根據(jù)檔案收到與否，才給學(xué)生發(fā)放錄取通知書。學(xué)生來校報到是必須攜帶錄取通知書的。個人檔案，對于應(yīng)屆考研的學(xué)生來說，是個人上中學(xué)、大學(xué)的學(xué)習(xí)記錄。對于工作后考研的學(xué)生來說，還會增加參加社會工作的記錄。此后，在研究生就讀期間（碩士生2-3年，博士生3-6年），輔導(dǎo)員要陸續(xù)將學(xué)生的入黨材料、獎懲材料等放入學(xué)生的個人檔案。在學(xué)生畢業(yè)時，相關(guān)部門老師又要將相關(guān)就業(yè)資料、畢業(yè)資料放入學(xué)生的個人檔案。至此，研究生完成讀研，他的個人檔案，在新增了讀研的記錄后，將追隨著他進入下一個社會單位。

黨務(wù)工作檔案

后來，第一次走進學(xué)校檔案館，是受單位黨委安排，來查找一些以前的黨務(wù)工作資料。我記得那次，檔案館的老師從庫房里拿出來好幾盒檔案，我一一打開，找到我需要的內(nèi)容，認(rèn)真抄在本子上。然后小心合好檔案，放回檔案盒。那次我抄下來的信息，直接用到了后來的黨委換屆工作報告里。那時，我對檔案留下了一個深刻的印象：檔案可以記錄歷史。

但是，檔案可以記錄哪些歷史，我當(dāng)時并不清楚。檔案館對我來說，也是一個比較陌生的地方。

干部人事檔案

多年后，再一次親近檔案，是我被抽調(diào)到學(xué)校干部人事檔案審核小組，參加檔案審核工作。在為期5個多月的時間里，每日翻閱檔案、檢查檔案內(nèi)容，進行統(tǒng)計分析。我對檔案有了更深的了解。從檔案里，我不僅看到了一個人求學(xué)、求職的奮斗歷史，也看到我國基礎(chǔ)教育制度的發(fā)展歷程，在不同的歷史階段，所呈現(xiàn)出不同的表現(xiàn)形式。看到了我國高等教育制度一步步發(fā)展、成熟的歷程，看到了1977年恢復(fù)高考后，我國的專科、本科、研究生培養(yǎng)方式以及管理制度的發(fā)展過程，以及各種不同學(xué)歷形態(tài)的由來。同時也對國外高等教育的培養(yǎng)以及認(rèn)證制度有所了解。也了解了我國人事管理制度的變遷，了解到我國勞資制度的一個個發(fā)展階段。檔案，就像是一個神奇的通道，可以帶你穿越到歷史中。

感受檔案世界之大

兩年前，我再次走進學(xué)校檔案館，是因為我正式成為了檔案館的一名員工。在這里，我學(xué)習(xí)到了檔案管理規(guī)范，了解到了更多的檔案知識，親歷了一本本檔案的產(chǎn)生過程，見證了零散的信息材料完美變身成為一本整齊漂亮的檔案。而更讓我驚訝的是檔案的種類之多、內(nèi)容之多、數(shù)量之大。

檔案的表現(xiàn)形態(tài)也非常多樣。以文書檔案為例，傳統(tǒng)的載體多是紙質(zhì)的，現(xiàn)在更多的檔案表現(xiàn)為數(shù)字化的信息形態(tài)。比如，大學(xué)生的在校學(xué)習(xí)成績單，在早些年信息化不發(fā)達的條件下，都是存檔學(xué)生的紙質(zhì)油印出來的成績單，或是手寫的成績單。在現(xiàn)有條件下，更多地是存檔電子版的學(xué)生成績單。在文字的記錄形態(tài)上，明、清、民國時期的紙質(zhì)檔案，用紙以宣紙為多，而且字跡是毛筆字。而在現(xiàn)代，多是打印的文字和紙張。

根據(jù)內(nèi)容的重要性不同，檔案的保管期限也有差異。保管期限可分為永久（Y）和定期兩類。定期又分為長期（C）和短期（D）。以文書檔案為例，長期又分為30年、10年兩種。以工程檔案為例，長期是指保存16年至50年左右，短期是指保存在15年以下。以會計檔案為例，定期分為30年和10年兩種情況。在時間跨度上，檔案的記錄可以追溯到幾年、幾十年、幾百年，甚至上千年，從而為后人了解歷史提供通道。為后人查詢利用提供便捷。

檔案記錄著人物成才、成長的生命歷程，記錄著事物出現(xiàn)、發(fā)展、消失的演變過程，記錄著事件發(fā)生、發(fā)展的歷史過程。檔案記錄著人類社會活動的弘大歷史，又引領(lǐng)著人類去開拓更加美好、更具有挑戰(zhàn)性的未來世界。

（作者單位：西安交通大學(xué)檔案館）