大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下醫(yī)院檔案管理的創(chuàng)新策略

梁宇哲

摘 要：醫(yī)院檔案管理是醫(yī)院管理的一部分，加強(qiáng)檔案管理的開(kāi)發(fā)利用，積極發(fā)揮自身的作用和價(jià)值，對(duì)于提高醫(yī)院整體管理水平具有重要的促進(jìn)作用。本文簡(jiǎn)要闡述了當(dāng)前醫(yī)院檔案管理存在的不足，對(duì)其成因進(jìn)行分析探討，并針對(duì)指出有效的創(chuàng)新性措施，希望幫助醫(yī)院檔案管理邁向信息時(shí)代的步伐。

關(guān)鍵詞：信息化；醫(yī)院；檔案；創(chuàng)新

隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的不斷發(fā)展，信息化浪潮在全球范圍內(nèi)的掀起，使檔案管理面臨著一場(chǎng)深刻的變革。檔案是醫(yī)院重要的信息資源，檔案管理越來(lái)越受到人們的關(guān)注與重視，隨著醫(yī)學(xué)技術(shù)提高，醫(yī)院管理力度不斷加大，對(duì)醫(yī)院檔案工作也提出了新的要求。在此背景下，數(shù)字化管理模式成為了醫(yī)院檔案管理的主流，這是將醫(yī)院的各類檔案以數(shù)據(jù)庫(kù)的形式進(jìn)行入檔、管理的一種新型模式，相比傳統(tǒng)的檔案管理方法來(lái)說(shuō)，數(shù)字化管理大大提高了工作效率，已是大勢(shì)所趨。

1 醫(yī)院檔案管理的存在問(wèn)題

醫(yī)院檔案是醫(yī)院業(yè)務(wù)活動(dòng)的原始記錄，對(duì)醫(yī)院評(píng)價(jià)、醫(yī)院績(jī)效考核、醫(yī)院文化建設(shè)、院史編撰等工作都有著重要的意義和作用。當(dāng)前，醫(yī)院管理模式和理念面臨轉(zhuǎn)型，醫(yī)院檔案工作出現(xiàn)一些急需解決的問(wèn)題。

1.1 醫(yī)院規(guī)模擴(kuò)大與檔案保管空間壓縮的矛盾普遍存在

為滿足群眾的就醫(yī)需求，醫(yī)院的床位不斷增加，規(guī)模迅速擴(kuò)大，醫(yī)院管理各項(xiàng)工作也日益精細(xì)化，產(chǎn)生了大量的檔案，與此同時(shí)，醫(yī)院建筑用房?jī)?yōu)先滿足臨床醫(yī)療需求，檔案保管的空間不僅沒(méi)有增加，甚至反而被壓縮。越來(lái)越多的檔案與越來(lái)越局促的檔案保管空間，成為很多醫(yī)院不約而同存在的普遍矛盾。

1.2 醫(yī)院檔案意識(shí)薄弱與檔案需求增加的矛盾日益突出

由于醫(yī)療服務(wù)的行業(yè)特殊性，醫(yī)院更重視病歷檔案。但是，《醫(yī)療事故處理?xiàng)l例》所要求的“舉證責(zé)任倒置”，醫(yī)院所舉證的不僅僅是病歷檔案，還包括有關(guān)的醫(yī)院檔案。例如，醫(yī)院的規(guī)章制度、工作崗位職責(zé)、醫(yī)院的獎(jiǎng)罰規(guī)定等。所以，現(xiàn)在處理醫(yī)療糾紛會(huì)綜合運(yùn)用醫(yī)院的各類檔案，可能涉及科技檔案、病歷檔案、設(shè)備檔案、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案、特種載體檔案等。

1.3 職能部門檔案管理分散管理與統(tǒng)籌優(yōu)化之間存在矛盾

由于“重臨床、輕管理”的現(xiàn)狀存在，醫(yī)院檔案重視度不夠。很多醫(yī)院都缺乏完整的檔案管理的制度以及保證執(zhí)行檔案管理制度的措施，各職能部門基本沒(méi)有檔案管理，這在綜合性醫(yī)院管理中是很普遍存在的問(wèn)題。醫(yī)院檔案只有實(shí)行集中統(tǒng)一管理，才能實(shí)現(xiàn)規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化，才有利于各類檔案信息資源的綜合開(kāi)發(fā)利用，有利于更好地向醫(yī)院管理和決策層提供有用的信息。優(yōu)化配置人力、財(cái)力、物力、信息、時(shí)間等各種資源，爭(zhēng)取提供更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，發(fā)揮更好的效益，是醫(yī)院管理的目標(biāo)，也是醫(yī)院檔案工作必須努力的方向。

