大數據時代提升檔案利用效率研究

楊立群

摘 要：目前，我國已將信息技術應用于各個領域中，信息技術給我們的生活帶來日新月異的變化。大數據時代的到來意味著信息高速流通、快速獲取，大量信息得到及時精準快速處理、解決各種類型的數據管理，對企業科學有著決策性的作用，極大地提高了窗口服務水準。大數據存在的價值也逐漸被人們所重視，如今信息技術的迅猛發展更強調了數據時代對于一個國家的重要性。本文就大數據時代背景下的檔案利用服務進行探究，淺析信息技術對提高檔案利用效率的作用與具體方法。

關鍵詞：大數據；檔案利用；效率；信息技術

一、大數據時代背景給檔案服務帶來的挑戰

（一）在海量數據中如何查詢檔案信息

隨著信息技術的廣泛應用，數據庫信息技術不斷發展，電子文件數據信息量不斷增加，傳統的手工著錄、卡片檢索已遠遠不能滿足利用者的多樣需求。然而面臨大數據時代，檔案數量的急劇增加，全面提高檔案檢索的檢全率和檢準率，是檔案利用服務亟待解決的問題。[1]

（二）在海量數據中如何抽取有用的信息

在信息迅速傳遞的如今，檔案利用者已不僅僅滿足于對現有固定文件的利用，他們想從文件中找出更多隱藏的有價值信息。檔案是不可更改的原始數據，但信息并不是一塵不變的，我們要的是能夠通過大數據的整合再開發而抽取出來的幾乎完全符合利用者需求的信息。

二、大數據形勢下檔案利用存在的問題

（一）檔案信息資源的海量性和用戶利用檔案的專題性的矛盾激化

檔案利用者在原有的檔案信息化的建設下無法準確獲取有利用價值的檔案資源，在大數據時代背景下，檔案資源的廣泛性和檔案利用者需求的單一性形成了對立面，檔案信息資源的海量性和用戶利用檔案的專題性的矛盾越發激化。[2]用戶要從海量、具有冗余性和離散型的檔案資源中查詢、獲取需求的檔案信息，需要一定的工作時間，耗費大量的精力，這無疑對檔案利用服務的效率和服務質量是一種打擊。

（二）隱性信息挖掘程度低，顯性信息體系性不強

現有的檔案利用，檔案工作者提供的都是初級的檔案資料，沒有經過系統的集中處理和整合，這導致了檔案利用者利用檔案的難度大，利用耗時久的問題，使得檔案的利用服務效率低下，從側面降低了平時的工作效率。

（三）傳統檔案利用服務的主動服務性不強

傳統檔案利用服務主要是進行被動性服務，一般都是檔案工作人員根據檔案利用者的需求為其提供檔案實物或提供編研成果。這樣的被動性服務無法徹底挖掘出檔案中存在的知識價值，無法較大程度上滿足檔案用戶真正得到大量有價值的信息需求。[3]

三、大數據形勢下提高檔案利用效率的策略

（一）加強檔案資源體系建設的轉型

1.大數據條件下檔案歸檔立卷整理時間節點的確定

傳統的各類文件歸檔時間一般都固定在某一時間段內，大數據檔案來源具有“虛”、“動”、“多”的特點，如果仍采用傳統模式進行歸檔工作，容易造成時間節點無法確定、需要歸檔文件散失等問題，結合大數據檔案特點，應該采用“動態”的方式進行歸檔、立卷整理。所謂動態，是指針對各類電子文件特點本著單一文件辦理完畢即行歸檔的原則確定歸檔時機。

2.大數據條件下檔案收集內容的確定

檔案是國家機構、社會組織、個人產生的有保存價值的歷史記錄。隨著計算機技術的發展，個人活動中的記錄大量產生并保存下來，如果不分良莠全部歸檔，既造成了大量資源的浪費，又不便于利用，如何確定其價值成為當前檔案部門亟待解決的問題。筆者認為，當前可依據傳統文件歸檔方式對重要活動產生的各類大數據文件進行歸檔，由于電子文件相對于紙質等傳統載體保存成本低，應本著適當擴大范圍的原則對各類電子文件及衍生的元數據進行歸檔。

（二）建立個性化信息服務模式

1.樹立基于大數據的檔案利用服務意識

對大數據和利用服務認識的不足，無疑會使檔案利用服務工作落后于時代的發展，大數據的興起，正在促使企事業單位重新規劃檔案管理工作，有效提高檔案利用率，讓“無生命”的檔案變成“活”信息，希望在大數據的前提下能夠獲取更加準確完整的信息。

2.加強檔案信息資源的挖掘和隱性信息的開發

提供檔案利用服務的工作前提是對檔案信息資源進行徹底地挖掘和有規律地整合，提高利用效率。檔案部門應借助大數據的先進技術提取有價值的檔案信息，按照檔案利用的需求，將分布在不同類別，不同年限的有價值信息提取到臨時中轉站進行辨別、分析、對比，最后體現到數據利用平臺，進行深層次挖掘、整合和提煉，過智能聚類關聯等分析手段深層次開發利用，使隱性信息顯性化。

3.建立檔案信息資源知識共享及咨詢反饋平臺

為了防止由于系統軟件間的不兼容和部門壁壘的存在而造成的“信息孤島”現象的出現，檔案部門應建立檔案信息資源知識共享及咨詢反饋平臺。利用大數據平臺及計算機技術建設檔案數據管理中心，搭建檔案利用的集成平臺，檔案用戶在平臺上提交利用需求，獲取相關信息，同時實現檔案信息資源共享，使各部門人員能夠獲取檔案部門提供的信息利用服務。

（三）加強檔案服務利用體系建設的轉型

1.增強主動服務意識

傳統主動服務主要依據檔案部門工作人員對社會需求的主觀判斷以及館藏的實際情況進行，而通過數據挖掘算法分析得出的結論，是通過對檔案利用情況、利用者情況、檔案信息情況等數據進行的深層次科學地運算分析獲得的。因此，對于“究竟應該提供什么檔案信息”、“提供給誰檔案信息”等問題都有明確回答，使得主動服務具有一定的客觀性和針對性，服務效果更加理想，實現了真正意義的主動服務。

2.提高服務效率

在檔案服務利用過程中，利用者提出檢索要求后，存在著自然語言與存儲數據不匹配、一詞多義、一義多詞等現象，影響著檔案服務利用效率。利用數據挖掘算法，通過對利用者輸人的檢索關鍵詞等相關數據的運算分析，可以了解哪些檢索關鍵詞被同時使用，進一步確定不同種類檔案信息之間被同時利用的可能性，從而幫助人們更準確地檢索、更快捷地找到自己所需的檔案信息。

3.檔案工作效益的轉型

效益的轉型是檔案信息化工作轉型的終極目標。以大縱深的視角分析浩如煙海的歷史信息，起到“智庫”、“外腦”的作用，這些都大大降低了檔案工作投人所產生的效益。]大數據的思維方式和技術手段，為檔案工作來自大眾、走向大眾提供了千載難逢的良機，更為檔案站在歷史肩頭、把握現實信息、服務未來決策建起一條可行的通路。

參考文獻

[1]余紅光.關于大數據時代背景下的檔案利用服務分析[J].黑龍江史志，2015，03：98+100.

[2]張立娟.探析大數據時代背景下的檔案利用服務[J].經營管理者，2015，33：335.

[3]錢小英.大數據時代背景下的檔案利用服務探討[J].信息技術與信息化，2014，10：117-119.