試論事業(yè)單位檔案管理的信息化建設

摘 要：大數(shù)據(jù)時代，事業(yè)單位檔案資料的形式也從紙質檔案向電子檔案轉變，為了更好的提高檔案管理效率和服務質量，開展檔案管理的信息化建設勢在必行。但是在實際的建設工作中也發(fā)現(xiàn)了一些問題，例如專項資金投入力度不足、檔案管理人員信息技能較差等。因此，事業(yè)單位一方面要從思想上加強重視，努力為檔案管理信息化建設營造必要的環(huán)境，另一方面又必須通過加大投入、人員培訓等實際行動，推動信息化建設工作的高質量開展。

關鍵詞：事業(yè)單位；檔案管理；存在問題；信息化建設

電子檔案雖然具有易于保存、管理方便等特點，但是對檔案管理人員的信息技術水平提出了較高要求。在一些基層事業(yè)單位，由于存在信息基礎設施不健全、缺乏針對的信息技術培訓等問題，導致電子檔案的實際管理效率和質量都受到了不同程度的影響。文章首先指出了現(xiàn)階段事業(yè)單位檔案管理面臨的一些問題，隨后結合實際工作經(jīng)驗，分別從適當增加資金投入、重視人員技能培訓等方面，就如何推動檔案管理信息化建設進程提出了幾點建議。

1 事業(yè)單位檔案管理存在的問題

1.1 缺乏專項資金投入，信息化程度滯后

雖然近年來許多事業(yè)單位都引進了信息化辦公系統(tǒng)，但是由于領導的重視不足，這些信息設備多數(shù)情況下只是用來完成簡單的登記、查詢等工作，并沒有真正發(fā)揮信息技術的應用優(yōu)勢。就檔案管理工作來說，要想實現(xiàn)檔案管理全過程的信息化，除了要采購必要的計算機設備外，還要花費資金進行網(wǎng)絡建設、系統(tǒng)維護，前期需要投入較多的資金。但是事業(yè)單位的資金來源主要以財政撥款為主，能夠自由支配的資金相對緊張，應用于檔案管理信息化建設的專項資金更是寥寥無幾，由于缺乏資金支持，檔案管理的信息化程度仍出處于低端水平。

1.2 檔案管理隊伍的信息素養(yǎng)參差不齊

在檔案管理工作中，事業(yè)單位除了要提供完善的硬件基礎設施外，還要有一支信息化的檔案管理人才隊伍，操作這些信息設備提高檔案管理效率。但是從目前的情況看，一方面是在職的檔案管理人員年齡偏大，在以往工作中形成了比較固定的管理工作方法和思維模式，對電子檔案的信息化管理缺乏認識；另一方面則是事業(yè)單位并沒有為其提供充分的在職培訓機會，而基層檔案管理人員日常工作繁忙，也沒有系統(tǒng)性的時間為自己“充電”，久而久之個人的專業(yè)技能也就難以符合信息時代下檔案管理的職務要求。

2 檔案管理信息化建設的應用優(yōu)勢

2.1 有利于減輕工作壓力，提高管理效率

傳統(tǒng)檔案管理，不僅工作量較大，而且其所涉及到的查詢程序也比較繁瑣、比較復雜，實現(xiàn)事業(yè)單位檔案信息化建設之后，可以根據(jù)關鍵詞搜索出相關的檔案信息，簡化檔案信息的查詢程序，節(jié)約人力物力，并且不會影響其他檔案管理工作的有序進行。此外，提高事業(yè)單位檔案管理的信息化程度，可以極大地降低其受外界環(huán)境影響的程度，任何時間、任何地點都可以查詢檔案信息。這樣一來，事業(yè)單位的檔案管理人員就可以將一些基礎性的工作交由計算機來完成，自己轉而可以將精力投入到提升檔案服務質量等方面，推動檔案管理工作的發(fā)展和進步。

2.2 有利于實現(xiàn)檔案資源共享，挖掘檔案深層次價值

信息化時代的檔案管理，不僅僅是做好檔案存儲和查詢等基本工作，還要求檔案管理人員能夠借助于信息技術手段，對檔案資料進行整合利用和資源共享，充分發(fā)揮檔案資料在參考、借鑒等方面的利用價值。除此之外，面對海量的電子檔案，單個檔案管理部門很難對這些電子檔案做出及時、高效的管理，借助于資源共享則可以與其他事業(yè)單位形成合力，共同管理檔案資料，這對于發(fā)揮檔案價值和確保檔案資料的安全也有一定幫助。

