探索企業檔案管理工作的新思路

孟偉偉

摘 要：作為企業資產的重要組成部分，企業檔案在一個公司的的發展歷程中起到了承前啟后的重要作用。近年來，隨著我國經濟模式的逐漸轉型，國內企業也逐漸由粗放型轉向精細型。在這種社會背景下，企業經營者、管理者也逐漸認識到了企業檔案的作用和價值。本文嘗試從分析企業檔案管理的必要性和性質入手，嘗試分析了當前企業檔案管理工作中存在的不足和問題，進而提出一些能夠改進當前檔案管理工作中不足的方法和新思路，以期為我國企業檔案管理工作提供實用、科學、可靠的依據。

關鍵詞：企業檔案管理；問題；新思路

一個企業從建立起，所產生的一切聲像、紙質等資料的累加即為企業檔案。企業檔案能夠多維度顯示、記錄企業的發展歷程，指導企業項目運維、市場銷售，對企業的經營管理具有維護性和支持性。

一、企業檔案管理的重要性和特點

（一）企業檔案管理工作的重要性

企業檔案管理工作始終在企業內部工作中承擔著不可替代的角色，它對企業內部工作息息相關、相輔相成。做好企業檔案管理工作，能夠積極促進企業內部的生產和經營，從而達到助力企業經濟騰飛的目的。

在企業的日常內部工作中，企業檔案管理滲透到了例如文件簽發、人事調動、薪水補貼、領導決策等方方面面。企業內部的日常工作離不開企業檔案管理，而企業檔案管理失去了企業內部日常工作的支撐也就失去了存在的意義[1]。

（二）特點

1、復雜性

企業檔案管理涉及到了企業內部工作的方方面面。在任何一家企業中，企業檔案管理工作最基礎的內容一定是人事檔案；其次還包括涉及人事檔案的相關文件，例如人事令、調動函等等。

2、機密性

在企業檔案管理工作中，常常會涉及到事關企業生存的機密性檔案工作。例如需要將或是企業自主研發或是外部引進的設備和技術在使用過程中留下的相關聲像、文字資料進行存儲和備份；需要將能夠直接反應企業經營狀況的財務文件進行留檔等等[2]。

二、當前企業檔案管理工作中存在的不足和問題

（一）管理水平較低，制度有待完善

一般來說，檔案管理工作往往是衡量一個企業內部經營管理水平的重要標桿之一。然而，我國當前有相當一部分企業的企業檔案管理工作極為混亂，缺乏行之有效的企業檔案管理制度。因此，常常看到以下不規范的檔案管理工作現象：立卷時卷內實際文件目錄順序亂序排列；存在的企業檔案管理制度難以有效施行，流于形式等等嚴重問題，嚴重影響了檔案的真正價值、有效性和可靠性。

（二）企業檔案管理信息化意識淡薄，缺乏管理創新性思維

一方面，由于收到傳統企業檔案管理工作思維的影響，當前有相當一部分檔案管理工作人員對企業檔案的真正經濟價值和作用缺乏足夠的認識，直接導致了現存企業檔案無法發揮出應有的經濟價值，使得企業檔案逐漸在企業發展中的地位被削弱，進而嚴重影響了企業檔案應有的價值；同時，正是因為檔案管理工作人員缺乏對企業檔案的正確認識，從而使得他們無法從積極、科學、發展的角度來對待企業檔案管理工作，固守陳規，不懂得將企業檔案管理工作和數字化、信息化結合，始終采用落后的傳統企業檔案管理模式，直接造成了企業檔案管理工作的效率低下

（三）采用傳統檢索方式，企業檔案利用率低

就目前而言，大部分企業檔案管理部門采用的檢索方式仍然是效率較為低下的傳統手工檢索方式，在大量高強度、重復性高的工作背后，產生的并不是追求多快好省的企業檔案管理工作模式，而是逐漸形成了只重量不重質、只認多不認精的錯誤觀念。

（四）企業檔案管理硬件設施條件較差

隨著時代進步，企業發展的步伐也隨著網絡技術、信息化技術的普及而不斷加快。然而，當涉及到企業檔案管理領域時，運用計算機等信息化技術來進行企業檔案管理工作的企業卻是相當少，更不用提及數字化室藏檔案和電子檔案等信息化企業檔案管理技能和技術。這種現象直接導致了在進行企業檔案管理工作時效率低下、實際經濟價值無法充分發揮等問題；此外，企業檔案保管條件差，保護措施不夠到位，存儲環境不利于企業檔案保存，存在安全隱患[3]。

三、企業檔案管理工作的思路優化方案

（一）企業檔案管理工作信息化、數字化

網絡技術和信息化技術能夠極大的提高工作效率，應用到企業檔案管理領域中時也不例外。將企業檔案管理工作信息化、數字化能夠將所有企業檔案統一形式，有效提高企業檔案管理工作規范化、制度化；同時，信息化、數字化后的企業檔案管理系統能夠建立行之有效的電子檔案庫，為檔案信息在企業內部局域網之間的共享、快速查詢等提供了先天條件，在一定程度上促進了企業檔案實際經濟價值的充分發揮。

（二）對企業管理制度進行改革創新

在整個企業檔案管理制度改革創新的工作中，精簡是首要目的?？蓮囊韵路矫嫒胧郑涸鰪姍n案的有效性和真實性；加強檔案整理力度等。通過以上措施，能夠在滿足企業檔案集中管理的同時，也實現企業檔案管理制度的創新，借此來滿足信息化、數字化的企業檔案管理需要。

（三）加強企業檔案硬件設施建設工作

在滿足企業檔案管理工作信息化建設的同時，企業應當對檔案管理工作的硬件設備進行及時更新、維護；對檔案保管環境進行改善，使之達到國家標準；對老舊、腐朽的保存器具進行及時更換、維修等[4]。

四、結束語

企業檔案管理對企業發展具有重要意義。因此，提高檔案管理水平和利用效率，應當堅持與時俱進，將檔案管理工作信息化、數字化，以高素質的專業人才進行檔案管理工作，從而保證企業檔案能夠充分發揮出應有經濟價值。

參考文獻

[1]梅龍.探索企業檔案管理工作的新思路[J]. 企業改革與管理， 2015（5）：131-132.

[2]高尚.新形勢下檔案管理工作新思路探索[J]. 經營管理者， 2017（15）.

[3]楊翠勞.加強企業檔案管理工作的新思路探索[J]. 辦公室業務， 2014（21）：98-99.

[4]席小青.實現檔案管理信息化建設的思路探索[J]. 科研， 2016（7）：145-145.