淺談檔案信息化建設與工程檔案管理的重要性

摘 要：檔案的管理是一種具有極強專業性、機密性和政策性的管理工作，相關部門必須充分認識到檔案管理的作用，這樣才能推進管理工作的順利進行。而本文就主要從檔案的信息化建設、工程檔案管理的重要性方面進行分析，結合現代化的先進技術措施，提出幾點加強檔案管理的對策，旨在提高檔案管理的效率。

關鍵詞：檔案信息化建設；工程檔案管理；重要性；對策

近些年來，隨著網絡信息技術的快速發展，被廣泛應用于各行各業的生產和管理中，并在應用中取得了良好的效果。現階段，傳統的檔案管理模式，由于所存在著明顯的缺陷，導致了檔案的管理效率不高，使人們更加意識到檔案信息化建設的意義，為此開始了檔案信息化的建設，促進了對工程檔案的有效管理。

1 檔案信息化建設

檔案信息化建設，是指使用先進的網絡信息技術生成、開發檔案，來提高工程檔案管理工作的現代化水平，同時，對檔案管理中面臨的新情況、新理論等進行重新思考，進一步確立檔案管理、服務的網絡基本框架和方法，從而實現對檔案信息建設。在進行檔案信息化建設時，只要包含了三個環節，即檔案數字信息化、檔案網站建設和數字檔案館建設。

2 工程檔案管理的重要性

在工程企業的經營發展中，工程檔案的有效管理涉及到企業的業績、管理水準，還是工程檔案管理工作科學規范性的重要體現。一般來說，企業和工程在經營發展中，出現的優秀成果，都會記錄在工程檔案中，可以說工程檔案的是記載企業經營業績，展示經營成果的重要文件。因此，為了實現企業的科學合理發展，就必須要重視檔案的管理工作，使工程檔案管理、經營管理實現有效結合，這樣有助于推動的工程檔案的管理工作的建設[1]。

工程的檔案，是工程在長期的社會活動實踐逐漸形成的，客觀的反映且真實記錄了工程發展的歷史情況。相關的工程負責人可以使用工程檔案輔助對工程的經營管理、領導決策，促進了工程的正確發展；同時工程的負責人員，還可以通過對工程檔案資料的分析，進行相應的工作總結、獲得經驗教訓，并在工程檔案資料的使用中，根據企業實際的發展現狀，制定使用于工程現代化發展的管理規劃決策，使工程決策更加科學合理，對工程的建設發展有著積極的促進作用。另外，工程檔案還可以為工程的相關部門極其人員，提供全面的信息資料，在涉及到司法和訴訟等狀況是，工程檔案就可以很好的發揮應有的作用，確保工程企業的合法權益，有助于實現企業的可持續發展。而對檔案的管理，是保證工程檔案有效發揮其作用的關鍵，因此，檔案的管理工作在工程發展中極為重要。

3 優化工程檔案管理的措施

3.1 建立工程檔案管理機制

現階段，我國依舊還有很多的工程企業內部，尚未針對工程檔案的管理工作建立科學合理且完善的管理機制，導致對工程企業的檔案管理工作產生了很大的影響，長此以往對工程的發展極為不利。因此，就需要工程企業領導人，提高對工程檔案管理工作的重視程度，建立相應的工程檔案管理機制，按照制定的內容對工程檔案進行嚴格管理，并將對工程檔案的管理工作，納入到日常的議事環節中，同時還要安排專人進行負責管理，這樣有助于提檔案管理的效率。

近些年來，隨著工程建設的發展，各項工程的各項環節不斷被不斷延伸，工程檔案也隨之逐步形成，將這些工程環節逐步記錄在工程檔案中，可以確保其完整性，對實現工程檔案的有效管理有著重要作用。同時在實際工程施工中，需要明確工程的管理負責人，并設立具有建設、監理和施工等職能的工程領導小組，更具施工的實際情況，對工程的檔案管理工作進行全面的分析考慮，并進行相應的工程檔案管理規劃工作，落實制定的檔案管理制度，將對工程檔案的管理滲透到整個施工過程中。除此之外，不僅需要做好檔案管理機制的完善工作，而且還需要做好工程檔案資料的收集工作和保管工作，不斷完善檔案管理工作的各項環節。鼓勵與引導相關企業工程檔案的管理機構，對工程檔案管理措施進行創新，在此過程中，相關機構可以根據社會建設和市場發展的需求，建立一種可以集開放、推廣和服務于一體創新型工程檔案管理機制，以此來實現企業服務領域的不斷拓寬。

