干部人事檔案管理信息化建設的探析

尹麗潔

【摘要】傳統的干部人事檔案工作是以實體為主要手段，檔案資料的收集、整理、鑒定、保管、統計、檢索、利用等環節都是靠手工勞動完成，繁瑣而低效，其服務方式已無法解決需求信息面大、提供數據快捷、準確、系統等諸多方面的矛盾。干部人事檔案工作信息化，有利于轉變檔案工作服務方式，變被動服務為主動服務，最終目的是滿足社會需要，這是檔案工作的生命力所在，而能否為干部工作提供有效服務是檢驗人事檔案管理水平的主要標準。

【關鍵詞】干部人事檔案管理 信息化建設

一、干部人事檔案信息化的基礎：充分認識人事檔案的重要性

（1）干部人事檔案是組織部門按照黨的干部政策在培養、選拔和任用干部等工作中形成的記載干部個人經歷、政治思想、品德作風、業務能力、工作業績等內容的文字資料，并按有關規定進行整理后組成的，是歷史的全面的考察了解和正確選拔使用干部的重要依據。干部人事檔案管理工作，是加強和改進選人用人工作的基礎性、先導性工程，既是干部工作，更是政治工作。

（2）干部人事檔案是國家檔案的重要組成部分，具有全面性、真實性、現實性、動態性和統一性的特點，起著依據、憑證、參考作用，在某些事務上具有重要的難以替代的作用，包括財產繼承公證、父母戶口進京投靠入戶、考學深造、評定職稱、繳納養老保險、辦理工傷、退休等等，個人檔案中的記錄都是有關部門參照的主要依據。

（3）干部人事檔案涉及干部個人一生經歷，是干部個人信息的存儲庫，由確鑿的原始材料和歷史證件構成，真實可靠，能全面展現干部工作、生活等方面內容，并且隨著干部個人信息的變化而不斷產生新的文件資料。“檔隨人走”，干部檔案將跟隨干部個人一生。

二、干部人事檔案信息化的關鍵保障：歸檔材料的收集、整理與認定

（一）做好檔案材料的收集工作是信息化建設開展的關鍵

人事檔案管理部門要隨時了解材料產生的信息，主動深入材料形成部門收集歸檔，并及時糾正不完整材料，完成閉環，避免因形成時間過長未及時收集或經辦人員崗位變動造成檔案材料缺失或不規范，從而影響檔案的完整性。

（二）做好檔案材料的整理工作是信息化建設開展的基礎

對原始材料進行技術加工，要求分類準確，編排有序，對褶皺破損的材料進行裱糊，對不規范的紙張進行裁剪或修補，嚴把技術質量關，要把“精益求精”作為一貫追求，大力錘煉“專業、專注、嚴謹、精益”的工匠精神。在使原始材料達到完整美觀，利于保存的同時，也為掃描后形成的數字檔案能否清晰準確提供了有效支撐。

（三）做好干部檔案審核認定工作，為干部檔案信息化建設提供準確信息源

干部檔案的審核工作是一項去偽存真的工作，要堅持每一條干部信息必須都能有相應的文件資料來反映，每一條信息的變更必須要有憑證，符合相關政策及干部人事工作的規定，對發現的問題，一個一個核實，一項一項糾正。這是實現干部人事檔案工作信息化建設的基礎。

三、干部人事檔案信息化的目標意義：及時準確的為組織和個人提供信息

干部人事檔案信息化建設是一項綜合性的系統工程，包含了干部人事檔案信息數據收集、整理、認定、管理、利用，又包含信息系統硬件、軟件的規劃、配置、維護、管理、更新、分析。是干部人事檔案工作在電子信息時代的必由之路，是提高干部信息管理和開發利用水平的必然要求，能有效提高對干部信息的綜合處理、管理能力，變被動服務為主動服務，能進一步挖掘檔案潛在價值，使檔案成為真正的信息資源，使之更好地為干部人事工作和干部本人服務。

傳統的干部人事檔案工作是以實體為主要手段，檔案資料的收集、整理、鑒定、保管、統計、檢索、利用等環節都是靠手工勞動完成，繁瑣而低效，其服務方式己無法解決需求信息面大、提供數據快捷、準確、系統等諸多方面的矛盾。

干部人事檔案工作信息化，有利于提高對干部信息的綜合處理、管理能力。充分利用計算機對檔案信息進行審核處理、管理利用，實現檔案數據處理的信息化，這不僅使檔案管理人員擺脫了大量的手工操作，從而能大大提高工作效率，也使信息傳遞和信息利用的范圍、速度、方式、效能進入了一個嶄新的時期。，可以收到事半功倍的效果。

干部人事檔案工作信息化，有利于轉變檔案工作服務方式，變被動服務為主動服務，最終目的是滿足社會需要，這是檔案工作的生命力所在，而能否為干部工作提供有效服務是檢驗人事檔案管理水平的主要標準。通過建立干部信息庫，將大量信息資料通過計算機存儲，使干部檔案真正成為一種信息資源，并及時維護和更新信息。在干部選拔任用，調整配備和交流工作中，利用計算機處理干部信息，進行干部平均年齡計算、男女干部人數統計、任職年限統計等，大大提高干部檔案信息的開發與利用工作的全面性、準確性和時效性。

四、干部人事檔案信息化的風險防控：嚴格遵守網絡安全制度，嚴格遵守檔案工作紀律

為了防止工作中的盲目性和隨意性，要根據實際工作，從管理、業務、技術三個方面提出并完善檔案信息化標準規范體系，以保證電子信息的采集、制作、分類、存儲等各方面工作有章可循，職責分明，以保證數據準確、真實、規范、統一。同時建立信息化工作自檢自查制度，以科學規范、嚴密的制度來保障系統的可靠運行，保證利用系統開展工作的正常運轉。

人事檔案工作具有保密性，在信息化管理工作制度中，要嚴肅檔案管理工作紀律，管理系統重點解決使用權與管理權嚴格區分的設定，嚴格遵守干部管理權限，務必實施分級管理模式，逐層逐級建立局域網，建立健全系統安全保密體系，嚴格執行有關網絡信息安全保密方面的各項規定。對有保存價值的電子文件要保證其完整性、安全性和長期可讀性。嚴禁處理干部信息業務的計算機與互聯網絡連接，確保信息安全。

人事檔案管理制度的關鍵應該是“社會公信力”和“以人為本”，隨著干部人事制度改革的不斷深入，尤其是2014年10月以來，中央組織部在全國部署開展了干部人事檔案專項審核工作，集中解決了干部人事檔案中存在的一些問題，進一步維護了干部人事檔案的真實性、準確性、嚴肅性，干部人事檔案規范化建設邁出了實質性的一大步。日前，干部人事檔案管理進入“后專審”時期，信息化建設不是一朝一夕，一蹴而就的，需要投入大量的人力與時間完成基礎性建設過程。只有在工作中不斷摸索，不斷實踐，發現問題，改進問題，逐步完善，循序漸進地推進信息化建設工作，才能有效保障鞏固和轉化專審成果，完整規范實現檔案工作新標準新要求。