縣級社保檔案工作研究

陳樹江

社保檔案是社會保險經辦機構在辦理養老、醫療、失業、工傷、生育等業務過程中，直接形成的具有保存和利用價值的文字材料、電子文檔、圖表、聲像等不同載體的歷史記錄。加強社保檔案規范化管理，是貫徹落實中央提出的“著力保障和改善民生”的要求，實現社會保障事業可持續、健康發展的重要基礎工作，對維護參保對象的權益和規范經辦業務行為發揮著不可替代的重要作用。

一、縣級社保檔案管理的現狀

（一）檔案意識薄弱，對立卷歸檔落實不到位

現在盧龍縣各社保經辦機構對檔案工作的重要性都統一了認識，但仍存在著一些主客觀因素影響社保檔案立卷歸檔工作。一是從客觀上講，有些經辦機構由于人手少，業務量大，只注重業務的辦理，無暇顧及業務檔案的收集整理。二是從主觀上講，有些領導對檔案工作思想上重視不夠，對立卷歸檔缺少時間觀念，對檔案工作不安排不落實。有些經辦人員對檔案管理認識不到位，認為辦好業務就是做好了本職工作，檔案工作似乎成了他們的額外負擔，對文件材料的立卷歸檔工作往往是一推再推，不愿主動承擔。尤其是鄉鎮勞保所檔案工作更未引起足夠的重視，由于業務量大，參保登記表中有忘寫日期和蓋章不全等問題，檔案不能及時上交到縣城鄉居民保險管理中心歸檔等，都反映了責任心不強。正是領導分而不管，管而不實，經辦人員又互相推諉，導致收集和立卷歸檔落實不到位。

（二）檔案保管條件簡陋，配套設備設施不完善

受辦公條件的限制，很多經辦機構沒有建立符合面積的檔案室。盧龍縣社保局、醫保中心，隸屬人力資源和社會保障局，辦公場所不獨立，辦公用房非常緊張。雖然設有綜合檔案室，但面積一至兩間，而且多是鐵皮柜，存放量少，和龐大的檔案數量相比捉襟見肘，導致很多業務檔案仍分散在各個業務科室，沒有實行集中統一管理。在鄉鎮勞保所，城鄉居保檔案隨意堆放，綜合檔案室形同虛設，如若沒有及時整理將存在極大的安全隱患。一旦人員調動，極容易造成檔案資料的流失。同時，受經費影響，無法按照檔案保管的要求配齊設施設備，達不到八防要求，檔案安全得不到保障。縣級財政也只能保障社保經辦機構的基本運轉，無力提供良好的社會保險經辦軟、硬件環境。

（三）檔案管理人員素質不高，案卷質量達不到規范要求

各社保經辦機構幾乎沒有檔案專職管理人員，一般情況都是業務辦理人員兼職，這些人員年齡偏大，受教育程度低，缺少檔案專業知識和操作電腦的技能。有的機構即使有檔案員，也大多是近幾年招聘的公益性崗位人員，聘期一年，更換頻繁。這些人員缺乏檔案管理知識，對社保業務流程不了解，整理存在局限性，降低了檔案管理標準。檢查中發現分類有錯誤，立卷不合理，保管期限劃分不清，案卷題名擬寫不準確等，尤其是紙質和電子版目錄缺失現象非常嚴重，這為檔案利用帶來了極大的不便。各經辦機構只把《規定》發布實施后的業務檔案資料立卷歸檔，《規定》發布之前的形成的社保檔案業務資料仍無暇顧及，積壓嚴重。

（四）檔案管理規定執行不到位，后續問題沒有統一解決

在2009年7月人社部、國家檔案局3號令《社會保險業務檔案管理規定（試行）》下發后，明確了社會保險業務檔案的概念及其管理的職責、條件、制度，檔案的形成、分類方法、保管期限以及利用、鑒定、銷毀、移交和相關法律責任等內容，但在縣級并未引起足夠的重視。辦理哪類業務參保單位或參保人應需填寫哪種表格，提供哪些相關資料沒有統一標準，造成歸檔資料雜亂。對檔案軟件的開發與利用沒有做出規定，有的采用電子表格，有的使用文書檔案軟件，這樣無法滿足社保檔案管理的需求，使得業務檔案管理的規范化、標準化水平較低。

（五）檔案管理手段落后，檔案利用存在諸多不便

縣級社會保險機構分散，既按險種分設，又按城鄉分開，少的四五個，多的五六個機構。百姓上門辦事進錯了門，跑錯了窗口，問錯了人的現象時有發生。近幾年各經辦機構把精力放在突擊整理檔案上，忽視檔案管理系統建設。有的經辦機構雖然實現了檔案的微機管理，但由于軟件、硬件、人員沒有實現有機結合，有的缺乏相應軟件、有的缺乏專業人才，未能發揮應有的效能，最后仍是需要通過手工查閱紙質檔案，效率十分低下。隨著參保人數不斷增加，檔案數量也逐年增加，手工查閱的利用服務方式已不能滿足社會發展的需求。