3.2 對工程檔案資料進行審核

在進行工程檔案管理時，要先提高相關管理人員的思想意識。使其可以認識到檔案管理的重要性，從而促進管理工作效率的提高。在審核工程的技術檔案時，工程的質監部門需要嚴格按照相應的規定審核簽名，禁止代簽現象。一旦出現資料的代簽現象，就必須予以退回并要求重做，在審核合格后才可簽字。

3.3 培養檔案管理的人才

工程檔案的管理工作，是需要由人來完成，人是進行檔案管理工作的核心。在實際的管理工作中，工程企業需要培養適用于檔案管理的專業人才，適當增加進行工程檔案管理的資金預算投入；同時還需要從技術、資金方面加強工程檔案的人才管理隊伍建設；并且還需要提高工程檔案管理人員的高效自主管理意識，使其可以不斷自主的進行關于檔案管理知識、信息技術、法律法規等方面的學習，從而轉變傳統的管理觀念，促進相關人員管理效率的提高。

3.4 對工程檔案管理實施信息化建設

隨著我國大數據信息化時代的到來，在對工程檔案進行管理中，傳統的檔案管理措施已經難以適用于現代化工程檔案管理的要求，為了適應時代的發展，必須重視對網絡信息技術的使用，將其融入到工程施工的檔案管理工作，以此來提高管理的效率。在進行檔案管理的信息化建設中，可以配備計算機、服務器和路由器等設備，利用系統軟件實現對工程檔案的開發、應用和完善。在此過程中，主要是通過計算機、網絡，來搭對檔案進行管理專業平臺，同時將工程檔案的信息化融入到企業的信息化建設中，有助于促進檔案、企業信息化的同步發展。

工程施工的技術檔案管理工作是一項極具復雜性和系統性的工作。在進行檔案管理時，需要使用秩序化和現代化的的管理措施，這樣不僅可以降低人工管理的復雜性，而且還使管理工作更加適用于現代化管理需要。因此，可以通過使用網絡信息技術、數據庫存儲技術等先進技術，來解決工程中大量檔案歸檔、存儲問題，不僅可以便于對工程檔案的統計、查閱、檢索和分類，而且還提高了對工程檔案的管理效率[2]。

3.5 做好后期工程檔案的資料管理工作

在工程檔案的整理工作結束后，為了確保檔案管理的有效，還需要進行后期的后期合理的存放和管理工作，確保方便對工程檔案的翻閱查找，同時還要保證存放的質量，是工程檔案不會因保管不當等因素造成損毀。對此就需要負責工程檔案管理的相關負責人，在進行相應的檔案調取時，認真記錄工程檔案的存放位置和調取去向，對借出的資料檔案進行跟蹤，及時索回，以此來保證檔案的完整性。由此可見，后期的工程檔案管理工作，對整個的工程檔案管理工作的管理效率，有著一定的促進作用，可以從根本上避免工程檔案的流失問題。

4 結束語

總而言之，在對我國的工程檔案進行信息化建設和管理時，首先相關部門必須要充分認識檔案管理的重要性和檔案信息化建設的意義，這樣才能對工程檔案的管理營造良好地發展環境，對今后工作的順利進行有著積極影響。同時在進行工程管理時，還要根據時代的發展需要，對使用的管理措施進行優化創新。

參考文獻

[1]周童影.檔案信息化建設與工程檔案管理的重要性[J].中外企業家，2017，（15）：219.

[2]牛繼來.淺談檔案信息化建設與工程檔案管理的重要性[J].辦公室業務，2018（03）：45.

作者簡介

陳振環（1985-），女，廣東省揭陽市人，研究方向：檔案管理