淺談衛(wèi)生和計劃生育局檔案管理的優(yōu)化措施

陳鳳玲

摘 要：衛(wèi)生與計生局檔案實施現(xiàn)代化管理，不僅有利于檔案內(nèi)容的存放以及增強實用性，而且能夠有效提高衛(wèi)生與計生局的工作效率，具有非常重要的意義。與計生執(zhí)法檔案實施科學化與制度化管理，是衛(wèi)生與計生執(zhí)法規(guī)范及依法行政的重要基礎。檔案管理人員只有具備一定的檔案專業(yè)知識與計算機知識，并具有創(chuàng)新理念，才能夠勝任案管理工作，也才能夠實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化。

關鍵詞：衛(wèi)生與計生局；檔案管理；優(yōu)化

隨著我國計劃生育二孩政策的實施，衛(wèi)計部門越來越注重對群眾的醫(yī)療健康服務，而做好其檔案管理工作是衛(wèi)計工作的基礎所在，能夠為后續(xù)工作的開展及研究等查詢、檢索、決策等提供準確權威的數(shù)據(jù)及文字信息。因而以下針對當前衛(wèi)生和計劃生活局檔案管理中存在的問題及優(yōu)化措施進行研討。

1 衛(wèi)生和計劃生育局檔案管理工作概述

任何一項工作都離不開檔案管理，作為貫徹 落 實計劃生育基本國策的衛(wèi)生與計生部門更是如此，做好檔案管理工作，至少具有以下三個方面的重要意義。

第一，檔案管理能夠促進衛(wèi)生與計劃生育工 作 的開展。做好衛(wèi)生與計劃生育檔案管理工作，確保檔案資料信息收集的準確性、真實性和完整性，能夠為后續(xù)工作的開展及研究提供權威的原始資料信息。通過檔案管理工作可以促進衛(wèi)計工作的規(guī)范化、科學化水平的提升。第二，檔案管理是關系群眾切身利益的民生工作。衛(wèi)計檔案管理所記載的信息資料，關系著每個家庭的衛(wèi)生健康與 生 活 幸福。如 果 檔 案 管 理 不 到 位，檔案信息記錄不夠準確及時，就可能會給群眾帶來諸多麻煩。有的甚至出現(xiàn)信息丟失、泄密等，還可能嚴重影響群眾的生活。第三，檔案管理是推動衛(wèi)計事業(yè)發(fā)展的堅強基礎。如通過對衛(wèi)計檔案信息資料的分析比較，能夠發(fā)現(xiàn)衛(wèi)計發(fā)展歷程中的特點，找到相關規(guī)律，發(fā)現(xiàn)不足，從而為后來衛(wèi)計事業(yè)的發(fā)展決策提供權威的參考。通過加強檔案管理，不僅可以促進衛(wèi)計工作的改進，還能夠給衛(wèi)計部門樹立良好的社會形象，促進衛(wèi)計事業(yè)更加健康科學地發(fā)展。

2 衛(wèi)生和計劃生育局檔案管理存在的不足

2.1 檔案管理的技術落后。

技術是檔案管理的一個關鍵的因素，它往往與檔案管理的水平有較直接的聯(lián)系。目前我國衛(wèi)生和計劃生育局的檔案管理技術落后，主要表現(xiàn)在以下幾個方面： 一是紙質(zhì)檔案仍然占據(jù)較大的比重，而且一段時間內(nèi)這種情況無法扭轉； 二是數(shù)字檔案大大方便了管理，卻在現(xiàn)實中沒有完全替代紙質(zhì)檔案； 三是數(shù)字檔案的管理水平仍然十分有限，而且也存在著許多安全隱患； 四是與國外先進國家檔案管理技術相比，我國衛(wèi)生和計劃生育局的檔案管理仍存在很大的差距。這四點技術方面的問題都限制著我國衛(wèi)生和計劃生育局檔案管理的發(fā)展與進步，使我國在這一方面仍處在較落后的地位。

2.2 管理設施不能滿足檔案管理的需求

檔案管理的設備不能滿足檔案管理的需求，因此檔案管理在硬件設備方面存在很大的漏洞。隨著時代的不斷發(fā)展，對檔案管理的要求也越來越高，人們希望檔案管理更加方便、快捷、準確、全面等，但事實上檔案管理發(fā)展的速度卻很慢，遠遠不能滿足人們的需求。由于一些地方的衛(wèi)生和計劃管理局在檔案管理方面投入設備資金有限，因而不能及時買到先進的技術設備，這樣的話使得檔案管理不能跟上時代發(fā)展的步伐。另外，也是由于我國有關檔案管理設備的更新?lián)Q代較慢，無法達到人們想要的效果，這樣的話，管理設備陳舊就成為很普遍的現(xiàn)象，直接導致我國在檔案管理設備方面落后。

2.3 并未建立起一套較完整的檔案管理系統(tǒng)

