檔案信息化建設的重要性

衰永艷

【摘要】隨著網絡技術的不斷發展和應用，它給各個領域帶來了翻天覆地的變化，加快了我國檔案信息化建設的步伐，檔案的工作人員的工作也方便很多，檔案的信息化的建設，一改昔日傳統的思維模式，使得檔案管理工作效率更高、更加規范、方便快捷。但是我國在檔案信息化的建設方面還有很多的不足之處，對檔案信息化建設的重要性認識薄弱，沒有完善的現代化管理體系，所以必須遵循現代化的觀念，來完成新時期的檔案信息化建設。

【關鍵詞】檔案；信息化建設；重要性

檔案信息的生命之源在于數字化，檔案數字化工作就是產生檔案數據的主要手段。迫于信息化發展的要求，各個企事業單位都在進行檔案信息化的建設，老舊的檔案管理方式已經跟不上時代的腳步，同時檔案管理工作在這樣的情況下也日益凸顯出來各種各樣的問題，如：檔案的安全問題、檔案查詢困難、不易保存等等一系列的問題，我們都知道傳統的檔案管理一般都是記錄在紙上，在用專用的人員來進行看管，這種管理的方式已經不能滿足人們的需求，故此，檔案信息化的建設勢在必行。

一、檔案信息化建設的重要性

（一）趨勢發展的必然結果

在我們看來檔案也是信息時代的一部分，當前，數字化是檔案信息化建設的主要手段，我們都知道，檔案館是保管和提供利用檔案信息的重要部門，實用性意義最大資源庫，這也是檔案信息化建設的主要原因，檔案的相關工作收集、保管、保護等方面必須做出相應的改進，這也是檔案信息化發展的必須趨勢。

（二）確保了檔案的安全

把傳統的檔案進行數字化后，剩余的整理、編目、統計、開發、查閱等工作后，基本上就不在對檔案有任何改動，并且進行保存管理，這也減少了對檔案的人為和自然的損害，檔案的安全提高了，檔案的實體有了安全的保障。

（三）社會所需

在當今社會人們再跟時間賽跑，檔案信息化的建設方便了各個企事業單位對檔案信息的快速查詢，與此同時，社會對檔案信息的需求也越來越多，如：職工檔案、婚姻檔案等等，給一些行動不便的人或者地區偏遠的人帶來了極大的方便，若檔案館建立了異地查詢的功能，外來的人員可以直接查閱相關的信息，這也發揮了檔案信息化建設重要作用。

二、當下我國檔案管理信息化建設的現狀

（一）檔案的工作人員信息化建設的意識薄弱

我們深知，檔案記錄了我們人類歷史的文化，同時它也是見證了我們社會的進步。傳統的檔案管理模式是把需要記載的記錄在紙上，而后進行保存，這種檔案管理的模式工作效率低，容易出錯，而且紙質的檔案也不易于保管，隨著網絡信息技術的普及應用打破了這種傳統的管理模式，即檔案信息化的建設，但是人們對檔案信息化建設的認識還不夠，檔案管理的工作人員對先進的管理技術接受程度還有待于提高，也并沒有認真的學習先進的管理技術，對于一些重要的檔案疏于嚴密的保管，這可能會造成檔案丟失的現象，檔案的安全度極低，若檔案管理的工作人員的有很高的信息化建設意識，完全可以把這些情況避免。

（二）檔案數字化的標準不規范

我們所謂的檔案信息化其實就是由工作人員操作由計算機自動管理的一個過程，但是目前檔案管理的工作人員還在沿用紙質檔案的管理的思維模式進行信息化的管理，不得不說二者是有區別的，這會使得檔案信息化管理上的混亂，在檔案數據庫的建設上突出的更加明顯，有很多單位都有自己的業務系統，對檔案的分類也特別多，檔案的歸納和數據庫的整理都有自己的統一的標準，這會使綜合檔案館的檔案管理系統不能完全的把這些數據兼融，所以檔案數字化的標準會給檔案信息化的建設工作帶來很大的困難。

（三）信息化建設的安全技術有待提高

云計算技術、虛擬化技術、智能化技術都被廣泛的應用在檔案信息化建設方面，但是僅僅這些技術還是遠遠不夠的，計算機的不少軟件硬件技術還都依賴于國外的技術，這些都對檔案的信息安全帶來了潛在的隱患。

（四）檔案人員的責任心和素質較弱

檔案數字化工作其實是非常簡單的，但是從某些環節來說是需要高素質和高技術的人員，當下各個數字化加工的企業方法都是雷同，基本上都是現學現賣，也可以說是邊做邊學的工作方式，有些出錯的地方只是忽略過去而已，并未加以改正，勞動報酬也是極低，很難留住人心，人員容易離職。再就是基層單位的檔案人員流動率太高，可能這個工作人員還沒完全熟悉檔案的相關事宜，就離職了，對檔案數字化的工作更是一塌糊涂，這些對檔案信息化的建設都是不利的。

三、檔案信息化建設的策略

（一）轉變傳統的觀念，加強檔案工作人員檔案信息化建設的意識

想發展就必須改掉傳統的觀念，把用人工整理檔案的方式轉變到計算機自動化管理的方式上，建立相對應的數據庫，數據庫建立時把各項檔案的分類、檔案的號碼設置、字體段落設置等一系列的問題，把全部的檔案都按照這個標準收入，這樣會方便以后的使用。

（二）完善檔案隊伍的建設工作

目前，檔案工作人員的各方面素質都不是很高，如：對工作的責任心，自身的素質，對檔案安全的知識的了解程度等等，這些問題都需要一步一步的落實到實際行動，可以對檔案數字化加工的企業工作人員和基層的檔案人員進行綜合的專業培訓，不單單是為了做好檔案實際的整理，更重要的是了解檔案信息化的過程，把檔案新載體的性能都熟知，懂得起碼的網絡安全知識和解決方法，建立具有新時代意義的檔案管理人員培養體制，把工作人員都培養成綜合型的技術人才，即計算機知識、檔案信息化知識、信息安全的知識等復合Mll的人才，來創建檔案信息化的發展。

（三）開發檔案新技術及應用

檔案信息技術中的數據庫技術要用我們自己的技術，把權利掌握在自己的手中，使得各個企業發展的更長遠，這樣才能使企業投入大量的人力、物力來開發檔案新技術，使得檔案事業有了更高的發展。

四、結語

檔案信息化建設是一項任重而道遠的工作，在實施過程中可能遇到各種的困難和新的挑戰，所以，我們要共同努力，加強對檔案工作人員檔案信息化建設重要性的認識，改變傳統的思維模式，不斷開發利用答案新技術，加快檔案信息化建設的腳步。

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