微信平臺(tái)在醫(yī)院行政辦公管理中的作用

馬蕓蕓

作為一家致力于發(fā)展為國(guó)內(nèi)先進(jìn)、省內(nèi)一流，集醫(yī)療、科研、教學(xué)于一體的三級(jí)甲等綜合性醫(yī)院，在醫(yī)療改革逐步深化的背景下，醫(yī)院和百姓均面臨著改革創(chuàng)新與重構(gòu)的新時(shí)期。在此階段中，如能有效融合“互聯(lián)網(wǎng)+”思維，推行新媒體和數(shù)字化辦公，將服務(wù)、辦公和文化傳播高效、有機(jī)的結(jié)合在一起，將對(duì)醫(yī)院的管理與品牌建設(shè)起到事半功倍、推波助瀾的作用。

微信是日常運(yùn)用最為廣泛的通訊工具之一，利用這個(gè)已被廣泛大眾接受與應(yīng)用的軟件，2015年新區(qū)醫(yī)院綜合部創(chuàng)建我院首個(gè)通過(guò)授權(quán)認(rèn)證的官方微信公眾平臺(tái)與微信企業(yè)平臺(tái)，并將二者應(yīng)用于外部宣傳和內(nèi)部管理。

一、企業(yè)微信的特點(diǎn)分析

（一）雙向認(rèn)證，保證內(nèi)部信息安全

內(nèi)部人員認(rèn)證是企業(yè)平臺(tái)區(qū)別與其它公眾平臺(tái)的最大特征，它采取雙向認(rèn)證模式，可保護(hù)單位內(nèi)部與員工之間的隱私。使用單位應(yīng)首先將職工信息在管理后臺(tái)中納入，同時(shí)要求職工主動(dòng)添加關(guān)注，在雙向認(rèn)證成功后，企業(yè)微信方可接收內(nèi)部信息。

（二）信息傳遞不受地域、終端限制

在任何有網(wǎng)絡(luò)的情況下，企業(yè)微信可實(shí)現(xiàn)不同智能手機(jī)間的信息傳遞，不再有空間與接收終端（不同運(yùn)營(yíng)商的手機(jī)）的限制。

（三）信息發(fā)布形式多樣

以單一文字為主的信息，發(fā)布在傳達(dá)過(guò)程中對(duì)發(fā)布者的語(yǔ)言描述能力要求較高，而在信息化辦公模式下，信息發(fā)布形式多樣，不僅局限與文字描述，也可結(jié)合圖片、視頻、音頻以及文件一并發(fā)布，可減少閱讀枯燥、理解偏差等問(wèn)題。

（四）分組管理，實(shí)現(xiàn)精準(zhǔn)通訊

建立完善的人員信息架構(gòu)，以系統(tǒng)、科室、職務(wù)等區(qū)分，標(biāo)簽設(shè)置可將同一類別人員快速建立連接，滿足不同場(chǎng)景下及時(shí)、精準(zhǔn)通訊的需求。

（五）資源整合效率高

企業(yè)微信以實(shí)用、便捷為原則，在平臺(tái)下可以拓展不同欄目，用一個(gè)賬號(hào)整合多項(xiàng)欄目，使每個(gè)欄目各具特色，相互協(xié)作，共同強(qiáng)化辦公效率。

二、新區(qū)醫(yī)院企業(yè)微信的構(gòu)建

（一）人員結(jié)構(gòu)的構(gòu)思

新區(qū)醫(yī)院企業(yè)微信平臺(tái)中，目前開(kāi)設(shè)了以下主要欄目：新區(qū)醫(yī)院小助手、學(xué)科公告、會(huì)議助手、小助手云盤。其中“新區(qū)醫(yī)院小助手”日常應(yīng)用最為廣泛，它已逐步代替?zhèn)鹘y(tǒng)短信平臺(tái)，可實(shí)現(xiàn)即使通訊，不受地域、終端限制，發(fā)布形式多樣。該欄目的創(chuàng)建初衷即是建立面向我院全體職工，實(shí)現(xiàn)最便捷的信息交互平臺(tái)。為此綜合部在前期做了大量的調(diào)研與測(cè)試，充分了解醫(yī)院組織結(jié)構(gòu)，確保企業(yè)微信中“通訊錄”的組織架構(gòu)搭建與分組，符合我院的行政管理習(xí)慣，便于日后能快速實(shí)現(xiàn)信息的精準(zhǔn)通訊。

