新時期事業單位文書檔案管理工作的現狀及強化措施

劉英

【摘要】隨著我國經濟轉型逐漸進入關鍵階段，事業單位整體水平、工作開展都呈現出不斷發展的趨勢，新形勢下如何加強事業單位文書檔案管理工作就成為當前急需解決的重要課題，正受到社會各界越來越廣泛的關注。文書檔案管理工作作為事業單位登記管理工作的重要組成部分，對于事業單位的發展有著重要的作用。本文主要分析當下事業單位文書檔案管理工作現狀，并給出了具體的優化策略。

【關鍵詞】事業單位 文書檔案管理 新形勢 措施

一、新形勢下事業單位文書檔案管理的重要性

事業單位的文書檔案是非常重要的信息資源，對于事業單位的發展與決策有著重要的影響，所以對于文書檔案的管理要引起高度的重視。

（一）填補國家檔案的空白

我國在文書檔案管理工作方面基本的管理原則是：為了維護檔案資料的安全性與完整性，要集中對全部檔案進行管理，為國家的各項工作提供便利。事業單位在國家的發展中占據著重要的地位，在政治、經濟、文化的領域中顯得尤為重要，事業單位的文書檔案真實反映了事業單位的發展歷程，是國家檔案中不可或缺的構成部分。因此，建立與管理好事業單位的文書檔案，才能達到檔案管理的目標，保存完整國家的歷史性資料。

（二）發揮法律憑證效力

事業單位文書檔案全面記錄了事業單位的建立、變更、注銷，并且涵蓋了事業單位各種活動的開展，真實反映事業單位所有內容。而上述檔案資料，能夠為各級管理部門或者有關機構檢查事業單位是否存在違法亂紀情況提供真實有效的法律依據，其本身具有良好的法律憑證效力。

（三）為社會公眾提供查詢服務

伴隨著社會主義市場經濟體制的逐步完善，市場體系逐漸建立，事業單位作為市場的主體，在社會經濟生活中起著重要的作用。事業單位的文書檔案對于事業單位的各項資料及活動都有著真實的記錄，這些相關記錄資料可以在依照有關規定的前提之下，進行合理開發并加以應用，為社會各界的提供信息服務。

二、事業單位檔案管理工作現狀

（一）缺乏充足的事業單位檔案管理技術人員

第一，因為員工的不固定性和架構部門重新組建的多重因素，就很容易導致事業單位檔案管理技術員工的工作出現變化。并且新出任工作的人員都是沒有接受高級檔案理論學習的，只知道把對應文件放入檔案架，沒有基礎的檔案工作的認知，更別說對于檔案學、管理學和檔案的一系列過程的相關檔案概念的熟知了，關于檔案資料的一系列流程認知甚少，使得檔案管理達不到期望的水準。那部分管理工作者，差不多都沒有了解過檔案管理的完整計劃，導致該單位檔案管理的成長發展。第二，因為檔案管理的信息科技的革新，所屬工作者應該具備當下流行的管理技能，主要是電腦使用和軟件使用，這也是升級為高級檔案管理者的必經之路，為后續的高效檔案管理提供了技術支持。

（二）缺少優質的事業單位檔案管理體系

根據現如今的相關數據分析，很多單位缺乏專業的檔案管理團隊，也沒有在規定時間內進行相關工作的檢驗與管制，也包括檔案資料的審核與修改內容。并且，很少有單位會建立完善的事業單位檔案管理體系，內容主要包括檔案的整合、分類放置、檢查更替的這幾部分給予名門限定，會有些許單位建立了體系但是最終都沒有將其落實，檔案管理不清不楚，沒有詳細裝訂，也無法直接反映出一個人的完整信息。

（三）文書檔案管理人員專業素質有待提高

在當前，一般事業單位設置了檔案管理人員，但是，檔案管理人員大多不是文書檔案管理的專業人才，他們的文化水平與專業程度普遍不高，甚至還有一些是兼職人員，缺乏對檔案信息進行深入理解與研究的能力，這與新時期的發展不相適應，將大大降低事業單位文書檔案管理的效率和質量。

三、提升事業單位文書檔案管理工作水平的舉措

（一）轉變傳統工作觀念，重視檔案管理工作

做好事業單位文書檔案管理工作，首先需要加強對管理工作的重視，轉變傳統的工作觀念。①提高單位領導對文書檔案管理工作的重視。只有領導真正重視起來，才能切實落實檔案管理工作，才能進一步加強對檔案管理工作的人力、財力的扶持力度，才能為文書檔案管理管理提供有力的保障，才能完善文書檔案管理設施。②加強事業單位全體員工的認識，使每個員工都認識到文書檔案對事業單位發展帶來的影響及重要意義，增強每個人的責任意識，保證文書檔案管理工作的順利開展。③做好文書檔案的宣傳工作，加大宣傳力度，通過各種途徑使單位全體人員認識到文書檔案規范化管理的重要性，使得單位全體人員都有一個端正的態度進行工作，進而促進工作效率的提高，使檔案管理取得較大的進步。

（二）提高相關人員綜合素質，促進單位穩步發展

提高檔案工作人員的綜合素質是做好事業單位文書檔案管理工作最重要的一個前提。①就是要加強檔案管理者專業知識、技能培訓，通過學習新型管理理念，新知識，新方法，新手段，并將其應用到實際工作中去，不斷創新，以適應新形勢下發展需要。②注重培養檔案管理者的職業道德素養、責任意識和奉獻精神，因為文書檔案管理工作一般較為復雜煩瑣而且龐大，所以文書檔案管理工作者一定要具備不怕苦、不怕累的精神，有著對工作執著的認真負責的態度以及一定奉獻精神。

（三）創新文書檔案管理方式，提高管理工作效率

為了適應新形勢的發展需要，需要我們對文書檔案管理方式進行創新，提高管理工作效率。①創新文書檔案管理模式。充分利用現代新興科技，將網絡和計算機引入文書檔案管理，通過學習，使用管理軟件對文書檔案進行存儲、管理、查詢等工作，提高文書檔案管理水平和工作效率，推進文書檔案管理自動化、數字化、一體化的實現。②加大對事業單位新文書檔案的開發力度。事業單位相關工作人員應該積極主動深入基層，而不只是被動接受文書檔案，通過走訪搜集新的文書檔案，并將它們進行歸檔、分類，以達到更新和擴充檔案庫的目的。③加強檔案管理人員的招聘、審核、監督力度。事業單位可以通過采取多項措施，實行公開招聘，將具有檔案管理專業背景的優秀人才吸納到事業單位檔案管理人才隊伍中來，并保障文書檔案管理者提供學習、培訓的機會，打造一批優秀的文書檔案管理人才。

四、結束語

事業單位文書檔案管理工作影響著事業單位的發展與進步。因此，單位領導及全體員工都應當引起足夠的重視，提高檔案管理者的業務素質和職業道德，創新文書檔案管理方式，不斷健全完善文書檔案管理制度，使得文書檔案管理更加規范，跟上時代發展的潮流，最終實現文書檔案管理數字化、信息化、一體化。