淺談檔案管理工作

陳彩云

摘 要：檔案人們在各項社會活動中直接形成的各種形式的具有保存價值的原始記錄，是再現(xiàn)歷史真實面貌的原始文獻。我們作為機關(guān)單位檔案工作人員，應(yīng)當跟上時代步伐，努力做好檔案管理工作。

關(guān)鍵詞 ：檔案；收集；整理；對策

隨著社會的發(fā)展，檔案的載體越來越多，收集也不斷豐富。在實際工作中，東莞市教育局語委辦不斷摸索和學習，深刻意識檔案的價值，提高對檔案的理解。其中文件是檔案的重要組成部分，它記錄了東莞市語言文字工作的發(fā)展進程，客觀地反映了工作目標設(shè)定、各項活動的統(tǒng)籌規(guī)劃和推行效果、受眾反饋等方面的研究與發(fā)展過程和成果。

1 辦公自動化時代下檔案管理的優(yōu)勢

1.1 工作效率大大地提高

計算機處理信息的能力也是正確使用辦公自動化的最大優(yōu)勢。在之前的檔案管理工作中，工作人員過于依賴人工操作，需要完整的收集，來避免有所遺漏。要求規(guī)范用筆，書寫整潔、清晰，要準確分類和統(tǒng)計，結(jié)果效率很低，浪費時間和精力。采用計算機軟件來管理檔案后，使檔案信息的收集、存儲、分類、統(tǒng)計和參考變得非常便捷，大大提高檔案管理工作效率。

1.2 檔案的利用價值充分展現(xiàn)

隨著計算機和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)發(fā)展，采用計算機管理檔案，使檔案能充分實現(xiàn)利用價值。以前人工操作收集檔案，借閱不方便。現(xiàn)在使用計算機，實現(xiàn)檔案信息和載體分離利用，同時可以鏈接，與其他系統(tǒng)建立共聯(lián)、共享，大幅度提高效率，同時也解決了因人工多次借閱紙質(zhì)檔案造成損壞的問題。

1.3 檔案管理更加穩(wěn)定

電子檔案載體材料的壽命比紙質(zhì)載體壽命要長得多。紙張能否長久儲存取決于纖維素的性質(zhì)，纖維素在一定條件下會被損壞。但電子的不同于紙質(zhì)的，隨著電子技術(shù)發(fā)展，電子檔案存儲、讀取的設(shè)備更加成熟，可以根據(jù)不同的需求，選擇不同的電子載體，如小容量的閃存盤，大容量的移動硬盤等等。這些載體的共同特點是存儲方便、易讀、易傳遞，能長時間存儲、受外界影響小，不容易被損壞、穩(wěn)定性更強。

1.4 檔案傳輸速度更快、更安全

傳統(tǒng)的文件傳輸是依靠物流系統(tǒng)，傳輸時間受距離長短限制，而且檔案也可能因天氣等其他因素造成損失或延誤，影響檔案工作人員歸檔，同時給檔案使用人員檢索利用帶來不便。但在計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的使用下，可以直接通過網(wǎng)絡(luò)，大大提高了文件傳輸?shù)陌踩院图皶r性。

2 檔案的收集、整理與保管

2.1 檔案的收集

我們的檔案主要收集本單位各類工作方案、各類人員的普通話測試錄音及其他與語言文字相關(guān)的文件、證書、牌匾、錦旗等。檔案根據(jù)其不同形式的物理對象，因材料不同，其價值也是不同的。在檔案收集歸檔過程，需將這些不同材質(zhì)的檔案分類歸檔。

例如：實物檔案的收集，首先要確定范圍。主要包括：一是單位舉辦各類活動獲得的牌匾、旗幟、榮譽證書等；二是東莞市語言文字相關(guān)的政策文件；三是東莞市組織的普通話水平測試錄音資料；四是其他具有保護價值的物品。 其次是歸檔的要求。由于實物檔案的重要性和載體的特殊性，應(yīng)歸檔的實物一般應(yīng)在形成后一定時間內(nèi)向單位的檔案管理部門移交；由于特殊原因，單位確需將檔案保留在有關(guān)部門一段時間的，也應(yīng)該想移交登記再辦理借閱手續(xù)。所有部門和個人不得隨意提出私自存檔或轉(zhuǎn)讓檔案，檔案歸檔應(yīng)當保持清潔、有序、無損壞。個人在公務(wù)活動中取得的獎杯、證書、紀念品等實物檔案，應(yīng)當向單位檔案管理部門備案，拍照、登記后再交由個人保管。

