檔案庫房管理的現代化建設初探

摘 要：隨著經濟社會的發展，互聯網等現代化技術已經應用于生活的方方面面，行政事業單位若想進一步提升內部管理水平，就必須重視檔案庫房管理的現代化建設工作。目前，傳統的檔案庫房管理方式已經不能滿足行政事業單位現代化建設的需求，不僅會影響檔案的安全性和完整性，同時也會影響檔案的使用效率。本文對檔案庫房管理的現狀進行深度剖析，從而有針對性的得出提升檔案庫房管理現代化水平的有效途徑，利用信息化手段將檔案資料進行優化整合，不斷提升檔案的利用率和使用率，為行政事業單位的科學化管理夯實基礎。

關鍵詞：檔案；庫房管理；現代化建設

隨著信息技術的不斷發展和成熟，對于行政事業單位自身而言，運用現代化手段提升內部管理的水平已經是迫在眉睫，尤其是要將信息化建設融入到行政事業單位建設的方方面面，不斷提升行政事業單位現代化的管理水平。檔案庫房管理作為行政事業單位管理的基礎環節，具有內容繁多、專業性強、流程嚴謹等特點，尤其是行政事業單位的檔案涉及紙質、視頻、照片等等，對于檔案的管理與運用要求也不斷提高，傳統的檔案庫房管理方式已經不能滿足當前行政事業單位的管理需要。對此，就需要在檔案管理中引6入信息化建設手段，進一步整合和優化檔案資料，不斷提升檔案資料的使用率，為行政事業單位實現現代化建設奠定基礎。

1 檔案庫房管理現代化建設的重要性

隨著“互聯網+”的普及和應用，大數據時代已經飛速到來。行政事業單位為了實現自身的科學化管理，都在大力推進內部的信息化建設。對于檔案管理而言，傳統的人工模式已經無法滿足新形勢的要求，這就需要引進信息化手段，進一步實現檔案管理的規范化、科學化和數據化，不斷提升檔案庫房管理水平。

1.1 有利于提升使用效率

隨著信息技術的發展和成熟，行政事業單位進行科學化管理的需求也越來越迫切。如果仍然采用傳統的人工管理模式，則會影響整體的準確度、安全度和專業度，尤其是有限的人手無法對冗多的資料進行高效管理，直接影響到了檔案的使用效率。對此，行政事業單位必須要引入信息化技術手段，運用“互聯網+”和大數據等現代化方式，對檔案管理進行進一步規范，克服傳統人工效率低的弊端，運用大數據的方式提升檔案管理的水平和效率，通過引入專業的檔案管理系統，可以實現在最短時間內搜索到最多的信息，為行政事業單位的發展提供及時有效的信息，為科學分類、及時調取提供有力支撐，不斷提升行政事業單位的管理水平。

1.2 有利于降低管理成本

檔案庫房管理具有針對性強、內容繁多等特點，如果在傳統的管理模式當中，想實現條理清晰，規范有序的管理，就需要動用大量的人力和物力，就會增加行政事業單位的管理成本。與此同時，受到人工限制的原因，會出現檔案破損、紙質資料無法長期保存等問題，這將影響到行政事業單位對于檔案的使用質量與效率。對此，在檔案管理中引入信息化建設手段尤為必要，比如：將每一份檔案資料利用掃描儀進行掃描，可以實現紙質版與電子版的同時存儲，在調閱檔案時利用信息化系統隨時查閱電子版資料，實現對檔案的安全高效管理。更為重要的是，現代化的檔案管理方式是依托于電子設備與技術，僅需要少量工作人員操作和管理即可，這就為行政事業單位節約了管理成本，使行政事業單位的檔案庫房管理水平得到顯著提升。

2 檔案庫房管理現代化建設的途徑

隨著信息化手段在各行各業中的普及，行政事業單位推進現代化管理進程變得尤為重要，尤其是對于行政事業單位的檔案管理環節，傳統的人工管理模式弊端已經逐漸顯現，這就需要建立信息化管理系統，不斷提升檔案管理的現代化水平。