3 事業(yè)單位加快檔案管理信息化建設的策略

3.1 事業(yè)單位領導要重視并指導信息化建設工作的開展

檔案管理信息化建設是一項綜合性的工作，離不開事業(yè)單位領導的指導，以協(xié)調事業(yè)單位內部的各項資源、資金和人力，為信息化建設提供必要的支持。例如，要定期開展檔案管理人員的責任意識教育，能夠在日常的工作中嚴格遵守檔案管理的標準。還可以根據(jù)職務的不同，為檔案管理人員設置相應的訪問權限。這樣就避免了部分檔案管理越權進行訪問的情況，對于提高電子檔案的安全性，以及做好電子檔案保密工作有重要幫助。

3.2 適當增加信息化建設的資金投入

檔案管理信息化建設相關工作的開展需要資金的支持，除了前期的設備采購、安裝以及調試等，后期檔案管理信息系統(tǒng)的運行維護也會需要持續(xù)的資金投入。為了確保信息化系統(tǒng)在檔案管理工作中發(fā)揮應用優(yōu)勢，就需要事業(yè)單位設立專項的資金。考慮到事業(yè)單位的資金來源渠道單一，需要從以下幾方面為檔案管理信息化建設提供充足的資金保證：第一是對有限的資金進行合理規(guī)劃，實現(xiàn)有限資金的集約化利用，盡量減少檔案管理信息化建設中的資金浪費問題。例如，在信息化建設中嚴格遵循相關的標準，實現(xiàn)資金利用效率最大化；第二是設置專項的資金，事業(yè)單位在編制預算時，要將檔案管理信息化建設的花費納入到年度預算中，通過設立專項資金的形式為信息化建設提供保障。

3.3 重視檔案管理隊伍信息化素養(yǎng)的提升

檔案管理在完成信息化建設后，要想真正發(fā)揮應用優(yōu)勢，還必須依靠專門的檔案管理隊伍，負責各項管理工作的開展，包括利用信息設備完成檔案的快速檢索與查詢，或是利用相關軟件保護電子檔案的安全等。事業(yè)單位可以通過以下途徑實現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理人員綜合素質的提升：首先，要結合本單位檔案管理人員信息化素質的水平，定期開展針對性的信息技能培訓。例如通過上網(wǎng)課、辦講座以及外派學習等渠道，為檔案管理人員信息素養(yǎng)的提升提供支持；其次，還要重視高素質人才的引進，事業(yè)單位每年都會公開進行人員招聘，可以在檔案管理中設置崗位，吸引信息專業(yè)的高素質人才。

3.4 將傳統(tǒng)檔案管理與檔案管理信息化相結合

我國部分事業(yè)單位依然選擇傳統(tǒng)的檔案管理方法來進行一系列的檔案管理工作，這部分單位想一夜之間完成檔案管理工作的信息化建設，顯然不切實際，因此，應該根據(jù)實際情況將傳統(tǒng)檔案管理與檔案管理信息化進行有效結合，有步驟、有層次地推進檔案管理的信息化建設。此外，事業(yè)單位在推進檔案管理信息化建設的過程中，應該要注意更新其管理手段、豐富管理人員的知識儲備，從而有效推進檔案管理信息化建設順利進行。

3.5 建立健全檔案管理制度

要想檔案管理信息化建設工作順利進行，就需要制定切實可行的檔案管理制度。事業(yè)單位立足于本單位的實際情況制定合理的檔案管理制度，并充分發(fā)揮其對檔案管理工作的指導作用，可以將檔案管理信息化的內容作為一個指標，為員工的職稱評定、績效考核、責任追究等提供依據(jù)，這樣就將員工工作的積極性和主動性充分調動起來，在對待檔案管理工作時也更有耐心，更認真，為順利實施檔案管理的信息化建設奠定良好的基礎。

4 結語

檔案管理的信息化建設能夠減輕事業(yè)單位工作人員的壓力，并提高檔案管理效率。事業(yè)單位需要通過建立健全管理制度，提供專項資金支持等多種途徑，為信息化建設的開展提供必要的支持，進而為提高檔案管理和服務奠定基礎。

參考文獻

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作者簡介

李晉凱（1989—）男，山西文水人，文水縣食品藥品稽查隊助理館員，學士學位，研究方向：檔案管理