試論基層檔案管理信息化建設

賈冠莉

【摘要】隨著信息化時代的來臨，傳統的檔案管理已經無法滿足基層檔案管理的需求，存在各種各樣的問題，這就要求各個單位要積極開展基層檔案管理信息化建設工作。本文從基層檔案管理信息化建設的重要性和必要性入手，重點分析了當前檔案管理信息化建設中存在的問題，并針對這些問題提出了幾點改善措施，希望能夠進一步促進基層檔案管理工作的開展。

【關鍵詞】基層檔案;信息化建設;存在問題;改善措施

信息化時代的到來給基層檔案管理工作帶來了巨大影響，面對日益增多的檔案資料，傳統的檔案管理模式已經無法滿足檔案管理需求，這就要求基層單位要切實開展檔案信息化建設工作，這不僅能夠有效促進基層檔案管理工作的開展，同時也能有效解決當前檔案管理工作中存在的諸多問題。

一、基層檔案管理信息化建設的重要性和必要性

我們都知道檔案管理工作是基層單位的一項重要工作，這些檔案記錄了基層單位的發展歷程，對基層單位各項工作的開展具有非常重要的意義，然而傳統的檔案管理工作主要是紙質檔案管理，需要消耗大量的人力、物力，檔案管理效率較低，無法滿足基層單位對檔案工作的需求。而基層檔案管理信息化建設工作的前提就是將紙質檔案轉化為電子檔案，通過將紙質檔案電子化能夠在很大程度上提高檔案使用效率。

當前基層單位檔案管理設施都比較落后，容易造成紙質檔案的損壞與丟失，無法滿足檔案管理的現代化需求，為了保證檔案管理工作的正常開展，必須將紙質檔案電子化，這樣才能確保檔案的完整性和安全性，才能充分發揮出檔案管理的作用。

二、基層檔案管理信息化建設中存在的問題

（一）基層檔案管理信息化建設水平較低，無法真正發揮出信息化建設的作用。當前基層檔案管理信息化建設水平較低，主要體現在以下三個方面：一是基層單位的信息化設備不足，無法滿足檔案管理信息化建設的需求，比如有些單位到現在都沒有配備完備的信息化設備，要么只有單一的計算機，要么只有打印、復印、掃描儀等，有的單位即便具有完備的信息化設備，但由于各種因素的影響，信息化設備的利用率也較低。二是基層單位檔案管理工作人員的水平較低，大多數基層檔案管理人員不是專業的檔案管理工作者，即便是專業的檔案管理工作者，面對信息化設備的迅速涌入，未切實掌握相關的管理技術，無法滿足檔案管理信息化建設工作的需求。

（二）對基層檔案管理信息化建設的認識不足。信息化時代的到來已經將信息化技術滲透到各行各業當中，對于基層檔案管理工作而言，同樣受到信息化建設的影響，這就要求基層單位要充分重視基層檔案管理信息化建設工作的開展。然而傳統的檔案管理思想已經根深蒂固，基層單位對檔案管理的信息化建設工作不夠重視，一方面，認為信息化建設工作的開展可有可無，在具體的工作中仍然延用傳統的紙質檔案管理模式，不愿意嘗試運用信息化管理方式，長此以往，勢必會影響檔案管理信息化建設進程。另一方面，只重視對檔案的保存和整理，卻忽視了檔案資料的運用，不利于提高檔案管理工作的水平。

（三）基層單位檔案管理信息化建設經費投入不足。雖然基層單位檔案管理信息化建設工作是大勢所趨，但是當前對基層單位的檔案管理信息化經費投入遠遠不足，這大大影響了檔案管理的信息化建設進程。這主要表現在以下幾個方面：一是檔案管理經費經常被挪用，無法真正運用到檔案管理工作中。二是沒有按照要求設立專門的檔案管理部門，認為檔案資料管理工作無關緊要。三是檔案資料的管理和利用缺乏系統性和穩定性。

三、加強基層檔案管理信息化建設的具體措施

（一）持續加大對基層檔案管理信息化建設工作的投入。一是要加大硬件投入，為基層單位配備完備的信息化設備，比如計算機、掃描儀以及打印、復印機等，還要及時對這些設備進行維修和保養。二是要為基層檔案管理信息化建設工作設置專項資金，確保這些資金都用于信息化建設當中，既要購置相應的檔案管理信息化軟件設備，也要積極推進基層檔案資源的數字化建設，這樣才能有效促進檔案管理信息化建設工作的開展。

（二）持續提高對基層檔案管理信息化建設的認識。通過提高人們對檔案管理信息化建設的認識，能夠使人們更加重視檔案管理信息化建設工作的開展，一是要提高基層檔案管理工作人員對檔案管理信息化建設的重視度，使他們認識到開展檔案管理信息化建設的重要性和必要性，這樣才能使其在具體工作中更多地運用信息化知識，更好地保管檔案、利用檔案，提高檔案信息化建設水平。二是要提高基層單位領導對檔案信息化建設工作的重視度，使其充分認識到信息化建設的重要性，將信息化建設工作當作一項重要工作來做。

（三）持續提升基層檔案管理信息化建設工作人員的能力。一是要使基層檔案管理人員認識到信息化建設的重要性，并不斷提升基層檔案管理工作人員的信息化水平。二是要不斷提升基層檔案管理人員的能力，使其能夠更好地開展檔案管理工作，將所學所用投入到檔案管理工作中。

四、結束語

綜上所述，我們知道檔案管理信息化建設是信息化時代的要求，也是其自身持續發展的要求，因此基層單位應重視檔案管理信息化建設工作的開展，一方面要持續提高領導對檔案管理信息化建設工作的重視程度，另一方面要持續加大對基層檔案管理信息化建設的投入，再一方面要持續提升基層檔案管理工作人員的工作能力。

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