淺談國內醫(yī)院檔案管理工作存在問題及對策

焦鈞

摘 要：隨著醫(yī)療衛(wèi)生體制的改革，新時期醫(yī)院管理工作也對檔案工作提出了更高要求，要改變以往檔案工作以采集和保管為主的特點，轉向以檔案信息開發(fā)和利用為主。本文從目前國內醫(yī)院檔案管理工作中存在的問題及對策進行探討，以期為醫(yī)院的檔案管理工作提供借鑒和參考。

關鍵詞：醫(yī)院；檔案；對策

1 目前醫(yī)院檔案管理工作中存在的問題

1.1 硬件投入不足，現(xiàn)代化管理水平不高。在醫(yī)院發(fā)展規(guī)劃中，一般對醫(yī)院發(fā)展規(guī)模、基礎設施、醫(yī)療水平、人才結構等都有詳盡的規(guī)劃，但對檔案管理用房、設備投入等方面卻考慮較少。此外，很多醫(yī)院醫(yī)療用房緊張，導致檔案用房狹小，檔案管理設備也相對陳舊，檔案信息化管理也由于缺乏應有的硬件支持而難以實施。

1.2 制度不健全，管理手段落后。目前大多數(shù)醫(yī)院均制定有健全的醫(yī)院管理制度，各級各類人員均有明確的工作職責，而涉及檔案管理制度、職責卻較少，缺乏統(tǒng)一的醫(yī)院檔案管理模式，在醫(yī)院目標考核管理制度中，也很少將檔案管理納入其中。由于制度不健全，目前醫(yī)院檔案管理比較分散，醫(yī)院的科研檔案、歷史檔案、醫(yī)療文書檔案等常常分屬于不同部門保管，沒有統(tǒng)一的管理制度，既不便于綜合利用，又不利于檔案的完整性和安全性。

1.3 管理人員文化水平較低，業(yè)務能力滯后。目前我國醫(yī)院的檔案管理人員多是從行政、護理、醫(yī)技、后勤等部門轉崗來的，檔案專業(yè)人員極少，且知識結構不合理、學歷偏低，難以適應現(xiàn)代檔案管理事業(yè)的發(fā)展需求。而在醫(yī)院人才引進和培養(yǎng)計劃中，又往往忽視檔案專業(yè)人才的引進和現(xiàn)有人員的素質培養(yǎng)，造成現(xiàn)有檔案人員專業(yè)素質普遍不高，難以適應現(xiàn)代化檔案管理發(fā)展要求。

1.4 管理意識淡薄，檔案利用率不高。首先，由于醫(yī)院中心工作是醫(yī)療，管理層主要精力放在如何抓好醫(yī)療質量上面，很少關注醫(yī)院檔案管理工作，存在著較為嚴重的“重業(yè)務、輕檔案”的意識。其次，在醫(yī)院員工和檔案管理者層面，檔案工作意識淡薄，認為檔案工作可有可無，把醫(yī)療文書等醫(yī)療相關的資料保存起來可供查閱即可，認識不到檔案管理工作的重要性和必要性。

2 加強醫(yī)院檔案管理工作的對策

2.1 加強硬件投入，提高設備現(xiàn)代化水平。首先要加大資金投入，購置現(xiàn)代化的檔案保護設備，如建設現(xiàn)代化的庫房，更新防火、防蟲、防盜設施，聲像、電子、實物等檔案資料分類保管等。同時，還要根據實際需要，在現(xiàn)有條件上配置或更新計算機、掃描儀、相機、照相機等必要設備，提高檔案管理的現(xiàn)代化水平，使之能夠更好地為醫(yī)院管理服務。

2.2 健全管理制度，完善檔案管理體系。應結合本單位工作實際，建立健全的檔案管理制度，同時，完善檔案的歸檔、借閱、保管、銷毀等檔案管理程序，使檔案工作流程的每個環(huán)節(jié)都有章可循。同時，將醫(yī)院各種不同門類、不同載體的檔案統(tǒng)一管理，并將檔案管理工作納入醫(yī)院目標管理考核體系中，使檔案管理和醫(yī)療業(yè)務考核同步進行，使檔案工作與醫(yī)院其他工作并重。

2.3 加強人員培訓，提高管理者水平。隨著醫(yī)院檔案管理工作信息化建設的不斷推進，對檔案管理者的要求也越來越高，急需一大批具有較強的專業(yè)素質和管理能力的高水平人才。因此，醫(yī)院一方面應加大引進力度，增加檔案專業(yè)的專職人才，提高檔案管理隊伍的素質，從而提升檔案服務的層次；另一方面，加強現(xiàn)有檔案管理人員的培訓，通過專業(yè)培訓、邀請專家講學、派出進修學習等方式，提高自身業(yè)務和知識水平。此外，檔案管理人員也要發(fā)揮自身的主動性，主動關注了解醫(yī)院各類人員對檔案資料的需求，進一步改進工作狀態(tài)，提高自身素質，更好地服務于醫(yī)院的檔案工作，推動檔案管理水平的提高。

2.4 強化管理意識，提高檔案資料利用率。醫(yī)院檔案管理的最終目的就是更好地利用檔案資源。因此，檔案管理人員要強化管理意識，多途徑、多渠道地開發(fā)檔案信息資源，提高檔案資料的利用率，更多切實研究如何使醫(yī)院檔案為臨床、醫(yī)療、教學和科研工作服務。同時，加強計算機網絡建設，提高工作質量和檢索效率，方便使用者查找、閱讀、利用檔案資料，實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化、規(guī)范化，從而充分利用好檔案資源，改變過去以藏為主的局面，逐步走向主動開發(fā)檔案信息資源，挖掘檔案資料的內涵，為醫(yī)院建設和整體發(fā)展提供服務和借鑒。

（作者單位：河南省鄭州市河南中醫(yī)藥大學第一附屬醫(yī)院 來稿日期：2018-02-01）