醫院干部人事檔案的管理與利用

陳春燕

摘 要：醫院間的競爭，歸根結底還是人才之間的競爭，醫院干部人事檔案記錄了醫院所有人才的全部個人信息，是醫院用人、選人的重要參考和依據。加強對醫院干部人事檔案的管理，建立規范、科學、現代的人事檔案管理，大力提升人事檔案信息化管理水平，提高人事檔案信息利用率，實現醫院對人力資源的優化配置，可大大提升醫院的核心競爭力。鑒于此，本文在對醫院干部人事檔案管理、利用存在問題進行分析，并提出醫院干部人事檔案管理、利用有效對策，希望本文能為醫院干部人事檔案管理提供參考和借鑒。

關鍵詞：醫院；干部；人事檔案；管理利用

做好干部人事檔案管理工作可以促進人才的合理流動、配置以及使用，對整個人才隊伍的綜合素質建設都具有重要走呀。醫院在選人、用人過程中，可依據干部人事檔案正確評價、科學考察和合理使用人才。醫院干部人事檔案管理工作具有很強的專業性、政治性和機密性，研究和探討醫院干部人事檔案管理和利用的有效方法具有非常重要的現實意義。

一、醫院干部人事檔案管理、利用存在的問題

1.檔案意識欠缺

醫院大部分年輕職工檔案意識都不強，對干部人事檔案的價值認識不足，應當由個人進行完善的檔案材料很難根據相關要求及時完成。也有人把個人獲獎證書、科研成果以及畢業后繼續深造教育獲得的學歷證書視為個人私有財產，不及時向干部人事檔案管理部門提供存檔。部分部門形成的晉職、晉級任免呈報表等人事檔案資料也沒有向人事檔案管理部門提交保管存檔。以上種種做法都對干部人事檔案的管理工作造成了很大阻礙，影響了干部人事檔案價值的發揮。

2.檔案信息失真

首先，內容填寫不規范。部分醫院職工缺乏檔案意識，檔案填寫不規范，如反復涂改、字跡潦草、填寫用筆多種多樣等。有的需要本人簽字或有關組織蓋章審核的，還缺少相關手續，記載個人社會關系、履歷的信息多，體現個人技術特長、工作能力內容少等。其次，管理不統一。目前，各單位不但有正式人員，還有招聘編外人員，對于人事檔案管理，有的單位只負責管理正式編制人員的檔案，其他人員檔案由個人或人才交流中心托管。最后，在市場機制影響下，干部人事檔案失去原有作用。部分醫院為留住人才，將他們的檔案扣壓以阻止其流失，一些醫院對高職稱、高學歷、高技術人才檔案要求不嚴，在不斷轉換工作和流動過程中出現很多“棄檔”現象。

3.工齡計算混亂

一是目前大學生畢業后進行雙向自主擇業。醫療衛生專業的學生在取得醫療執業資格證書才可從事醫療工作。所以，醫院大多是在學生獲得證書后才與之簽訂用工合同。因此，如何計算應屆畢業生的工齡存在分歧，是進入醫院工作時間還是畢業時間，還是正式簽訂合同時間都存在很大爭議。二是原先在某醫院工作，但不是正式編制，后來通過公開招聘取得正式編制的干部，主要有以下情況：其一原上班醫院已購買養老保險；其二原上班醫院未購買養老保險；其三已在該醫院上班，但養老保險不是從進入該醫院時開始購買。這三種情況工齡分別如何計算也是個問題。三是公開招考進入醫院工作人員，通常是在當年的7月份就參加工作了，但相關人事檔案資料需要在次年4月份才辦理完成，他們的用量如何計算？需要出臺相關規定統一工齡計算方式。

4.檔案利用率低

醫院干部人事檔案利用范圍很小，通常都是被動式服務。現在，大部分干部人事檔案只是發揮最基礎利用作用，也就是查閱紙質原始檔案資料，無法為醫院教育、醫療、管理和科研工作提供更多服務。隨著科學技術快速發展，信息化技術已廣泛應用到各行各業。而干部人事檔案管理方式還停留在手工階段。而手工檢索速度很慢、人工管理工作繁雜，準確性不高。大部分醫院都缺乏檔案管理軟件，通過人工查閱方式特別費力費時。利用鋁合金柜存放人事檔案，占用面積很大，造成使用空間不足。在檔案管理現代化不斷發展的今天，這些管理方式已經落伍了。

