我國檔案管理體制機制建設的政策建議研究

于伶

摘 要：在國際競爭日益強烈的21世紀，科技被譽為第一生產力。對于中國科技行業發展目標來講，科技檔案記錄著大量重要科研成果和科技活動流程，因此，做好科技檔案保管與利用工作頗為重要。本文將針對我國科技檔案管理體制機制建設的政策提出個人建議，希望能為科技檔案保管工作提供參考。

關鍵詞：科技檔案管理體制；機制建設；政策；建議

目前，內容完整的科技檔案通常會運用文字、圖紙、照片、各種原始資料和信息化數據庫來記錄科研成果和整個科技活動流程，科技檔案資源均具有極高的科研應用價值。對于科技發展工作來講，科技檔案具有開發利用價值和直接復用價值，可以輔助工作人員做好科研工作，因此，加強科技檔案管理工作也尤為重要，然而，當前的科技檔案管理機制并不完善，可以說科技檔案管理工作普遍存在三種問題，如檔案保密管理機制須待完善，檔案保密管理技術落后和科技檔案資源的開發效率相對低下等。本文將簡單分析科技檔案的重要價值，論述科技檔案管理工作的現狀問題，并舉例淺談如何加強我國科技檔案管理體制機制建設。

1 科技檔案的重要價值

從宏觀的層次來分析，科技檔案有有以下兩種價值：

（1）開發利用價值。開發利用價值主要是指科研人員可以通過開發檔案資源和研究檔案內容來充分挖掘檔案資料的潛在價值。在科技檔案開發利用過程中，工作人員可以參照原有的科技檔案內容，進行再次學習，并加以重復開發利用，為后期的科研工作提供參考方案。

（2）直接性復用價值。直接性復用價值特指科研工作者在工作中可以直接參考科技檔案文獻，全面了解檔案內容，利用有價值的數據信息，避免重復性查找、核算與操作以提高工作效率，簡化了很多工作流程，節約時間資金成本。

2 科技檔案管理工作的現狀問題

2.1 檔案保密管理機制須待完善

科技檔案保密管理工作有三大作用——為科研事業的發展提供重要資源，優化科技產品開發管理途徑，提高中國科技的核心競爭力，可以說科技檔案保密管理信首先是針對新產品開發、技術創新、經營管理和現有人才信息資料的充分收集、整合以及保管利用的過程，做好科技檔案保密管理工作能為科技發展的重要決策指明方向。此外，科技檔案保密管理工作非常重視對科技文書檔案資源的整合與保護系統化建設（特別是對新科技產品開發秘籍資料的保管），當前信息技術也為科技文書檔案保密管理提供了有力的技術支持，因此，不僅能提高科技文書檔案保密管理速度和效益，而且有助于推動科技文書檔案保密管理的現代化進程，促進科技管理途徑的優化與創新。然而，當前的科技檔案保密管理機制并不完善，對于機密性科技檔案資料的保管不是非常嚴密，保密工作時常漏洞百出，檔案資料的借閱較為混亂，難免會滋生檔案泄密問題。另一方面，有不少科技檔案管理人員的職業技能并不能滿足科技文書檔案保密管理工作的要求，他們的保密意識有待加強。對于科技文書檔案查閱審核工作執行的不是非常嚴格，一般只要有人想借閱秘籍檔案，檔案管理人員就對該檔案文件予以復印，沒有科學的審批程序，秘籍檔案久假不歸問題也時有發生。

2.2 檔案保密管理技術落后

在21世紀的信息時代，傳統文書檔案保密管理模式和落后的技術已不能適應現代科技文書檔案管理工作的發展要求，可是當前的檔案保密管理技術較為落后，信息化保密軟硬件質量偏低，不利于提高科技文書檔案保密管理工作效率。

2.3 科技檔案資源的開發效率相對低下

當前也有不少檔案管理機構非常重視科技檔案的保密工作卻忽視了檔案資源的開發與利用，“重藏輕用”問題極為普遍。部分檔案管理人員對科技文書檔案資源的外在價值與潛在發展價值均缺乏科學、全面地認知，尚未立足于科技文書檔案保密管理的最終目標，削弱了科技檔案保密管理工作的職能。

3 如何加強中國科技檔案管理體制機制建設

3.1 科學分析科技檔案的價值

科技檔案不僅具備外在價值，而且兼有潛在價值，如果在科研產品開發工作中不能重分運用科技檔案資源的潛在價值，就會削弱科技檔案管理工作的社會職能，增加額外成本。因此，科研人員應該立足于新技術產品的開發目標，科學分析科技檔案資源的外在價值與潛在價值，為中國科技發展事業提供完備的參考方案。在科技檔案價值分析過程中，科研人員應做好以下三方面的工作：

（1）立足于中國新技術產品的開發目標，全面了解檔案信息，充分發揮科技檔案資源的外在價值。例如在研發新技術產品的工作中，科研人員可以將開發技術產品的基礎設施建設、開發基地、創新成果、產品配置以數據模型、圖片資料信息以及科研活動流程記錄等形式作為展示本產品科技檔案的重要文獻進行整合與上報，以此發揮科技檔案資源的外在價值。

（2）從提高工作效率的視角出發，核對之前的數據信息，分析科研檔案研究成果，運用前人的經驗模式開展科研工作，這樣能夠節省大量的工作時間，避免重復性工作程序。例如在建設科研產業基地時，科研人員可以直接參考之前的科技檔案文獻，了解本區域的經濟環境、氣候特征、科研產業集群特色，對產業基地的設計圖紙、創新方式、生產技術、產品配置比等數據進行重復性利用，從而節省大量的時間成本，提高工作效率。

（3）從經濟效益的角度出發，提高科研成本利用價值。發揮科技檔案的重要作用，科研人員必須認真研究前人的科技檔案資料，努力開發有價值的數據資源，并將有價值的科技檔案應用于科研工作之中，以此全面提升社會經濟效益和科技檔案的利用價值。

3.2 優化科技檔案保密管理機制

全面做好科技檔案的保密管理工作，首先要著重優化檔案保密管理機制，引導檔案管理人員樹立先進的檔案管理理念，保護好科技檔案機密。一方面，檔案管理機構要教導檔案管理人員與時俱進，轉變只重視管理而忽視服務的思想誤區，樹立起高度的服務意識。另一方面，檔案管理人員要強化自身的職業素養，保護好檔案機密，使基于信息化管理的檔案管理工作能夠為科研技術產品開發提供參考與服務。

3.3 更新文書檔案保密管理技術

由于科技文書檔案本身是信息的載體，其中包含了大量的機密性文獻資料，因此，檔案管理機構要重視更新文書檔案保密管理技術，建立科技檔案安全保護數據庫，對檔案信息的權限進行及時調整以及重新界定，在合理的范圍內擴大檔案信息資源的開發和使用范圍，以此提升科技文書檔案保密管理工作的效益。此外，要充分發揮科技檔案資料的價值，提升科研檔案的社會價值。在科技檔案開發利用過程中，檔案管理人員應該認真分析科技檔案內容，做好檔案機密信息的加工與整理工作，挖掘有潛在價值的檔案資源為科研工作提供參考方案。

4 結束語

綜上所述，發揮科技檔案的重要作用，加強科技檔案管理體制機制建設，科研人員應該科學分析檔案資源的價值，檔案管理機構應重視完善檔案保密管理機制，更新文書檔案保密管理技術，做好檔案的保密與開發工作。

參考文獻

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