淺談檔案信息化建設存在的問題及對策

白冰

摘 要：檔案信息化就是以原紙質的檔案為依據，在不改變檔案原來的內容信息的情況下，對檔案本身的內容及檔案的存在形式進行符合信息轉變原則的改變，使檔案信息化，在企業內部，實現檔案資源共享，方便企業人力資源部和各個層次的領導及時的查閱動態的本企業人才的檔案信息。本文分析了人事檔案管理中存在的問題，闡述了全面推行檔案信息化管理，確立檔案信息化工程發展的新方向

關鍵詞：檔案；信息化；問題；

檔案信息化就是以原紙質的檔案為依據，在不改變檔案原來的內容信息的情況下，對檔案本身的內容及檔案的存在形式進行符合信息轉變原則的改變，使檔案信息化，在企業內部，實現檔案資源共享，方便企業人力資源部和各個層次的領導及時的查閱動態的本企業人才的檔案信息。 檔案信息化是網絡化、數字化、規范化的總成，涉及檔案管理、電子信息、網絡技術等專業綜合技術。檔案信息化是檔案工作向現代化邁進的必由之路，必須加強檔案信息化建設。

1 檔案信息化建設的涵義

“檔案是資料本身的原始記錄”，這種記錄就是一種信息。但是在這里我們要弄清信息化中的信息不僅僅限于檔案本身的記錄信息，它還包括將原始信息進行處理后與社會其他信息形式融合形成的更廣泛的信息。

2 檔案信息化建設的現狀

檔案信息化建設是根據國家的檔案管理部門的統一規劃和組織，在對檔案管理中應用現代信息技術，對檔案及信息資源進行數字化的管理。在現階段，盡管已經有許多單位開始實施檔案的信息化，但其中還存在諸多問題。根據本人的工作經驗，文書檔案和人事檔案室一般在較高樓層，和辦公室相距較遠，不便于查閱紙質檔案，且經常閱讀也會對檔案造成一定損壞。當前許多領導階層對檔案工作重視不夠，對檔案信息化工程認知不夠，因而對其投入的力度也不大。且當前檔案沒有專職人員管理檔案，檔案管理人員缺乏信息化的培訓。為了能夠更好發揮檔案信息資源的管理，檔案管理部門應面對現實，積極尋求有效可行的方法，推動檔案信息現代化管理。

3 檔案信息化建設存在的問題

3.1 檔案信息化建設發展不平衡

在檔案信息化建設的發展中，由于設備簡陋、經費不足、不夠重視等多方面問題，導致部分單位信息化的管理手段較為落后，對檔案的信息化建設及整體優勢的發揮造成了阻礙。

3.2 檔案信息的制度不規范

一般單位的檔案室缺少專門存儲檔案的磁介質設備，而數字檔案對于設備有很強的依賴性，這對檔案信息的管理帶來一定的困擾。且由于單位使用的是局域網，員工只能根據各自權限讀取文件，且沒有具體文件路徑，往往隨意存儲文件，不便查閱。

3.3 領導對檔案信息化建設不重視

檔案信息化沒有直接經濟效益，只有潛在的經濟效益。而單位領導往往在此方面的規劃上面，存在著花錢費力立檔的看法，并沒有考慮到長久的利益，因而對其發展不夠重視。

3.4 信息安全較差

信息化、網絡化在帶來便利的同時，也存在很大的安全問題。近年來，由于計算機病毒和黑客威脅信息安全，帶來的安全損失逐年增長。除去外來侵入的安全隱患，計算機本身的防護措施如不到位，有可能會導致檔案與電子文件產生沖突，造成數據庫破壞，公務系統癱瘓。

3.5 資源共享未達到需求

檔案信息化建設要求很強的開放性，滿足公眾對于檔案的多樣化需求是要靠檔案信息的開發共享才能完成。但當前在實際工作中，部分檔案管理人員思想較為保守，對于信息化建設的認識存在偏差。許多人認為所謂檔案信息化即為檔案數字化，但檔案的數字化只起到提高查詢效率的作用，沒實現信息的共享，不能提供方便檔案的信息查閱服務。

4 全面推行檔案信息化管理，確立檔案信息化工程發展的新方向

信息化工程建設的過程就是檔案的形成過程，從檔案紙質資料的收集-整理-整理成電子版-上傳，這些過程都是需要仔細再仔細的，容不得出一點點差錯，否則就會導致檔案出錯，所以，信息化的有效管理會在各方面提高檔案管理效率與效益。

①加強內部檔案信息化建設，選用適合的企業檔案管理軟件，制定適合本企業實際工作的檔案信息化管理的規章制度，及時改革不適應檔案信息化要求的管理體制，提高內部信息交換及共享的水平，創造更多有利于內部利用的條件。

②建立多層次、多渠道、重實效的檔案信息化人力資源培訓制度和考評制度，全面的提高相關崗位人員工作的素質和工作能力。

③檔案管理的工作人員要學習計算機和信息管理化知識，只有對計算機信息管理軟件系統有了足夠的了解，才能參與本單位的軟件開發工作，才能提出正確信息需求，使內部檔案的信息系統運行保持在良好狀態之中。

④檔案的數據質量是計算機管理系統成敗的關鍵，所以必須要嚴把檔案的資料數據關，保證所輸入的資料是全面的、準確的，否則難以保證系統的正常運行。可考慮建立資料的審核制度，在檔案資料輸入之前對檔案資料進行審核，在檔案資料輸入之后還要進行認真的校對。

檔案信息化建設是根據國家的檔案管理部門的統一規劃和組織，在對檔案管理中應用現代信息技術，對檔案及信息資源進行數字化的管理。在現階段，盡管已經有許多單位開始實施檔案的信息化，但其中還存在諸多問題。根據本人的工作經驗，文書檔案和人事檔案室一般在較高樓層，和辦公室相距較遠，不便于查閱紙質檔案，且經常閱讀也會對檔案造成一定損壞。當前許多領導階層對檔案工作重視不夠，對檔案信息化工程認知不夠，因而對其投入的力度也不大。且當前檔案沒有專職人員管理檔案，檔案管理人員缺乏信息化的培訓。為了能夠更好發揮檔案信息資源的管理，檔案管理部門應面對現實，積極尋求有效可行的方法，推動檔案信息現代化管理。

參考文獻

[1]方滿銀.檔案管理息信化的安全性探討[J]現代經濟信息， 2014，（09）：160

[2]黃順奎.新時期人事檔案管理信息化建設研究[J].辦公室業務， 2016（8）.