1.4 傳統(tǒng)檔案管理模式已不能適應(yīng)信息大數(shù)據(jù)時(shí)代的發(fā)展

醫(yī)院當(dāng)前的發(fā)展重心明顯側(cè)重醫(yī)療技術(shù)，忽視管理技術(shù)，醫(yī)院的臨床業(yè)務(wù)占據(jù)主流地位，而醫(yī)院信息管理部門的主要工作著眼點(diǎn)在日常工作信息溝通和流程處理，缺乏檔案意識(shí)。醫(yī)院對(duì)檔案管理的發(fā)展支持明顯不夠，這不利于醫(yī)院對(duì)外信息聯(lián)網(wǎng)，也不利于大數(shù)據(jù)時(shí)代的資源共享和開(kāi)發(fā)。

2 成因

2.1 檔案管理制度不到位

《中華人民共和國(guó)檔案法》明確規(guī)定，全部檔案均由本單位檔案部門集中統(tǒng)一管理。由于醫(yī)院歷史發(fā)展原因，醫(yī)院業(yè)務(wù)活動(dòng)所形成的檔案都是由各職能部門分散保管，醫(yī)院綜合檔案室僅僅保管醫(yī)院大部分的檔案。這種醫(yī)院檔案

管理制度不到位的狀況普遍存在，無(wú)統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，保管混亂，質(zhì)量也參差不齊，檔案利用率不高，工作經(jīng)常嚴(yán)重脫節(jié)，不利于醫(yī)院檔案管理資源的利用。

2.2 檔案管理職責(zé)不明確

檔案管理涉及醫(yī)院工作的各個(gè)方面，每個(gè)部門都可能產(chǎn)生檔案，并不只是醫(yī)院辦公室或綜合檔案室才需要做檔案管理。醫(yī)院的各個(gè)職能部門，都會(huì)產(chǎn)生檔案，也有使用的需求，這些都應(yīng)納入醫(yī)院檔案管理的工作體系中。現(xiàn)在很多醫(yī)院的綜合檔案室管理人員面臨一定的工作難度，與其他各職能部門的文件檔案管理人員難以配合，彼此的工作職責(zé)不明確，也沒(méi)有建立起比較規(guī)范的工作流程。有的職能部門工作人員只圖自己工作方便，隨意扣壓或丟棄有檔案價(jià)值的材料，時(shí)常導(dǎo)致重要的文件材料不能歸整到綜合檔案室，造成檔案完整性的難題。

2.3 檔案管理人員不達(dá)標(biāo)

在醫(yī)院專職從事檔案管理工作的人員有按照要求進(jìn)行檔案知識(shí)和管理技能的培訓(xùn)，但其他部門涉及檔案管理的工作人員則很少進(jìn)行檔案管理培訓(xùn)，以致其檔案知識(shí)缺乏，業(yè)務(wù)素質(zhì)低下，檔案相關(guān)的法律意識(shí)淡薄，上至醫(yī)院的院級(jí)領(lǐng)導(dǎo)，下至醫(yī)院職能部門的辦事員，往往不了解檔案的概念。這容易造成有檔案保存價(jià)值的文件材料與其他一般材料玉石不分，所有材料都隨意堆放，丟三落四。醫(yī)院的兼職檔案管理人員沒(méi)有檔案培訓(xùn)，人員配備隨意，工作流動(dòng)性大，總體上的人力不足，對(duì)檔案工作有很大影響。

3 創(chuàng)新性對(duì)策

3.1 科學(xué)管理，建立健全管理規(guī)章制度

醫(yī)院應(yīng)依據(jù)《檔案法》和一系列有關(guān)檔案工作的行政法規(guī)，結(jié)合工作實(shí)際，制定科學(xué)的檔案管理規(guī)章制度。醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作的重視和支持，是做好這項(xiàng)工作的前提條件和重要保證。既要規(guī)范病案記錄、護(hù)理日記及專業(yè)人員業(yè)務(wù)報(bào)告，建立各類臺(tái)賬制度，又要完善檔案的整理歸檔和開(kāi)發(fā)利用制度，做到有序可查，綜合管理。其中，醫(yī)院檔案管理的規(guī)章制度還有待完善健全，也應(yīng)進(jìn)一步貫徹執(zhí)行，必須改變分散式檔案管理的局面，實(shí)行集中統(tǒng)一管理的方法，緊跟新時(shí)期發(fā)展的需要，加快科學(xué)管理的實(shí)施。

