實現事業單位檔案優化管理的主要措施

李文文

【摘 要】本文就事業單位仍然面臨的檔案管理問題進行分析，指出檔案管理工作出現問題時的引發原因，并給出解決方法。為事業單位檔案管理水平提升和深化改革提供理論上的指引，幫助事業單位創造發展的良好環境。

【關鍵詞】事業單位；檔案管理；措施

檔案管理是比較復雜的工作，需要人員具有較強的技術，以保證能對時間跨度很大的事件進行歸檔。經濟的快速發展，讓事業單位對檔案管理有了新要求，很多問題在這樣的背景下產生和暴露了出來。但是，計算機技術發展迅速，又給檔案管理提供了比較大的提升空間。如何把技術和檔案管理相結合，在事業單位中應用，是當前事業單位檔案管理的重要課題。

一、事業單位優化檔案管理的重要性

事業單位的檔案管理工作，專注于負責記錄事業單位內部的事件，比如鑒定檔案、統計檔案、檔案信息交流等；還包括對事業單位人才的任免和考核。通過優化事業單位的檔案管理，可以為職業單位工作開展提供更加全面的考察依據。當前，事業單位也都面臨著改革，優化的檔案管理，可以使事業單位改革深化。讓事業單位的工作可以突破原來的局限，促進事業單位發展。

二、當前事業單位檔案管理上的問題

事業單位在檔案管理上的問題是明顯的，作為不同于企業和行政單位的機構，事業單位的檔案管理缺少足夠的指導，使得檔案管理不專業。

（一）缺少規范的管理制度

許多事業單位內部并沒有制定檔案管理制度，所以在進行檔案管理工作時，工作人員缺少明確的指導，工作進行的很盲目。這也見解造了管理人員對檔案管理工作重視程度低，缺少責任心。許多檔案歸檔信息不全面，由于缺乏分類表混，資料安排混亂。嚴重時，會丟失一些重要文件，泄露電子信息，增加了資料查詢的阻礙，給事業單位帶來了巨大損失。

（二）負責檔案管理的人員水平不足

由于事業單位的不重視，并沒有意識到檔案管理工作是一件需要專業人士從事的工作，使得招聘時也不會選擇專業的檔案管理人員，一些單位的檔案管理崗位，甚至有其他崗位人員兼職。當前，很多資料的管理都強調信息化，由于人員水平不夠，缺少信息知識和檔案管理知識，拖慢了事業單位信息化檔案管理的進度。一些事業單位在檔案管理這一職位上人員流動性很大，使得單位內部雖然有很多對檔案管理有一定了解的人員，但是缺少精通和熟練的管理者。

（三）軟硬件基礎設施不足，信息化程度低

檔案管理進行信息化時，由于需要保存大量的數據，并且要使用專業的檔案管理軟件，所以對軟硬件的要求都是非常高的。當前，很多事業單位都不如了信息化檔案管理的進程，但是步伐依然十分緩慢。首先，由于資金問題，造成檔案管理部門無法購置足夠的設施，另一方面，信息化的檔案管理與事業單位內部的管理制度關系很大，一些事業單位沒有在進行信息化的同時，升級自己的管理體制，導致信息化檔案管理無法發揮全部作用。

三、優化事業單位檔案管理的措施

（一）建立或完善檔案管理制度

由于缺少明確制度而造成檔案管理的松散和混亂，所以事業單位必須要科學的制定檔案管理制度。在事業單位內部，要提升對檔案管理認識和重視，明確檔案管理人員的權責，細化工作內容；通過事業單位自身的特點，科學合理的制定或完善檔案管理制度，明確工作的目的和標準，讓檔案管理工作順利開展。事業單位的管理層和其他部門，也要監督檔案管理部門的工作情況，促使檔案管理動作進一步提升；檔案管理部門也要和其他部門更好的交流，進一步對工作流程進行改善和優化。

（二）提升檔案管理人員的水平

檔案管理人員影響著檔案管理的工作質量，拖慢了檔案管理的信息化建設，對檔案管理而言，人員水平是管理水平的核心，所以人員水平提升，是提升檔案管理水平的重點。事業單位必須配置專業人員進行檔案管理，通過提升檔案管理的待遇，降低人員的流動性，以保證可以培養出對工作有足夠了解的工作人員。同時，由于檔案管理的信息化建設，使得檔案管理人員不僅要具備足夠的業務水平，還要了解和使用計算機。事業單位要對檔案管理人員進行定期的信息技術培訓，提升管理人員的技術水平，讓他們的能力符合信息化建設的要求，從而加速實現檔案管理的信息化。

（三）加強檔案信息化

檔案的信息化建設，除了提升人員的素質和水平，還需要提升檔案管理部門的設備配置。事業單位需要給檔案管理部門投入足夠資金，保證他們可以購置滿足需求的設備；制定明確的計劃，科學完善的推動信息化建設的進行。

（四）優化檔案服務，挖掘檔案價值

檔案管理部門，要做好歸檔工作，保證檔案的細致和完整，提升可靠性，還要轉變對部門自身的認識，提升檔案管理部門的服務性，讓事業單位內部可以更好的利用檔案管理資料。

四、結束語

優化檔案管理工作能夠為事業單位改革深化提供保障，關系到事業單位未來的發展。無論是主觀原因還是客觀原因，都需要事業單位給予足夠的重視。事業單位要對工作中所遇到的檔案管理問題進行具體分析，找到解決問題的方法并付諸執行，在任何時刻都需要保證人員水平的進步，讓事業單位符合時代要求。

（山東省濟寧市任城區人力資源和社會保障局，山東 濟寧 272100）

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