論加強油田企業檔案管理的有效途徑

向榮 王玉喬 高海芹 繆雪飛

摘 要：對于油田企業而言，檔案是重要的歷史發展資料。油田企業的檔案管理工作主要是管理檔案信息和檔案實體，并為油田企業的各個部門和經營環節提供檔案服務。檔案管理工作對于油田企業的經營和發展有著非常重要的作用，因此油田企業必須采取有效的措施來做好檔案管理工作，提高自身的核心競爭力，促進企業的健康、穩步、可持續發展。本文介紹了石油企業檔案管理的重要意義，分析了加強油田企業檔案管理的有效途徑。

關鍵詞：油田企業；檔案管理；有效途徑

檔案是具有保存價值的歷史記錄，是企業生產活動的真實記錄和信息資源，檔案管理工作是一項政治性與科學性很強的工作。油田企業要想在市場競爭中獲得生存與發展，把檔案潛在價值轉化為現實的生產力，必須積極探索油田企業檔案管理的有效途徑，建立檔案管理制度，提供檔案利用服務，推進檔案信息化建設，提高檔案管理人員素質，發揮油田檔案在企業生產管理中的作用。

一、石油企業檔案管理的重要意義

隨著市場經濟的不斷發展，檔案信息管理體系已經逐漸受到了更多的企業的重視和關注，檔案管理也是行政管理工作的一部分，它為企業的各項規章制度的制定提供了管理的參考依據，想要制定有效的管理制度就需要依靠檔案來進行參考，檔案在某些方面為管理工作提供了決策的依據；項目運營作用，檔案詳細真實地記錄著企業的各種往來面：檔案詳細真實地記錄著企業的各種業務往來，它是有憑證和參考作用的。這種業務記錄為企業的管理提供了各種管理數據，各種項目上的檔案整理會給整個企業的運營提供了促進的作用，也能不斷地提升項目的盈利和管理水平；企業文化作用，檔案是與企業文化息息相關的，它是企業文化的重要組成部分，它見證著企業的發展歷程，為企業的發展做好記錄；法律咨詢作用，檔案的真實性決定了它是證據提供的有力數據，它真實地記錄著當事人在何時、何地進行了何種的業務活動，是最真實的反映者，它能保護企業與員工的利益不受到損害，在法律上得到保證，也使得各方面的責任更加明確，減少不必要的糾紛；培訓作用，檔案其實也是一種教育資源，它在企業對員工進行培訓時可以用作教材與參考資料，只因它是真實的記錄和反映，它對比其他的資料來說更加具有說服力，也更能讓人信服，尤其是其中記錄的真實案例。

二、加強油田企業檔案管理的有效途徑

1）檔案管理制度的建立和健全。要對油田企業的檔案管理工作進行規范，首先就必須對檔案管理制度進行健全。要嚴格按照相關的制度進行檔案的管理，包括檔案管理辦法、規檔要求、檔案分類等等。要建立檔案管理人員的崗位責任制度，對其工作范圍、方法和職責進行明確。要將各部門的歸檔目錄編制出來，整理檔案管理手冊，明確歸檔檔案的保管期限、技術要求、整理規范等內容，從而對其進行便利的檢查和指導。檔案工作的基礎就是檔案收集，要將檔案材料的登記和傳遞制度進行完善，并對檔案進行動態管理。一旦發現檔案的遺漏和丟失，就要及時查找檔案。要將油田企業的各項檔案管理細則建立起來，使檔案管理更加規范化。

2）開發利用檔案資源。要做好檔案的利用工作，再現檔案價值，提升檔案的社會價值和經濟價值。在檔案管理的過程中，要為油田企業的勘探開發、科研工作和生產提供檔案信息服務。檔案管理的服務要能夠滿足不同用戶的個性化需求，根據客戶的需求來調整檔案管理服務”，。油田企業可以建設檔案文件查閱中心，通過現代檔案管理技術和現代信息技術來提高檔案的利用率，使傳統的檔案管理業務延伸到文件管理的領域。不僅要為用戶提供紙質的實體檔案，還要根據用戶的需求為其提高電子檔案。在檔案檢索、檔案信息資源整合和網絡資源利用等方面，要為用戶提供更好的定向專題服務、聯機實時幫助和引導服務等等。檔案管理要能夠將油田企業勘探開發檔案和館藏的地質資料檔案中的開發方案、地質資料、鉆井設計、地質設計、測井圖、地震成果報告、開發數據手冊、地質資料和勘探數據等信息進行數字化，將數字化信息提供給用戶。這些信息對于油氣勘探開發有著重要的意義，而且是重要的油田工作總結和生產部署。

3）檔案管理要走向信息化。油田企業的檔案管理要走向信息化，通過檔案信息的網絡化服務平臺來利用和存取數字化館藏和電子文本，從而更好的為用戶服務，開發檔案信息。作為一種重要的信息資源，檔案信息主要是對企業管理、經營以及生產等各方面活動的一種真實的記錄。油田企業在進行檔案信息化管理中必須要將現代信息技術作為檔案管理的基礎，將建設檔案信息資源作為檔案管理的核心，將對檔案信息資源的充分利用作為檔案管理的目標。所謂的檔案信息化建設是要充分利用現代信息技術和檔案信息資源，實現檔案信息資源的網絡化、系統化、標準化和數字化。要通過計算機和網絡來提供信息服務，并實現檔案的信息化管理。

4）提高素質、培養人才。人才素質的高低直接決定了油田企業檔案管理工作的好壞，因此，油田企業要提高對檔案管理部門和檔案管理人才的重視。作為一項既細致又復雜的工作，檔案管理的提供利用、科學管理以及收集等各個方面都需要檔案管理人員艱辛的勞動付出以及嚴謹細致的態度。檔案工作要求工作人員要認真細致、必須具備良好的政治素質和較高的業務水平。油田企業要不斷提高檔案管理人員的綜合素質，要求其能夠掌握不同載體、部門門類的檔案管理技術，熟悉檔案管理的各個環節，能夠獨立使用計算機來進行電子檔案的利用、保管、著錄、歸檔、存儲、傳遞，這些都對油田檔案管理人員的管理能力、科學技術知識以及業務知識等各方面具有越來越高的要求，檔案管理人員必須要對網絡知識具有充分的了解，將微機操作熟練地掌握住，并且對檔案管理的新技術、新方法以及新理論進行及時的了解，從而真正地將檔案管理發展的新動向把握住。

隨著社會的不斷發展和進步，健全信息化管理模式是未來的發展趨勢和目標，企業檔案管理作為每個社會成員的基本信息資料，加強各企業的檔案管理模式和力度是促進社信息化系統建設，推進電子檔案信息化的重要動力。隨著電子科技和社會經濟的發展，檔案管理的方式也逐漸的獲得更多的提高和改進，因此為了推進電子檔案管理的發展方向，提高石油企業的生產效率和管理水平，充分利用現代科學技術加強整個企業的檔案管理成為企業發展的重要保證。

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