3.2 建立團(tuán)隊(duì)，有專職和兼職搭配的人才隊(duì)伍

醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)加強(qiáng)檔案人員隊(duì)伍建設(shè)和檔案管理素質(zhì)的培養(yǎng)，建立由分管院長(zhǎng)直接領(lǐng)導(dǎo)，院辦室主任全面負(fù)責(zé)，各職能部門負(fù)責(zé)人和專兼職檔案員為成員的檔案三級(jí)網(wǎng)絡(luò)管理模式。醫(yī)院為廣大檔案人員提供一個(gè)良好的學(xué)術(shù)研究氛圍，大力開(kāi)展檔案學(xué)術(shù)活動(dòng)以及有關(guān)的社會(huì)活動(dòng)，邀請(qǐng)檔案專家來(lái)院授課、指導(dǎo)，或組織檔案人員到先進(jìn)的兄弟醫(yī)院參觀學(xué)習(xí)，交流工作體會(huì)，派出人員外出培訓(xùn)來(lái)充實(shí)自身。這樣，檔案人員才能通過(guò)各種形式的繼續(xù)教育來(lái)不斷更新知識(shí)，改善知識(shí)機(jī)構(gòu)，開(kāi)闊視野，增強(qiáng)創(chuàng)新思維，提高創(chuàng)造能力，才能及時(shí)掌握國(guó)內(nèi)外現(xiàn)代科技、經(jīng)濟(jì)、檔案學(xué)術(shù)技術(shù)的發(fā)展新動(dòng)態(tài)，不斷增強(qiáng)主動(dòng)服務(wù)意識(shí)，轉(zhuǎn)變觀念，把被動(dòng)變?yōu)橹鲃?dòng)，轉(zhuǎn)變觀念，主動(dòng)學(xué)習(xí)，成為新時(shí)期和檔案學(xué)科發(fā)展的復(fù)合型人才，為醫(yī)院在新世紀(jì)的不斷發(fā)展中做出貢獻(xiàn)。

3.3 加大宣傳力度，增強(qiáng)全院職工的檔案意識(shí)和工作配合度

利用信息化手段建立檔案的管理溝通平臺(tái)，充分發(fā)揮檔案的作用，讓檔案在醫(yī)院管理中得到應(yīng)有的重視，能起到加強(qiáng)醫(yī)院管理，化解醫(yī)院矛盾的作用。例如，目前公立醫(yī)院的改革，因結(jié)構(gòu)調(diào)整而進(jìn)行的崗位聘任、下崗分流等，使醫(yī)院面臨新的問(wèn)題和矛盾。通過(guò)職代會(huì)征集提案，將提案檔案分類匯總，仔細(xì)研究，可以從中了解職工關(guān)心的熱點(diǎn)、難點(diǎn)問(wèn)題，摸清職工的思想脈搏，有針對(duì)性地做好職工的思想政治工作，化解矛盾，消除醫(yī)院管理中不和諧的音符，增強(qiáng)醫(yī)院凝聚力。

3.4 改變傳統(tǒng)的工作思路，增強(qiáng)檔案意識(shí)

醫(yī)院可切換傳統(tǒng)的工作思路，由傳統(tǒng)的手工管理逐步轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化管理。將檔案信息作為醫(yī)院信息的重要組成部分納入醫(yī)院信息管理網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)進(jìn)行綜合開(kāi)發(fā)和利用，對(duì)檔案的形成、收集、整理以及開(kāi)發(fā)利用工作進(jìn)行監(jiān)控。強(qiáng)化服務(wù)手段，編制多種檔案檢索工具，為醫(yī)務(wù)人員利用檔案提供方便。提高質(zhì)量，主動(dòng)圍繞醫(yī)療工作的需要，全方位跟蹤服務(wù)，最大限度地發(fā)揮檔案信息資源的作用。

此外，醫(yī)院還可探索試行檔案的第三方托管業(yè)務(wù)。在有的醫(yī)院已經(jīng)試行了病歷檔案的第三方托管，將一定時(shí)間以前的病歷檔案拍照留存電子資料，存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)硬盤(pán)和服務(wù)器中。對(duì)于檔案，也可以探索試行這種第三方托管業(yè)務(wù)，將某些條件的檔案拍照留存電子資料后，交給具備病案第三方托管的公司儲(chǔ)存。這可緩解醫(yī)院用房緊張與檔案保管空間不足的矛盾。

4 結(jié)束語(yǔ)

互聯(lián)網(wǎng)的普及，為新時(shí)期的社會(huì)發(fā)展帶來(lái)更廣闊的交流平臺(tái)，信息化建設(shè)水平的提升，為醫(yī)院檔案管理提供了良好的基礎(chǔ)。醫(yī)院檔案管理應(yīng)在信息化技術(shù)的幫助下，結(jié)合單位實(shí)際情況，有的放矢，狠抓薄弱環(huán)節(jié)，準(zhǔn)確把握新時(shí)期醫(yī)院發(fā)展的特點(diǎn)，適時(shí)調(diào)整， 逐漸改進(jìn)和完善醫(yī)院檔案管理工作，以此來(lái)提高醫(yī)院檔案管理工作的質(zhì)量和效率，促使醫(yī)院提供更加優(yōu)質(zhì)的醫(yī)療服務(wù)。

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