事業單位電子檔案管理工作之我見

于婷

摘 要：在社會經濟快速發展的今天，檔案管理工作獲得了很大進步。信息技術在檔案管理中的應用有效地提高了檔案管理的效率，但是當前形成的電子檔案管理仍然處于初級階段，管理人員對電子檔案管理的認識不夠，專業能力不足，都影響了電子檔案管理的安全性。文章主要對當前事業單位電子檔案管理工作的現狀進行了分析，進而推動電子檔案實現現代化管理，提高電子檔案的使用價值。

關鍵詞：事業單位；電子檔案管理；問題；對策

當前事業單位也在積極地推進電子檔案管理工作，相比傳統的檔案管理方式，當前的電子檔案管理更加便捷，并在實際應用中逐步被認可和推廣。不過，當前我國事業單位的電子檔案管理呈現出無序管理狀態，不僅缺少管理制度，而且管理人員也不專業，這就對電子檔案管理工作的發展造成了阻礙，進而影響到事業 單位檔案管理工作的有序開展。

1 電子檔案具有的特點

傳統的檔案管理工作與電子檔案管理有很大的不同，傳統檔案管理工作主要是以人工為為主，例如：工作人員通過傳統的謄寫、整理以及匯總等，因此，這種檔案管理的方式導致了檔案的保存方式很難完整保存，內容精準度不高，而且不便于查閱，工作效率也十分低下，對檔案內容的查閱和保管造成了很大難度。針對這種現狀，我們可以將信息技術應用到事業單位檔案管理的工作中來，它可以提高檔案內容的精準度，便于查閱和儲存，同時，它還可以提升工作人員的工作效率，擴大檔案的使用率和利用范圍。

電子檔案相較于傳統的檔案來說有以下幾個優點：

第一，電子檔案可以提高檔案內容的處理效率，可以有效利用計算機進行對原始檔案的掃描、錄入，提高檔案內容的精準度，還可以利用計算機數據處理的相關軟件進行匯總、整理與分析，可以提高檔案的使用率和利用范圍。

第二，方便查閱。在檔案的原始內容錄入完畢后，可利用計算機制作目錄與檢索項，可以針對查閱目的對檔案進行檢索，可以迅速的找到想要搜索的內容，提高查閱效率和精準度。

第三，便于信息的儲存。傳統的紙質檔案主要通過分類整理，放置到指定位置進行存放，它對存放的位置、環境以及空間要求較高，隨著檔案的不斷增加，需要無限的擴大存放空間。而電子檔案占據的空間小，可以存放在不同的介質中，如U盤和移動硬盤，它易于復制和攜帶，能夠安全完好的長期保存。

第四，可以提高檔案的利用效率。傳統的紙質檔案在查閱時，需要到指定位置提取檔案，并針對要查閱的信息進行逐頁翻閱，因此，查閱效率不高且多次翻閱易損壞，也不利于檔案的整理和保管。而電子檔案相較之下就能更好的實現信息的共享，實現檔案的高效率利用，減少查找檔案和歸放的障礙，只需要為相關人員開通檔案信息查閱的權限即可。

第五，方便信息的補充和完善。檔案內容的全面性和完整性是檔案管理工作中的重中之重。傳統的紙質檔案每次在信息需要補充時，要重復提取和翻閱，效率十分低下，然而電子檔案可以通過檢索項找到需要補充的信息，予以補充錄入即可，保存也相當快捷，可以提升檔案管理的工作效率。

第六，可以有效提高檔案管理工作的效率。傳統檔案管理的工作量巨大，內容比較龐雜，需要耗費大量的人力和精力，然而檔案管理的工作者每天工作精力有限，把大量精力耗費在整理和匯總檔案上，無法再分出精力去學習新的工作知識。電子檔案的出現把檔案管理的工作人員從傳統的繁雜的檔案管理工作中解放出來，使他們可以減少工作負擔，提高工作效率。

2 電子檔案管理中存在的問題分析

2.1電子檔案管理缺乏安全性

雖然電子檔案管理比過去傳統的檔案管理方式的安全性藥膏，但是隨著計算機技術的不斷發展，黑客、病毒等都會影響到電子檔案管理的安全性。有些事業單位的電子檔案管理設備十分陳舊，殺毒軟件等軟件配套設施不夠完善，檔案管理人員對安全性的認識不足，這些都會給電子檔案的安全造成威脅。此外，在檔案傳輸、發送、接受等過程中都可能受到病毒的入侵，所以安全性問題必須引起相關人士的重視。

2.2檔案管理人員沒有認識到電子檔案的重要性

有些事業單位雖然已經引進了電子檔案管理的設備，但是檔案管理人員卻還是沒有完全從過去傳統的管理模式中脫離出來，有些年齡較大的管理人員并沒有認識到電子檔案管理工作的優勢，不愿意接受新鮮事物，使得電子檔案管理工作不能得到很好的發展。甚至有些事業單位所引進的計算機設備都在閑置，管理人員仍然在使用手動建檔，這也能看出事業單位對檔案管理人員的知識培訓投入不足。

2.3電子檔案管理制度不完善

有些事業單位雖然已經使用了電子檔案管理，但是整個管理的過程卻缺乏完善的管理制度。這就導致電子檔案管理處在無序管理的狀態。一旦出現了管理上的問題，領導沒有處罰的依據，使得管理人員的行為無法得到約束，不利于電子檔案管理工作的開展。

3 電子檔案管理的加強對策

3.1完善電子檔案管理軟硬件設施，保證電子檔案安全

為了保證電子檔案的安全性，事業單位應該配備高質量的硬件設備，采用安全穩定的系統軟件，并把管理區域與其他部門隔離。這也是保證電子檔案能夠穩定安全發展的前提。在管理的過程中定期地對硬件設備進行維護和保養，保證計算機能夠正常運行，同時也需要對系統軟件進行殺毒，避免因為病毒入侵導致檔案資料泄漏。對重要檔案資料設置密碼，并只能由有專門權限的人才可以使用。

3.2培養專業的電子檔案管理人員

各事業單位抽調綜合素質高、責任心強、勇于創新、工作嚴謹的檔案管理人員，作為重點培養對象，通過自學、集體培訓、交流學習、先進經驗分享等形式，對電子檔案的法律法規、軟硬件操作技術、業務知識等進行全面的學習，通過分析貼近工作實際的生動形象的典型案例，讓檔案管理人員切實感受到電子檔案的優勢，真正提高檔案管理人員的創新意識和業務能力，既能具體做好電子檔案管理工作，還能研究創新電子檔案管理方法和管理模式，成為電子檔案的管理者、宣傳者、推廣者。

3.3建立健全電子檔案管理的各項規章制度

電子檔案管理制度化、規范化管理，必須有健全完善的規章制度作為保障。事業單位要結合檔案法、檔案管理規定的要求，立足工作實際，制定本單位的電子文件歸檔及電子檔案管理辦法，明確收集、整理、歸檔、審核、檢驗、調閱等標準，促進硬件設備、軟件升級、人員培訓、保密協議等各項工作制度化、規范化，確保電子檔案管理工作安全有序發展。

4結束語

綜上所述，實現電子檔案管理已經成為了事業單位的重要管理方面，也是順應時代發展的需要。不過在實際管理的過程中各個環節都還不夠成熟，檔案管理人員自身專業知識不足，也缺乏足夠的創新精神。這就要事業單位能夠積極地引進專業的電子檔案管理人員，對原有管理人員進行培訓，進一步提高其業務水平，同時也要不斷完善硬件設備，建立規范的管理制度。

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