二、規范縣級社保檔案工作的對策

（一）加強領導，明確職責，創建社保檔案齊抓共管協調機制

社保檔案涉及的部門多，工作難度大，需要各相關部門建立工作協調機制，統籌協調開展工作。一是各級黨委、政府要負總責，要加強對社保檔案工作的領導和統籌協調，加大資金投入和人力投入，切實解決目前工作中存在的庫房緊張、資金短缺、人才匱乏等現實問題，為社保檔案工作創造有利條件。二是縣人社部門要承擔主管責任，成立相應機構并明確分管領導，一定要落實符合檔案保管要求的檔案室，做到各個門類檔案集中保管，保證足夠的裝具，有條件的可以考慮安裝密集架，同時添置相關設備設施，達到八防要求。三是上級社保業務部門要加強對縣級社保檔案的督導，積極開展達標驗收等活動推動縣級社保檔案實現常態化管理目標。四是縣檔案局要承擔監管指導的責任，借助社保檔案達標驗收有利時機，與上級部門密切配合，主動融入，深入推進全縣社保檔案規范化管理。

（二）建章立制，立法先行，深化社保檔案精細化管理長效機制

制定了專門的檔案管理辦法或實施細則，完善了社保檔案的工作流程，做到有章可循、有法可依。一是完善檔案管理制度。各經辦機構要將社保檔案工作作為一項基礎性工作去抓，建立健全檔案收集、整理、統計、保管、利用、保密、鑒定、銷毀等各項管理制度，并列入年度工作檢查內容，督促抓好各項工作的落實。比如針對城鄉居保檔案數量大收集難問題，盧龍縣建立健全了村、鄉鎮、縣三級檔案搜集網絡，明確各級責任，交由縣城鄉居民保險中心集中歸檔，統一管理。二是制定各險種業務檔案整理細則。依照《社會保險業務檔案管理規定》，擬定各險種業務檔案整理細則。縣檔案局根據當地實際，幫助各經辦機構制定了各險種業務檔案分類方案，制定立卷、分類、著錄等標準，統一檔案格式，并嚴格執行。三是統一使用檔案管理軟件。從檔案查閱利用和檔案移交考慮，推薦統一使用檔案管理系統，從實踐中總結出用電子表格著錄案卷目錄和卷內目錄不但容易造成目錄丟失，而且導入檔案軟件費時費力，不利于后期數字化加工，原文與目錄掛接等。

（三）打破常規，開拓創新，探索社保檔案高效利用服務機制

一是轉變傳統接收觀念，采用重要民生檔案隨時移交進館的方式，將利用率高的社保檔案等重點民生檔案接收進館，不斷整合檔案資源，實現社保檔案等重點民生檔案全縣集中統一管理。二是建立社保檔案專題數據庫，優先對其數字化，使檔案信息資源整合進一步推進。三是建立民生檔案查閱中心。2017年盧龍縣作為秦皇島市唯一民生檔案查閱中心試點，以此為契機，繼續將社保檔案等重要民生檔案接收進館，提供專業的檔案保管和利用服務。這樣既促進了經辦機構檔案及時整理，又幫他們解決了檔（下轉63頁）（上接34頁）案數量急劇增長與檔案庫容緊缺的現實矛盾，同時能為群眾查詢檔案提供更便捷高效的服務。

（四）擴大宣傳，提升素質，完善社保隊伍建設保障機制。

一是加大社保檔案工作宣傳力度。利用各種宣傳手段和宣傳渠道，廣泛宣傳社會保險檔案工作的重要性，提高每一位公民的社會保障意識，積極爭取各級黨委、政府領導對社會保險檔案工作的重視與支持，為建設和完善社會保險檔案工作創造良好氛圍和有利條件。二是提高檔案人員業務水平。要定期舉辦業務培訓班，加強對各經辦人員業務培訓，提升業務檔案管理水平。新時期還要求檔案員具備計算機實際操作能力，熟練運用現代化管理手段管理社保檔案資料，提高工作效率。三是要保證檔案隊伍的穩定性。做好社保檔案工作，要把好用人關，成立檔案工作領導小組，至少配有一名專職、多名兼職的業務檔案工作人員，并且保持隊伍穩定性，從而保證檔案工作的連續性。

（五）因地制宜，整體推進，構建社保檔案規范化工作常態化機制。

針對縣級社保檔案數量巨大且有多年積存檔案未及時整理的狀況，如果緊靠幾個人承擔，很容易導致檔案整理出現馬拉松狀況。一是集中力量，清理積存。從目前對社保檔案的利用需求來看，參保人員對于社會保險經辦機構成立以來至國企改制之間的檔案的利用需求相對比較大，尤其對當時的繳費花名冊利用率非常高。整理積存檔案是一項復雜、艱巨的任務。盧龍縣檔案局組織力量完成了這部分檔案的分類、裝訂、編號、錄入和信息化處理，并已提供利用。二是以點帶面，整體推進。借鑒兄弟縣區社保檔案管理的先進經驗，盧龍縣社保局聯合縣檔案局采取以點帶面的方式強力推進社保檔案整理工作，在縣社保局先行建立試點，以點帶面，帶動醫保中心、失業保險所規范建檔，全面推進全縣社保檔案規范化管理工作。三是社保檔案定期向縣檔案館移交。在完成最基本檔案規范化后，為防止他們由包辦產生的等靠思想和規范化工作反彈，對新產生的業務檔案定期向縣檔案館移交，督促持續做好立卷歸檔工作。

隨著社會的發展，加上我們從事檔案管理工作人員的不斷努力，我們相信一定能摸索出更為高效的管理方式，為社會保險工作提供更加完善的保障。

（作者單位：盧龍縣檔案局）