高職院校教學檔案管理工作存在的問題及對策

李春秋

摘 要：當前，高職院校在教學檔案管理工作中還存在對教學檔案管理工作認識不足、管理模式落后，教學檔案管理制度不科學，教學檔案管理信息化建設滯后等問題。因此，應轉變思想觀念，加大宣傳力度；規范教學檔案內容，促進管理規范化、系統化；提高教學檔案管理隊伍素質和管理人員技術；推進教學檔案管理信息化，實現檔案信息共享。

關鍵詞：教學檔案；管理問題；創新研究；信息化

中圖分類號：G717 文獻標識碼：A 文章編號：1671-9255（2018）02-0075-03

隨著我國高等教育逐漸從精英教育轉變為大眾教育，高等職業教育規模不斷擴大，教師教研信息、科研信息、教學信息、學籍信息等教學管理數據不斷增加；同時，高校學科種類越來越多，各學科之間交叉不斷增強，從而使得高校教學檔案信息大幅增多。因此，如何適應移動互聯時代高校教學檔案管理工作，提高教學檔案管理水平，規范高職院校教學檔案管理工作，更好地為高校教職工管理、評估、教學、科研、學生管理提供服務，成為當前高校教學檔案管理工作人員面臨的重要課題。

目前，高職院校教學檔案管理工作和本科院校相比起步比較晚，普遍存在管理人員思想理念落后、管理制度不科學、管理內容不規范、專業素質較低等問題。這些問題不僅阻礙了高職院校教學檔案管理工作的開展，也不利于提高高職院校教學水平和教學質量。

一、高職院校教學檔案管理工作的重要性分析

在我國，根據《中華人民共和國檔案法》的定義，檔案是黨和國家機關、社會組織和個人在政治、軍事、經濟、科學、文化、技術、宗教等工作中直接產生的具有保管和利用價值的文字、圖片、實物、聲像、音像等各種類型的原始記錄。根據上述檔案的定義，高職院校教學檔案是教職工在教學工作中形成的一系列的學習資料，如專業人才培養方案、教學大綱、授課計劃、教材信息、授課教案、授課課件、考試試卷、

學評教、教評學、聽課記錄、教職工個人總結等；教職工從事教學研究、科學研究所產生的一系列檔案材料；學校教學活動和教學管理工作所產生的檔案材料以及教學設備等檔案材料。

教學檔案能夠真實地反映教職工各項工作的具體情況以及學校教學管理工作的各種情況。充分利用現代信息技術收集和整理教學檔案，一方面利用數據挖掘技術分析總結出教師在教學過程中先進的教學經驗、教學方法和科研經驗，然后予以全校推廣，從而提高全校教職工的教科研水平。另一方面，教務管理人員利用教學檔案信息查看和了解教職工在教學、科研過程中遇到的問題，然后組織有關部門研討相應對策，找出科學的教科研管理方法，制定科學合理的適合本校的教師管理規章制度，從而促進教師隊伍的健康發展，提高教師教學水平，推動教學質量提高，實現教學信息資源共享。[1]同時，教學檔案還是高校教學評估的重要資料之一，是教學評估的重要依據，為學校迎接教學評估提供基礎數據。

二、教學檔案管理工作存在的問題

（一）高職院校對教學檔案管理工作認識不足、管理模式落后

有些高職院校主管教學的領導對教學檔案管理在思想上不夠重視，對教學檔案管理信息化認識不足，認為教學檔案管理對日常教學活動影響不大、可有可無。因此，在教學檔案管理人員安排上

很少有專職檔案管理員。一般教學檔案管理人員都是教學相應工作人員兼職，隸屬教務處下的教務科，并非獨立的機構，其主要工作職責是執行領導要求而非做決策。

高職院校教學檔案管理模式仍以傳統的檔案管理方式為主，學院（系）上交什么材料，就收集什么材料，沒有按照檔案管理要求整理、分類統計等，存在管理形式化問題；教職工在利用教學檔案時，就存在查詢流程復雜，信息不準，甚至缺少材料等情況。教學檔案管理處于原始狀態，只關注檔案的收集和存儲過程，輕視利用，沒有充分考慮到教學檔案的服務功能，很少主動收集相關資料，更別說整理分析、開發教學檔案信息，從而導致教學檔案利用率較低。在管理機制上，不重視教學檔案的服務功能和專業功能，反而偏重于行政管理，限制了教學檔案信息化管理的發展，很難適應移動互聯時代快速發展的高等教育步伐。