5.檔案信息化滯后

一是醫院投入干部人事檔案信息化管理資金較少，硬件設施不足。二是醫院里檔案管理學科畢業的人才短缺，由于上述原因的影響，醫院還未建立完整的干部人事檔案信息庫，只是將這些檔案文件錄入電腦，缺乏對比分析和層次劃分，各信息檢索帶來極大不便，對比員工能力還要依靠手工完成，工作量大，繁瑣，延誤醫院培養和發掘人才。

二、醫院干部人事檔案管理、利用的有效對策

1.提高檔案意識

醫院要高度重視干部人事檔案管理工作，完善各項人事檔案管理制度，制定檔案收集方法和內容，為干部人事檔案管理工作提供制度保障，推動干部人事檔案管理工作向著標準化、程序化、規范化道路發展。一是集中統一管理干部人事檔案，檔隨人走。根據《檔案法》的規定及時進行轉檔、歸檔、調檔。二是醫院要重視檔案收集鑒別、管理保護、歸檔整理、隊伍建設等方面的監督指導，重視檔案管理隊伍建設。三是增強醫院員工檔案意識，加大對員工檔案意識的培訓。加大對檔案管理工作的宣傳力度，讓全體醫院員工都關心檔案管理工作，自覺配合檔案管理人員，不斷規范和完善對自身檔案的整理、收集和歸檔工作。

2.強化檔案審查

首先，可推行學歷變更審批制和調入干部人事檔案審查制。擬調入干部或擬提拔干部時，先要審查其人事檔案，保證其檔案真實、準確。其次，對于個人的人事檔案，在審查后應由本人簽字，加蓋檔案部門公章后歸檔。最后，要對人事檔案材料的收集嚴格把關，保證歸檔材料的齊全完整。例如，對年齡不一致的地方，需重新填寫《干部出生日期需認證人員登記表》，同時組織人員進行認定核實。對于檔案材料中缺少單位蓋章的情況，應在退回補齊后再入檔。

3.嚴格工齡認定

所有干部職工都應根據《勞動合同法》規定，及時簽訂用工合同。應屆畢業生開始計算工齡的時間應自入職時開始。有經驗工作人員工齡計算日期從與用工單位簽訂用工合同的時間開始計算。公招進入的工作人員如果是學校畢業之后就進入醫院工作，則工齡計算時間是自入職時開始，如果在其他單位工作過，但沒有攻讀博士或碩士學位，那么無論是不是購買養老保險，只要有工資發放表或者簽訂的用工合同，就可以從參加工作時算工齡。

4.注重檔案應用

為提高檔案的利用率，應在原有檔案收集只強調政治歷史表現和基本情況的的基礎上，更加重視收集能體現干部職工德能勤績廉方面的有關資料。醫院要加大投資力度，建立干部人事檔案管理平臺，建立紙質檔案材料與數字檔案材料同時存在的模式，不斷提升檔案管理水平，提高檔案的利用效率。

5.加快檔案信息化建設

一是建立健全干部人事檔案信息數據庫，對檔案實施動態監管，隨時對檔案信息進行收集錄入，隨時增刪，實現實時管理。二是開展分級管理，構建管理網絡化系統。根據普通職工、中層干部、專家隊伍、退休職工等分別進行管理，為醫院科技進步、人才交流提供高效服務。三是構建電子檔案管理系統。醫院要配備同時懂檔案知識和網絡技術的人員從事干部人事檔案管理工作，構建有序、科學、協同、規范的檔案管理運行機制，增強檔案深層次服務作用。

三、結語

針對醫院干部人事檔案管理和利用過程中存在的問題，要切實制定行之有效的解決措施不斷加以改進，以促進干部人事檔案管理工作的發展，為醫院發展提供更好的服務。

參考文獻

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