信息化技術(shù)在工程檔案管理中的應(yīng)用

王敏

摘 要：信息技術(shù)迅猛發(fā)展，如今各項工作的進行幾乎都離不開信息化的技術(shù)，在越來越多的方面發(fā)揮著作用，在工程檔案管理中也要運用到信息化技術(shù)，在現(xiàn)今的時代背景下，使檔案管理有原先的傳統(tǒng)模式向信息化的方向邁進，能夠使檔案得到更好的保存和管理，同時在進行對資源的提取分享等方面也能更加迅速，實現(xiàn)信息的最大化利用，提高了檔案管理的效率。

關(guān)鍵詞：信息化技術(shù)；檔案管理；應(yīng)用

科技的不斷發(fā)展創(chuàng)新推動著社會不斷向前迅猛前行，尤其是互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)在近些年得到了良好的發(fā)展，關(guān)于信息化的技術(shù)逐漸滲透到了社會的各個領(lǐng)域之中，在工程的檔案管理方面自然也需要運用到這項技術(shù)，它為檔案管理提供了巨大的方便，運用計算機通過信息化能夠極大地提高工作的效率，改善信息保存的方法，更好提高對于檔案管理的水平。

1 工程檔案管理的意義

工程檔案是對一項工程在進行過程中的相關(guān)資料進行詳細(xì)記錄，必須對這項工作有足夠的了解，能夠?qū)π畔⑦M行妥善的管理，這項管理工作對于工程的進行意義重大，因此在進行工作時必須充分了解到它的含義。

1.1 提高檔案管理者的檔案意識

檔案管理對于工程的進行有著重要的意義，相關(guān)的工作人員必須認(rèn)識到工程檔案的意義，必須對于檔案記錄內(nèi)容，檔案的完成過程地詳細(xì)內(nèi)容，提高自己對于檔案管理的意識。進行工程檔案管理工作不能夠被動的進行，要主動收集工程的資料，保證收集信息的完整性，更重要的是保證信息的真實可信性，為接下來工程的進行提供一定的材料依據(jù)。檔案管理不僅需要進行的是對資料的收集，更重要的是要對這些信息進行整理、分類、保存，在使用時要能夠及時提取出有用的信息，傳統(tǒng)的紙質(zhì)媒介管理方式相對于現(xiàn)在的信息化管理要復(fù)雜得多，要花費更多的精力財力在檔案管理上，在現(xiàn)在新型的管理模式下，能夠節(jié)約大量的時間，提高工作效率，以計算機為主，將資料轉(zhuǎn)化成數(shù)據(jù)儲存起來，減少了儲存時的麻煩，但一般情況下還需要一定的紙質(zhì)檔案進行輔助，兩者相互結(jié)合，使得工程更好進行。

1.2 提高檔案管理的風(fēng)險意識

檔案管理的過程中，因為工作量巨大，很容易出現(xiàn)漏洞造成嚴(yán)重的問題，所以作為工程檔案管理人員必須提高自己對于檔案風(fēng)險的意識，在管理中會涉及到許多相關(guān)的數(shù)據(jù)和資料，很大一部分具有保密的要求，這些被儲存的信息就必須做到能夠被妥善管理，保證信息在收集整理以及使用時都能夠按照規(guī)范，使信息完整，不被泄漏。在對工程檔案進行管理時要及時發(fā)現(xiàn)工程中存在的問題，對這些隱藏的風(fēng)險進行避免，指導(dǎo)這工程更好地被改善。

1.3 保證工程建設(shè)的安全性

檔案管理工作的收集活動通常是在工程的進行過程中進行的，在這期間進行相關(guān)內(nèi)容的整理，因此工程檔案可以作為規(guī)范工程建設(shè)的一個重要手段，在這期間進行的信息采集可以及時發(fā)現(xiàn)工程中存在的一些問題，在工程進行的各個階段，都為其建設(shè)提供了重要的依據(jù)和保障，一旦出現(xiàn)一些問題和疏漏，及時進行修改，避免了在工程完成后在發(fā)現(xiàn)需要耗費更多精力和財力的情況。

2 信息化功能設(shè)計

工程檔案信息化管理是現(xiàn)階段這項工作進行的最方便的手段，一改傳統(tǒng)管理方式的缺點，通過計算機進行信息化的操作，因此必須要了解信息化管理的相關(guān)功能等信息。