（二）高職院校教學檔案管理制度不科學

目前，高職院校規章制度建設已經逐步完善，但是關于教學檔案管理的相關規章制度科學性、系統性不夠，存在較多的漏洞，可行性不高；很多高職院校教學檔案管理制度流于形式，管理質量差、效率低。首先，很多高職院校教學檔案管理體制盲目借鑒本科院校檔案管理模式，沒有根據本校實際情況和相關檔案管理理論知識做出調整，完全生搬硬套，致使教學檔案管理比較混亂；其次，管理人員不足，造成制度不能很好執行，存在教學檔案信息混亂、缺失甚至出現修改等現象。比如，部分高校教學檔案借閱流程管理松散，教職工隨便借閱檔案，對于歸還檔案時間和獎懲沒有具體的規章制度，造成部分教學檔案遺失。

（三）高職院校教學檔案管理信息化建設滯后

隨著移動互聯時代的來臨，教學檔案管理信息化、電子化是大勢所趨，但是目前很多高職院校教學檔案信息化建設緩慢。主要原因是高職院校重點關注數字化校園建設，注重教學一線工作，而對教學檔案工作的關注度不足，投入較低，造成教學檔案管理的設備老化；很多高校采取傳統的檔案管理模式，人工收集、整理教學檔案，沒有采用現代的檔案管理系統或者平臺。對于教學檔案中圖片、視頻教學信息，不能采用信息化管理，使教學檔案管理利用占用的時間長，管理效率不高，造成教師檢索信息花費的時間較長。[2]雖有部分高職院校建立了數字化檔案系統，但是限于管理人員技術水平，僅僅將數字化設備作為簡單的閱讀工具，沒有充分利用系統的導航、索引及分析等功能為檔案的查詢和利用帶來便利，沒有充分發揮教學檔案的服務功能。

（四）高職院校教學檔案管理隊伍結構不盡合理

高職院校教學檔案管理起步遲，很多都是相關教務工作人員兼職。這些人員沒有系統學習過檔案管理理論知識，也沒有經過專門的檔案管理工作培訓，不了解檔案管理工作的業務流程。對于新興學科、交叉學科教學檔案、新興的教學方法等教學檔案不能合理分類歸檔；對于新興的存貯技術不了解，不熟悉，造成教學檔案管理雖有工作標準、制度，但是不能嚴格執行。兼職教學檔案管理人員還存在思想認識不足，管理不到位，職責不明等情況。

三、創新高職院校教學檔案管理工作的對策

（一）轉變思想觀念，加大宣傳力度

基于高職院校教學檔案管理的現狀。首先，學校上層領導要高度重視教學檔案管理，要轉變教學檔案管理思想，樹立現代的檔案管理理念；要像重視教學管理、學生管理一樣重視教學檔案管理，把它們放在同等地位。其次，為了教學檔案管理工作順利開展，要加大宣傳力度，提高全校師生的教學檔案服務意識。增強教學檔案管理人員服務理念，利用移動互聯時代網絡這個重要載體，借助QQ、微信、微信公眾號、微博以及博客等新興自媒體以及傳統媒體媒介，依托教學活動平臺積極開展教學檔案普及推廣，宣傳檔案法律法規和檔案管理理論基本知識，增強教職工的檔案意識。[3]最后，加大資金投入，引入現代化管理技術和管理手段。要加大教學檔案管理建設投入，購買現代化的檔案管理硬件設備和軟件設備，實現檔案管理信息化。同時，挖掘潛在的教學檔案利用者，提高教學檔案管理工作的知名度。另外，把教學檔案管理納入年終考核的指標體系中，提高檔案管理人員積極性。[4]