建立一套較為完整的檔案管理系統(tǒng)是檔案管理發(fā)展進步的明顯標志，它能極大提高檔案管理的效率，但是目前我國多數(shù)的衛(wèi)生和計劃生育局并未建立起一套這樣的檔案管理系統(tǒng)。檔案管理方面的工作人員對檔案的收集、鑒別、整理工作缺乏完備有效的工作流程，并未對工作人員進行明確的工作分工，而且一個步驟與前后步驟之間缺乏很好的配合與協(xié)調(diào)，這樣的話大大降低了衛(wèi)生和計劃生育局檔案管理的工作效率，而且很容易出現(xiàn)差錯，不利于檔案管理工作的發(fā)展。

2.4 檔案管理人員的素質(zhì)偏低

缺少人才是檔案管理目前面臨的一個重大問題，畢竟人才才是發(fā)展的最大動力。長期以來，人們都認為檔案管理不需要太多的專業(yè)性知識，而且沒有多大的發(fā)展前途。在這樣的觀點的影響下，我國大多數(shù)的衛(wèi)生和計劃生育局在人事安排方面，往往把一些能力不太強或者資歷淺的人安排到檔案管理方面，這樣的話，導致了檔案管理方面缺少能力強并且專業(yè)性技術過硬的人才，十分不利于檔案管理的發(fā)展。另外，檔案管理人員忽視了自我專業(yè)水平的提升，往往在工作后就較少去提升自身的能力，這樣導致檔案管理人員的見識較淺、專業(yè)技術較差、不能跟得上時代發(fā)展的步伐，阻礙了檔案管理的發(fā)展步伐。

3 基層衛(wèi)生和計劃生育檔案管理問題的對策

3.1 強化檔案管理認識與觀念

基層衛(wèi)生和計劃生育檔案管理水平密切聯(lián)系著每一個人的工作和生活，關系到我國基層衛(wèi)生和計劃生育工作資料保存的完整性與真實性，單位領導與檔案管理的工作人員應該提高對檔案管理的重視程度，樹立強烈的工作責任意識，擁有良好的工作使命感與積極性，這要求檔案管理人員具備扎實的專業(yè)知識和業(yè)務技能。為了提高檔案管理人員的工作技能，相關單位應該定期對人員進行培訓，開展經(jīng)驗交流會，讓有經(jīng)驗的工作人員向新入門的人員傳授經(jīng)驗，讓年輕的工作人員向不會計算機操作的人員提供技術指導。

3.2 改善檔案管理基礎設施

基層衛(wèi)生和計劃生育檔案管理的日常工作繁雜，涉及到諸多細節(jié)，勞動量與勞動強度較大，傳統(tǒng)管理模式下的檔案管理會耗損人力、物力與財力，因此，改善檔案管理基礎設施、提供檔案管理技術手段是基層衛(wèi)生和計劃生育檔案管理現(xiàn)代化的重要步驟，利用計算機處理檔案信息不僅快速便捷，更容易長久保存，減少檔案丟失率和損壞率，計算機還可以模擬人工立卷，按照類別把相應條目內(nèi)容打印出來，或者按照文件形成的先后順序排列打印，這有利于提高基層衛(wèi)生和計劃生育檔案管理的工作效率與準確性。

3.3 建立健全檔案管理系統(tǒng)

要建立較為完善的檔案管理系統(tǒng)，就要從以下幾個方面對現(xiàn)有的工作加以改善：首先，要對檔案管理人員進行統(tǒng)一指導，使其熟知自己工作崗位的職責，強化員工工作責任意識，資歷高的工作人員可以為資歷低的人員傳授經(jīng)驗，能力強的工作人員可以分享自己的業(yè)務處理技巧；其次，要規(guī)范工作流程并明確工作安排，加強員工間的工作交流，協(xié)調(diào)好各部門間的工作關系；再者，要建立科學合理的監(jiān)督機制，對相關工作展開抽查與監(jiān)督。

3.4 提高檔案管理人員素質(zhì)

基層衛(wèi)生和計劃生育檔案管理需要專業(yè)化人才，無論是檔案學相關的理論知識，還是數(shù)字檔案建設所需的計算機技能，檔案管理人員都應該不斷地學習并掌握，只有不斷提高員工的專業(yè)素質(zhì)，才能從根本上提高基層衛(wèi)生和計劃生育檔案管理的工作水平，因此，督促檔案管理人員學習知識并投入實踐是檔案管理發(fā)展的重要基礎。

4 結束語

檔案管理水平對基層衛(wèi)生和計劃生育工作有較大影響，推動檔案管理從基礎設備、管理理念和相關制度上快速發(fā)展是十分重要的。因此，檔案管理人員與相關領導要強化對檔案管理認識與觀念，改善檔案管理基礎設施，建立健全檔案管理系統(tǒng)，提高檔案管理人員素質(zhì)，這樣才能更好地推動基層衛(wèi)生和計劃生育工作的發(fā)展。

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