2.1 基本功能

工程檔案信息化管理作為工程進展的一項重要依據(jù)，其中的基本功能包括三方面的內(nèi)容。首先是設(shè)置的功能，對于檔案的相關(guān)信息的數(shù)據(jù)進行設(shè)定，對信息的權(quán)限進行規(guī)定，使得信息能夠被安全保存和使用。其次是采用信息化的手段對資料盡心收集管理，傳統(tǒng)管理方式使用的是紙質(zhì)的媒介將檔案進行保存，而如今則是通過將這些檔案轉(zhuǎn)化成電子檔案保存在電腦之中，并能通過網(wǎng)絡(luò)進行數(shù)據(jù)之間的快速傳遞，解決了信息使用不便的情況。最后則是對工程檔案的管理，管理需要對大量數(shù)據(jù)進行處理，使數(shù)據(jù)和工程的進展保持一致，通過數(shù)據(jù)內(nèi)容檢查工程建設(shè)是否有漏洞。

2.2 拓展功能

信息化管理系統(tǒng)要對功能進行更多拓展，使其更加靈活多變適應(yīng)多種情況，信息化可以將紙媒信息轉(zhuǎn)化為電子信息，因此可以將其功能進行拓展，對這些電子數(shù)據(jù)進行一定的處理和轉(zhuǎn)換，對信息進行整理分類，更能保證信息的準(zhǔn)確性。

2.3 數(shù)據(jù)庫

運用信息化的過程中，會產(chǎn)生大量的電子數(shù)據(jù)，這些復(fù)雜繁多的數(shù)據(jù)需要有一個數(shù)據(jù)庫對其進行處理，對于檔案的收集整理和分析方面都能迅速處理，在數(shù)據(jù)庫中可以實現(xiàn)對各種表格的設(shè)計，將數(shù)據(jù)直接應(yīng)用其中，實現(xiàn)了信息的提取和利用。

3 工程檔案管理的信息化建設(shè)和應(yīng)用

工程檔案管理工作模式的轉(zhuǎn)變已經(jīng)成為了現(xiàn)今的必然趨勢，加快信息化的建設(shè)并對其進行應(yīng)用是在現(xiàn)今社會環(huán)境下的必然要求。

3.1 樹立信息化管理觀念

檔案管理在工程中起著重要作用，為了大大提高工作效率，使用信息化技術(shù)是一個便利的方法，要認(rèn)識到對于工程的檔案管理信息化已經(jīng)是一個必然趨勢，將信息以統(tǒng)一的形式保存下來，不僅方便了保存和管理，能夠形成一個完整體系。

3.2 提高管理質(zhì)量

信息化管理并不只是將資料轉(zhuǎn)化成電子版進行儲存，在這個過程中要運用便捷的互聯(lián)網(wǎng)和相關(guān)的軟件對信息進行處理，將管理的模式盡量程序化標(biāo)準(zhǔn)化，有一個準(zhǔn)確的規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)，保證數(shù)據(jù)本身的正確性，數(shù)據(jù)不會產(chǎn)生丟失現(xiàn)象，通過專業(yè)的技術(shù)手段讓信息通過一定的平臺進行共享，對數(shù)據(jù)進行統(tǒng)一的管理。

3.3 提高檔案管理的安全性

檔案由于其存在的重要意義必須要被妥善保管，確保信息的安全性，不論是傳統(tǒng)的紙質(zhì)形式還是現(xiàn)在的信息化管理方式，如果不注意對檔案的保管很可能會發(fā)生丟失的情況，必須要其安全性。這就要求相關(guān)的工作人員必須要提高自己的安全防范意識，及時對重要數(shù)據(jù)進行備份，防止計算機或網(wǎng)絡(luò)出現(xiàn)問題造成數(shù)據(jù)丟失，制定嚴(yán)格的信息保密制度防止資料外泄。

4 結(jié)束語

信息化技術(shù)展現(xiàn)的優(yōu)點越來越多，在工程檔案管理上的應(yīng)用也更加普遍，將資料進行統(tǒng)一分類保存，將工作速率大大提高，在保證了信息完整和安全的前提下對工程的進展起到了積極的推動作用。

參考文獻

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