調(diào)研后，我們決定在企業(yè)號(hào)平臺(tái)中將新區(qū)醫(yī)院人員信息架構(gòu)分為：職能科室、臨床科室、門診科室、醫(yī)技科室、醫(yī)保農(nóng)合、實(shí)驗(yàn)室六大組別，再將科室以子欄目形式分別加入其中。然而人員分組后如何快速找到同等職務(wù)的人群，以便有針對(duì)性的發(fā)布醫(yī)院信息，是我們當(dāng)時(shí)面臨的問(wèn)題。為解決這一難題，我們做了如下設(shè)想：一是以標(biāo)簽形式分組：將正副主任、正副護(hù)士長(zhǎng)、主持工作的科主任等，分別放置對(duì)應(yīng)科室分組中，同時(shí)設(shè)置對(duì)應(yīng)職務(wù)的群組標(biāo)簽，今后如選擇對(duì)應(yīng)的職稱標(biāo)簽組，即可迅速將這類人員組合。二是以子欄目形式分組：不將正副主任、正副護(hù)士長(zhǎng)、主持工作的科主任等，分別放置對(duì)應(yīng)科室分組中，而是將職務(wù)類別設(shè)置成組，與科室同級(jí)的形式顯示在子欄目中。這兩種模式均可實(shí)現(xiàn)人員按職務(wù)分類，第1種設(shè)想操作更加便捷。然而我們?cè)诤罄m(xù)拓展測(cè)試中發(fā)現(xiàn)，標(biāo)簽分組無(wú)法實(shí)現(xiàn)中層干部間電話查詢功能。因此，決定采用第2種組織結(jié)構(gòu)模式，最大限度滿足內(nèi)部管理需求，在此結(jié)構(gòu)基礎(chǔ)上再增設(shè)不同分組的標(biāo)簽（圖1）。

（二）信息互通 、便捷查詢

通過(guò)人員信息的采集、錄入，現(xiàn)已登記在冊(cè)人數(shù)為866人。這些已認(rèn)證職工可使用新區(qū)醫(yī)院企業(yè)微信平臺(tái)中已開(kāi)放的各項(xiàng)業(yè)務(wù)。我們?cè)谛≈窒路皆O(shè)計(jì)了快捷信息查詢通道，便于職工隨時(shí)隨地查詢、撥打院內(nèi)各科室電話，也可在此登錄“小助手云盤”（ 云盤欄目下文具體介紹）查閱、下載存檔的表格、文件等，實(shí)現(xiàn)內(nèi)部信息的互通、和便捷查詢功能。

（三）細(xì)分欄目，豐富內(nèi)容

1、新區(qū)醫(yī)院小助手打通全員信息網(wǎng)

通過(guò)企業(yè)微信小助手全員通訊網(wǎng)絡(luò)，職能科室可在第一時(shí)間將完善的管理制度、考核標(biāo)準(zhǔn)、反饋信息發(fā)至每位職工手中，提升了全院的反應(yīng)速度。

2、會(huì)議助手打造精細(xì)化辦公管理

各部門可通過(guò)手機(jī)接收與本科室相關(guān)的會(huì)議提醒，隨時(shí)隨地查閱會(huì)場(chǎng)使用情況，由此避免因人工疏漏導(dǎo)致會(huì)議時(shí)間的遺忘或者沖突。

3、學(xué)科公告建立科室交互平臺(tái)

建立學(xué)科公告欄目，為學(xué)科間知識(shí)與信息的傳播、互通牽線搭橋。此欄目的優(yōu)勢(shì)在于，它不僅能為院內(nèi)職工提供學(xué)習(xí)交流的平臺(tái)，而且能在此獲得各學(xué)科訊息，全院職工可在此參與討論，可點(diǎn)贊互動(dòng)。

4、小助手云盤整合存檔辦公文件

要求企業(yè)微信必須要有專門存放文檔欄目，使文件可按類別、發(fā)文機(jī)關(guān)、可見(jiàn)人群等多項(xiàng)類別集中匯總。因此建立“小助手云盤”欄目，不僅作為獨(dú)立欄目存在，而且與“新區(qū)醫(yī)院小助手”互通，二者間相輔相成，共同完成日常行政辦公中對(duì)院發(fā)文件、表格、ppt的匯總與存檔。這項(xiàng)欄目的啟用，使新區(qū)醫(yī)院院職工能隨時(shí)隨地使用電腦或手機(jī)查閱或下載院內(nèi)發(fā)文，加大了行政辦公中文件傳閱讀的數(shù)量、提升了文件下發(fā)傳閱速度。在信息安全上，我們使用部分文件夾加密形式，以此對(duì)文件公開(kāi)等級(jí)有所劃分，加密文件夾僅供指定人員或人群查閱。

三、微信平臺(tái)在行政辦公管理中發(fā)揮的作用

微信平臺(tái)的創(chuàng)建，是樹(shù)立貫徹“創(chuàng)新、協(xié)調(diào)、綠色、開(kāi)放、共享”的五大發(fā)展理念的體現(xiàn)。它對(duì)醫(yī)院管理的改善、服務(wù)的提升、醫(yī)患間良性互動(dòng)產(chǎn)生了深遠(yuǎn)意義。例如傳統(tǒng)手動(dòng)辦公模式是通過(guò)人的手動(dòng)能力來(lái)解決企業(yè)內(nèi)部信息的傳達(dá)，信息交流往往局限于上下級(jí)的溝通，而通過(guò)企業(yè)微信，這個(gè)統(tǒng)一、整合的信息平臺(tái)，可實(shí)現(xiàn)資源最大利用率，突破醫(yī)院管理對(duì)時(shí)空的各種限制，讓全院職工在任何時(shí)刻、任何地方都能接收到醫(yī)院訊息，大大提高了內(nèi)部行政辦公的管理效率，同時(shí)節(jié)約開(kāi)支。新區(qū)醫(yī)院企業(yè)微信開(kāi)創(chuàng)我院數(shù)字化辦公的先河。在大部制扁平化管理體系下，新型辦公模式與新媒體的運(yùn)用是助力醫(yī)院高速發(fā)展必備工具之一。