（二）規范教學檔案內容，促進管理規范化、系統化

在移動互聯時代，每天產生大量的數據，教學檔案也不例外。目前高職院校教學檔案管理辦法和手段還存在很多問題，這些問題嚴重阻礙教學檔案信息化管理。[5]因此，必須規范教學檔案內容、形式和類型等。例如，教學管理檔案中的教學業務檔案，包括教學大綱、課程標準、課程計劃、教案、講稿、課件等文件材料，要從教師備課開始，把各方面材料均按照統一格式上傳至教務管理系統，全面實行電子化、數字化管理。

教學檔案要本著“格式統一、數據規范、便于閱讀和共享”的原則，制定統一的收集標準和歸檔分類規范。同時，積極采用國際標準檔案管理體系，定期檢查梳理各類檔案。根據國家出臺的《電子文件歸檔與管理規范》、《CGD 電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理規范》等相關標準，以及各高職院校實際情況，建立適合本校的教學檔案管理規章制度，制定科學的、統一的歸檔、借閱、歸還流程，以保障教學檔案的權威性和真實性。

（三）提高教學檔案管理隊伍素質和管理人員技術

教學檔案工作人員的素質決定了其管理水平。因此，要持續加強教學檔案管理人才隊伍建設，明確教學檔案管理人員職責，拓展教學檔案管理人員以及兼職人員的業務培訓，引進高水平、高層次的檔案人才。聘用一些年輕的檔案學專業畢業的管理人員。建立檔案管理人員的考核機制，規范檔案管理人員的工作行為，以確保高校教學檔案管理人才隊伍的素質提升。

在技術上，一方面，教學檔案管理人員要與軟件公司合作開發適合本校教學檔案管理的新系統，還要具有一定的數據采集、分析能力。另一方面，新的存儲介質和存儲技術的出現，對檔案管理人員的要求越來越高，教學檔案管理人員不僅要有扎實的檔案管理理論知識，還要掌握一定的新技術和新型檔案載體的保管方法。

（四）推進教學檔案管理信息化，實現檔案信息共享

高職院校教學檔案管理工作涉及范圍廣，不僅涉及各職能部門，還涉及各院系以及教職工等，因此，需要各相關部門和人員通力合作、相互配合。學校領導要充分協調各部門和檔案管理部門之間的聯系。督促各部門按時按質地完成教學檔案的歸檔工作。教學檔案管理工作人員，要改變傳統的管理方式，加快檔案信息電子化、數字化、網絡化轉換，將檔案從傳統的紙質存貯轉為數據倉庫。在教務系統中增加教學檔案管理模塊，方便教職工上傳教學業務檔案，實現教學檔案文件數字化，查詢電子化。既方便教職工查詢和利用，又提高了檔案使用效率。

利用大數據平臺將教學檔案數據實時收集、自動歸檔、整理并存貯。針對學校管理層和教職工需求進行數據分析和預測，提高教學檔案利用率，推動教育教學改革，實現教學檔案資源信息共享。

參考文獻：

[1]胡維維.高校教學檔案管理_問題與對策[J].安徽農業大學學報，2017（5）：63-65.

[2]丁愛華.新時期高職院校檔案管理工作存在的問題及對策[J].中州大學學報，2013（6）：102-104.

[3]朱進.高校檔案管理工作存在的問題及對策探析[J]河北工程大學學報，2015（4）：49-50.

[4]葉楠. 績效管理理論在高校檔案管理體系建設中的應用[J].山西檔案，2014（3）：23-24.

[5]姚國勤.高校教學檔案管理存在的問題及對策[J].辦公自動化，2016（16）：46-48.

（責任編輯 汪 偉）

Problems in Teaching Archives Management of Higher Vocational Colleges and Countermeasures

LI Chun-qiu

（Department of Electronics and Information Engineering， Anhui Business College， Wuhu 241002， China）

Abstract：At present， there are still some problems in teaching archives management of higher vocational colleges， such as insufficient understanding of teaching archives management， backward management mode， unscientific teaching archives management system， lagged information construction on teaching archives management， and so on. Therefore， we should change our ideas， intensify publicity， standardize the contents of teaching archives， promote the standardization and systematization of the management， improve the quality of teaching archives management team as well as management staff's technology， promote the informatization of teaching archives management and realize archives information sharing.

Key Words： teaching archives； management problems； innovative research； informatization