2.2 檔案的整理

按照檔案管理辦法將檔案分類整理。本單位普通話水平測試音頻檔案以“年份”分類整理，同一年測試的音頻以考生準考證號命名，然后再把同一個單位的建立一個文件夾以考試日期+學校名字命名，最后形成當年所有單位測試的音頻文件。如果是牌匾、獎牌、證書等，我們將以一個牌匾或獎牌為一件，一張證書為一件。對于實物檔案，如果數(shù)量比較少，我們可以不分類；但實物檔案能直觀反映歷史，所以，一般都永久保管。而普通話水平測試音頻可以作為考生使用普通話水平證書時教育部門審查的憑證，防止假的普通話證書流通。

2.3 檔案的保管

檔案載體形態(tài)各異，大小規(guī)格不同；例如小型的有獎牌和證書，大型的有獎杯、旗幟等。由于各類檔案形狀不一，則要求檔案管理工作人員對檔案的管理方法也不盡相同。可以折疊或小于“A4”的，如文件、證書、文憑等，可在貼好標簽后分類按順序歸檔。對于獎狀、獎牌、有紀念意義的物品或書法、繪畫等，因為規(guī)格不統(tǒng)一、體積又比較大，不能裝入檔案盒，則可放在專用的柜子里，這樣也能充分發(fā)揮他們的宣傳價值。但其存儲地方要保持干凈，定期清理。檔案容易被蟲蛀、生銹，這就要求檔案管理工作人員在保管檔案時，注意儲存環(huán)境，防蟲防銹，以確保檔案的完好。

3 加強檔案管理工作的對策

3.1 提高宣傳力度，提高意識，努力取得領(lǐng)導的重視

做好檔案管理工作不僅是檔案部門的工作，也是單位組織和整個社會的工作。各層領(lǐng)導的重視是做好檔案管理工作的重要保障。首先要取得宣傳部門重視。信息化時代，通過新聞媒體大力宣傳，讓社會各界人士了解檔案的價值和重視檔案工作。只有提高全民檔案意識，特別是各層領(lǐng)導和專業(yè)檔案管理人員，要具備較強的檔案管理意識，營造良好的檔案管理工作的氣氛。其次，要抓住機遇，服務(wù)中心工作。檔案主管部門、各單位負責檔案管理工作科室，要善于抓住機遇，結(jié)合單位中心工作，借助檔案利用實例，發(fā)揮檔案的宣傳教育作用。

3.2 加強檔案管理，完善管理辦法，保證制度落實

改變照片檔案管理凌亂的現(xiàn)狀，制定一套切實可行的檔案管理方法來規(guī)范檔案管理工作。同時，也要建立相應(yīng)的管理措施，規(guī)范管理。從收集、整理到歸檔移交檔案室，都要統(tǒng)一管理，嚴格按照檔案管理的規(guī)章制度，防止損壞遺失、占為己有。明確規(guī)定檔案日常儲存、管理的方法和借閱、利用的程序，確保檔案有關(guān)管理制度落到實處。做到明確責任，依法行政，自覺行動，共同努力做好檔案管理工作。

3.3 加強檔案工作人員的專業(yè)培訓，提高業(yè)務(wù)能力

從事檔案管理工作的人員，既要有扎實的業(yè)務(wù)功底，也要有較強的檔案管理能力。檔案工作人員要熟悉檔案法律法規(guī)，不斷提升自身檔案管理的專業(yè)知識和業(yè)務(wù)能力。

3.4 加強監(jiān)督和指導

根據(jù)目前檔案管理工作的狀況，檔案主管部門應(yīng)加強對基層檔案工作的監(jiān)督和指導。要定期檢查基層檔案工作并給以專業(yè)指導。監(jiān)督和指導是檔案行政管理的重要法定職能和重要工作手段，所以檔案主管部門要執(zhí)法監(jiān)督，提高監(jiān)督、指導意識。

4 結(jié)束語

隨著檔案管理現(xiàn)代化的發(fā)展，將對檔案管理工作的結(jié)構(gòu)產(chǎn)生新的影響。檔案管理的最終目的是為社會實踐服務(wù)提供檔案信息，充分發(fā)揮檔案服務(wù)的功能，實現(xiàn)檔案的價值。檔案是再現(xiàn)歷史真實面貌的原始文獻，在工作中具有不可替代的作用，我們應(yīng)重視這一工作，使檔案管理工作再上一個臺階。

參考文獻

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