2.1 提升檔案庫房管理現代化建設的意識

檔案管理屬于行政事業單位管理的重要內容之一，雖然涉及內容繁多，卻因為長期執行的傳統管理模式，使得管理方式無法及時得到更新，因此長期受到忽視。這也導致部分行政事業單位在檔案管理過程中仍然缺乏專業性、系統性。也缺乏足夠的人才、設備支撐，自然也無法保證檔案管理的真實有效。要改變這種局面，首先，行政事業單位要轉變觀念，積極學習和引進先進的檔案管理方式，加大對檔案管理的資金投入，購買先進的設備、引進專業人才，從而形成從上到下的良好氛圍，不斷提升檔案管理水平。其次，要建立獎懲機制，通過考核、培訓教育等方式強化對檔案工作人員的管理，激勵他們不斷提升自身專業素質，定期邀請專家進行講座培訓，培養檔案工作的專業人才，為檔案管理的現代化進程夯實基礎。

2.2 建立規范的現代化檔案庫房管理制度

正所謂“無規矩不能成方圓”，現代化的檔案庫房管理需要依托于完善的制度建設，這樣才能實現檔案管理有據可依、有規可循。首先，要明確責任分工，檔案管理涉及行政事業單位的方方面面，需要檔案部門牽頭、其他部門通力配合，通過制度的建立明確相關的責任分工，將責任層層傳導到人。其次，要明確崗位職責，現代化的檔案管理是基于信息化建設的手段，這就要求工作人員必須要具有專業水平與強烈的責任心，通過對崗位職責的進一步明確，避免流程上出現漏洞。最后，要明確工作流程。現代化檔案管理將每一個環節都進行了細化，比如在合同存檔時需要提交電子版和紙質版，同時做好交接手續，這樣才能確保檔案的完整性和真實性，為行政事業單位夯實資料基礎。

2.3 配備現代化檔案管理設施

隨著大數據的普及和應用，真正實現了便捷與效率，對于行政事業單位的檔案管理而言，加快現代化建設的步伐正是適應當前新形勢所需。首先，要加大資金投入，檔案管理的信息化處理需要依托高效的設備、穩定的網絡環境與專業的人才。這就需要行政事業單位要加大相關方面的資金投入，購買專業設備、招聘高素質人才，搭建現代化管理體系；其次，要引進專業系統。現代化的檔案管理需要引進信息化的管理系統，進而實現檔案資料管理的實時性與高效性。比如：相關部門可以通過系統上傳檔案資料，相關人員進行審閱，確保資料管理的完整性與系統性；需要調閱資料時只需要在系統上提交申請，經過主管領導的批示后方可登錄查閱，每一次的查閱與借閱都將在系統上形成痕跡，有利于檔案管理的安全性，同時與傳統紙質存檔相比，更能保證檢索的準確與使用的高效。

2.4 提升檔案管理人員專業素質

如果將檔案管理比作金字塔，那么高素質的專業人才就是金字塔的奠基石。與傳統的人工檔案管理而言，現代化的檔案管理雖然簡化了人工的程序，卻提高了對專業水平的要求，這就需要行政事業單位進一步強化檔案人員的專業素質。首先，要強化培訓力度，檔案管理的信息化建設處于實時更新的時代，這就需要工作人員能夠保持持續學習的熱情，行政事業單位提供更多的學習和培訓的平臺，組織工作人員開展實地考察、模擬練習等，不斷強化實踐能力。其次，要優化人員配置。信息化的檔案管理不僅需要全職人員進行實時管理，更需要專業的技術人員做好配合。在面對專業的技術問題時，行政事業單位可以聘請計算機專業人才，維護好網絡系統的安全性，輔助行政事業單位提升檔案的管理水平。

2.5 結合實際推動檔案庫房管理的現代化進程

推進檔案管理的現代化進程，依托于信息化技術的引進與大數據的應用，進而實現檔案資料的高效運用，為行政事業單位的科學有效管理提供有力支撐。對此，行政事業單位的檔案管理人員應當樹立起先進的管理理念，不僅要推動檔案管理的信息化建設，同時也要將檔案管理與行政事業單位的方方面面相結合，實現行政事業單位數據信息的充分利用。

3 結語

隨著信息化技術手段的普及，行政事業單位也必須認識到信息化管理的必要性。檔案管理作為行政事業單位管理當中的基礎環節，還需要行政事業單位的管理者進一步轉變思維，引進現代化信息手段，建立科學的管理系統，為行政事業單位檔案庫房管理的現代化進程奠定基礎。

參考文獻

[1]黃玉燕.現代化技術在檔案庫房管理中的應用[J].浙江檔案，2015

[2]許衛凡.檔案館檔案管理信息系統的設計與實現[D].東北大學，2016

作者簡介

趙海榮（1976-）.女，山東莘縣人，莘縣檔案局工作人員，大學本科，研究方向為檔案管理。