《企業(yè)檔案工作規(guī)范》解讀

第七章 企業(yè)檔案工作業(yè)務(wù)建設(shè)

三、企業(yè)文件的整理與歸檔

7.3.2.3企業(yè)應(yīng)根據(jù)經(jīng)營管理范圍和業(yè)務(wù)活動類型制定文件歸檔范圍和保管期限表確定文件歸檔范圍和保管期限可參照、但不限于附錄A。項目建設(shè)類文件應(yīng)依據(jù)企業(yè)在項目建設(shè)中的性質(zhì)確定，建設(shè)單位、設(shè)計單位、施工單位、監(jiān)理單位文件歸檔具體范圍參見DA/T28；服務(wù)類型企業(yè)各類文件歸檔范圍及企業(yè)中專業(yè)性較強的業(yè)務(wù)活動的文件歸檔范圍，應(yīng)結(jié)合企業(yè)活動和專門業(yè)務(wù)編制。

歸檔范圍是指哪些文件應(yīng)該歸檔，哪些文件不必歸檔。文件材料歸檔范圍和保管期限表是歸檔制度最重要的內(nèi)容，正確劃定歸檔范圍是保證歸檔文件材料齊全、完整、系統(tǒng)的關(guān)鍵。歸檔范圍和保管期限表既可以成為單獨的檔案業(yè)務(wù)規(guī)范，也可與文件歸檔制度合并為一個制度。企業(yè)應(yīng)依照國家和行業(yè)的有關(guān)規(guī)定，結(jié)合本企業(yè)經(jīng)營管理范圍和業(yè)務(wù)活動的具體情況，以企業(yè)內(nèi)各職能部門為單位，按照部門職能或工作流程和文件形成規(guī)律，參照企業(yè)文件材料歸檔范圍和保管期限，制定本單位文件的歸檔范圍和保管期限表，并逐項列出條目。既不可搞“有文必檔”，不管文件的價值和來源，凡是文件都?xì)w檔；也不能“有檔不歸”，將有價值、屬于歸檔范圍內(nèi)的文件遺漏掉。

企業(yè)文件材料歸檔范圍和保管期限主要是以生產(chǎn)型工業(yè)企業(yè)為藍(lán)本制定的，其他類型的企業(yè)可根據(jù)自己的業(yè)務(wù)特點參照制定。

制定歸檔范圍的基本方法是：在分析研究本企業(yè)生產(chǎn)技術(shù)、經(jīng)營活動和各項管理職能的基礎(chǔ)上，對各項職能活動中產(chǎn)生和形成的具有查考利用價值的各類別的企業(yè)文件材料劃定歸檔范圍。

制定歸檔范圍和保管期限表的程序是：掌握依據(jù)，調(diào)查研究——在制定歸檔范圍和保管期限表之前，企業(yè)檔案管理部門和工作人員要認(rèn)真學(xué)習(xí)并掌握檔案工作相關(guān)法律法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，對本企業(yè)各項基本職能進(jìn)行深入細(xì)致的調(diào)查研究，聽取相關(guān)人員對文件材料的歸檔意見；擬定初稿——企業(yè)檔案管理部門依據(jù)國家有關(guān)法律、法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范，結(jié)合企業(yè)每一個立檔部門的職能特點，擬寫每一個立檔部門文件材料的應(yīng)歸檔范圍和保管期限表初稿；廣泛征求意見——征求每一個立檔部門和兼職檔案員的初稿的意見，請立檔部門對有關(guān)部門進(jìn)行補充完善，在此基礎(chǔ)上，檔案部門再進(jìn)行一步做好統(tǒng)籌的修改和完善，形成送審稿；部門審核——請各立檔部門負(fù)責(zé)人結(jié)合本部門的職能工作對送審稿進(jìn)行審核和完善，檔案部門根據(jù)審核意見完成修改后，送檔案工作主管領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)一步審定；發(fā)布執(zhí)行——報企業(yè)分管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)審定批準(zhǔn)，以企業(yè)制度或標(biāo)準(zhǔn)形式正式印發(fā)執(zhí)行；納入相關(guān)制度——企業(yè)文件材料歸檔范圍和保管期限表出臺后，還應(yīng)將其納入企業(yè)相關(guān)制度、標(biāo)準(zhǔn)中，以保證切實地得到貫徹執(zhí)行。

前面講到企業(yè)的類型很多，在制定歸檔范圍時，各企業(yè)應(yīng)該重點注意能夠反映本企業(yè)特點的文件材料。比如：

1.制造業(yè)企業(yè)（工業(yè)企業(yè)）文件材料的特點

制造業(yè)是個龐大的體系，在各類型的企業(yè)中占有主導(dǎo)地位。由于制造業(yè)企業(yè)是以大規(guī)模的采用機(jī)器或機(jī)器體系進(jìn)行各種產(chǎn)品的生產(chǎn)，因此在制造業(yè)企業(yè)檔案中，各類科技文件特別是產(chǎn)品檔案的數(shù)量占有相當(dāng)大的比例。

2.交通運輸企業(yè)文件材料的特點

交通運輸企業(yè)的主要生產(chǎn)方式為鐵路運輸、公路運輸、水路運輸、航空運輸和管線運輸?shù)任宸N。交通運輸企業(yè)的生產(chǎn)離不開各種基礎(chǔ)設(shè)施和運輸設(shè)備的支持，其營運網(wǎng)點愈多、營業(yè)范圍愈廣，所興建的基礎(chǔ)設(shè)施和購置的運輸設(shè)備也愈多，從而形成了基建和設(shè)備文件材料數(shù)量較大的特點。這些基建和設(shè)備文件材料對于交通運輸企業(yè)的正常運營和安全生產(chǎn)具有重要的保障作用。

3.建筑安裝企業(yè)文件材料的特點

建筑安裝企業(yè)活動的主要目的是形成各種生產(chǎn)性和非生產(chǎn)性的固定資產(chǎn)，其產(chǎn)品是各種廠房、礦井、港口、機(jī)場、鐵路、橋梁、管線、道路、住宅以及公用建筑等建筑物、構(gòu)筑物和各種設(shè)施。所以，文件材料以工程項目為單位的成套性特點較為突出，而且由于建筑物、構(gòu)筑物等主要產(chǎn)品的使用時間較長，合同類文件材料一般都需要較長的保存期限。

（此部分未完待續(xù)）