檔案信息化建設的全方位發展策略

朱佰雙

在信息社會飛速發展的今天，檔案信息日益成為經濟與社會發展不可或缺的組成部分。科學管理與有效利用檔案信息服務社會發展，是檔案工作的重要任務。因此，必須采用新技術、新途徑、新手段加大檔案信息服務的領域和范圍。檔案信息化是檔案工作的發展方向，也是實現檔案自身價值的有效手段。為了能夠更加完善檔案信息化建設，筆者認為，要從多方面進行思考，才能推動檔案信息化建設的全方位發展。

1 完善政策法規，建立統一標準

檔案信息化建設是一項復雜的系統工程，必須在檔案信息化建設過程中始終堅持統籌規劃、規范管理的原則，量力而行、循序漸進地組織實施。要保障檔案信息化建設的穩步推進，實現檔案工作的歷史跨越，保證檔案信息化建設與社會同步發展，就必須在法制化軌道上有條不紊地推進檔案信息化建設。

檔案信息化建設離不開國家政策法規的支持，檔案信息化建設必然要在國家法律法規的約束下組織實施。要結合檔案信息化建設的實際，加緊制定頒布有關政策與法規，把檔案信息化建設置于法律監督之下；而標準體系建設則是進行檔案信息化建設的重要基礎之一，要在政策法規約束下，制訂檔案信息化的標準與規范，形成一整套完善的政策法規與技術規范，切實做到有章可循，滿足數字資源長期保存的需要，進而為實現檔案信息化建設快速、有序、健康發展提供保障。

2 制定總體方案，加強政府監管

必須充分認識到檔案信息化建設是今后檔案事業發展的重中之重，做好檔案信息化建設工作，為社會提供優質高效的檔案信息服務。要在調查分析的基礎上進行周密地設計、合理地計劃和科學地安排。總體方案是檔案信息化建設的總綱，它應該具有總體性、全局性、長期性， 并在一定時期內保持相對穩定。具體包括檔案信息化建設的建設目標、建設思路、基本內容、建設步驟、檔案信息網絡的功能設定、全國檔案網絡的組網模式等內容， 這些內容直接關系到檔案信息化建設的未來發展和最終成效， 其意義不言而喻。因此，對于檔案部門來說，制定科學合理的總體方案，對其自身的發展乃至全社會的信息化建設都是極為重要的。同時，要充分認識到檔案信息化建設的地位和作用。各級政府，尤其是檔案行政管理部門要加強對檔案信息化建設的監督和管理，以確保檔案信息化建設的順利進行，最終實現資源共享。要把檔案信息化建設納入監管范圍之內，加強管理，集中統一。采取措施，加快紙質檔案的數字化轉換工作，這不僅是對檔案原件進行保護的重要方式，更是構建數字化應用系統平臺的主要基礎。要注重將檔案信息資源充分利用起來，目錄信息資源要實現聯網互通、數據共享，在提供信息資源利用時，要嚴格提供信息共享標準；制定嚴格的管理制度，防止將保密的檔案信息泄露。配合政府監管指導，加強檔案應用系統建設。要加快開發和推廣檔案管理軟件，采用開放式系統結構，使軟件易于擴展；并按照標準的要求，使軟硬件環境與系統操作平臺達到很好的“鏈接”。同時，要適應辦公自動化和電子政務建設的要求，在機關中普及應用文檔一體化管理系統，并與機關辦公自動化和電子政務系統同步建設。要以電子文件歸檔與管理為重點，將重心從檔案數字化轉移到電子文件歸檔管理上，明確電子文件歸檔管理機構，做好電子文件歸檔管理的一切準備工作，以利于深化檔案信息資源建設。

3 強化資源建設，形成科學體系

把實現檔案信息資源共享，提高檔案信息利用服務水平作為檔案信息化建設的根本目的，這就要求加強資源建設、豐富館藏資源和優化館藏結構。因此，為了能夠進一步豐富館藏，便于檢索和利用，注意將以下方面作為主攻方向：一是信息資源管理系統的整合；二是信息資源的整合；三是信息資源管理的整合；四是信息資源服務的整合。整合并不是孤立和相互脫節的，而是緊密結合，相輔相成，環環相扣，為社會提供一個信息交流、內部合作、規范運作的信息服務平臺。也只有不斷地豐富檔案信息資源，使計算機檢索系統實用化，才能把館藏檔案信息資源進一步深入開發，為廣大利用者提供豐富、有價值可用的信息資源。因此，加強檔案著錄、推進檔案資源的數字化轉換工作、解決計算機檔案管理的瓶頸問題，是檔案信息化建設的重點，也是一項需要付出長期努力的基礎性工作。

4 加大資金投入，改善設施條件

基礎設施建設是檔案信息化建設的重要組成部分，信息基礎設備和網絡通訊設施配置是整個檔案信息化工作順利開展的首要基礎，是檔案信息資源開發利用和信息技術應用的基礎，也是檔案信息傳輸、交換和資源共享的必要手段。因此，有必要采取各種措施推進基礎設施建設：一方面，相關部門要逐步加大基礎設施的經費投入，在購買硬件設備時應注意考慮設備的兼容性和擴展能力，在硬件上配備各種設備，進而提高各類檔案館計算機的應用程度。要引進先進技術，保證檔案部門能夠配置檔案信息化建設所需要的基礎設施。另一方面，各級檔案部門應參與電子政務建設，設立局域網、政府網和公眾網，實現各個網絡之間的聯系，進而促進檔案信息資源的社會共享。

5 注重協調溝通，滿足利用需求

只有不斷提升檔案信息化建設的發展水平，努力協調好檔案信息化建設與滿足用戶需求之間的關系，才能更好地實現檔案信息化建設的“理想初衷”。因此，要根據不同的服務對象，建設局域網、城域網和廣域網，并形成相互聯系、彼此共享的網絡體系。根據需要，豐富檔案信息資源，大規模地開發用戶訪問服務管理系統，還可針對不同的用戶進行系統軟件開發建設。同時，對于那些信息基礎設施不發達地區的個人用戶利用檔案時，由于受上網設備、費用、知識、操作技能以及對信息的需求等因素的制約，政府應該提出一些優惠政策，最終充分實現檔案信息化建設與用戶之間的協調溝通，做到與社會同步發展，積極培養用戶檔案需求，增強社會檔案意識，最大限度地滿足社會各方面的檔案信息利用需求。

6 注重人才培養，提高人員素質

檔案信息化作為信息化建設的重要組成部分，急需信息化人才的加入。首先，鼓勵每一位檔案工作人員學習相關的專業知識，掌握必要的實踐技能，以適應檔案信息化建設的發展需要。既可采取聘請檔案信息化方面的專家進行專業培訓的方式，也可靈活采取座談會、沙龍、專家輔導、講座等方式，還可以采用鼓勵檔案工作人員自我學習的方式。其次，選聘檔案人員時，檔案部門不能僅僅將選聘人員的目光鎖定在檔案學專業領域，應注意引進信息管理方面的人才，以利于優化人員結構，建立復合型專業隊伍，這樣不僅能適應檔案信息化建設的需要，還能在機遇中有所創新和突破。